Коронавирус и удаленные сотрудники: разработайте правила, установите приоритеты

SHRM, 2020

Сегодня, когда из-за коронавируса многие сотрудники перенесли свое рабочее место из офисов в собственные квартиры, руководители сталкиваются с серьезной проблемой. Управление удаленной командой может оказаться непростой задачей, особенно если ни вы, ни ваши подчиненные никогда не работали дистанционно. В этой статье, опубликованной Ассоциацией по HR-менеджменту (США), Кэти Гурчик дает четкие рекомендации, которые, возможно, на первый взгляд покажутся вам слишком простыми, зато помогут составить контрольный список необходимых действий. Кроме того, автор дает несколько советов по безопасности тех сотрудников, которые не смогут работать удаленно.

Основные идеи

• Определяя четкие приоритеты и устанавливая требования к графику работы, руководители помогают своим удаленным сотрудникам.
• Предотвратите проблемы, которые возникают на совещаниях удаленных работников.
• Примите меры предосторожности, если часть работников должна оставаться в офисе.

Краткое содержание

Определяя четкие приоритеты и устанавливая требования к графику работы, руководители помогают своим удаленным сотрудникам.

“Работодатели должны всегда ставить безопасность своей команды на первое место”, – считает Ронни Зехави, основатель и директор израильской компании Hibob, разработчика облачной платформы по управлению персоналом. “В условиях всеобщей угрозы здоровью сотрудникам, безусловно, рекомендуется воспользоваться возможностью работать из дома, чтобы избежать распространения коронавируса”.

Однако для тех, кто никогда не работал дистанционно, такая задача станет испытанием. Если люди, которыми вы руководите, вынуждены оставаться дома из-за COVID-19, облегчите им жизнь. Установите ясные приоритеты. Соблюдайте точные часы работы. Дайте понять своим сотрудникам, что вы по-прежнему ждете от них выполнения работы и присутствия на совещаниях, даже если они проводятся в виртуальном формате.

“В разных организациях правила работы из дома могут различаться, но каждой организации следует установить такие правила, которые будут наиболее эффективны для ее команд”.

Виртуальные команды получают преимущество, если у них есть четкие сроки сдачи работы и списки задач, помогающие придерживаться плана. Сохраняйте постоянную связь с удаленными сотрудниками. Поддерживайте их вовлеченность, регулярно интересуйтесь по видеочату, как обстоят дела. Посоветуйте членам своей команды соблюдать обычный график, но по возможности проявляйте гибкость: помогите людям поддерживать равновесие между работой, личной жизнью и уходом за детьми.

Поскольку у людей нет возможности перебрасываться словом с коллегами, блогер Ассоциации по HR-менеджменту Росс Смит предлагает имитировать разговоры в офисе у кофеварки с помощью постоянно активного видео- или чат-канала.

“Конференц-связь и системы совместной работы, такие как Skype и Zoom, позволяют рабочим группам собираться вместе”.

Прежде чем переходить на удаленную работу, по возможности протестируйте ноутбуки и компьютеры, систему удаленной авторизации, работу приложений и качество соединения. Затем убедитесь в том, что каждый подчиненный знает, каким образом и насколько часто будет происходить общение. Технические специалисты должны обеспечить управление версиями электронных материалов. Вы должны быть уверены в том, что у каждого члена группы есть доступ к последней версии любого находящегося в работе документа.

Предотвратите проблемы, которые возникают на совещаниях удаленных работников.

Обеспечьте членов своей команды всем необходимым для проведения удаленных совещаний, в том числе оборудованием и программным обеспечением. У всех, кому необходимо поддерживать связь с коллегами, должны быть записаны номера мобильных телефонов друг друга. Назначая время встречи, помните о том, что некоторые члены команды могут находиться в другом часовом поясе. Во время совещаний четко повторяйте вопросы, чтобы все удаленные участники могли их услышать, и обязательно дайте каждому возможность высказаться. Записывайте видеоконференции для тех, кто не может присутствовать, чтобы все члены группы были в курсе событий.

Примите меры предосторожности, если часть работников должна оставаться в офисе.

Используйте опыт Facebook по ограничению распространения коронавируса: закройте свой офис для посетителей и проводите собеседования с соискателями в формате видеоконференций. Разместите напоминания о важных мерах предосторожности, таких как мытье рук и отказ от рукопожатия. Обеспечьте дезинфицирующие салфетки и гель для рук.

“Работодателям необходимо заранее установить правила общения и сотрудничества для персонала” (менеджер Патрик Бобилин).

Сотрудники, которым необходимо находиться в офисе, должны принять дополнительные меры предосторожности. Убедитесь в том, что они не пользуются одними и теми же клавиатурами, что особенно свойственно программистам. Приучите сотрудников использовать собственные Bluetooth-клавиатуры. Приложения для совместной работы в команде не только более гигиеничны, чем чужие клавиатуры, но и помогают фиксировать все сделанные изменения. Предоставьте перчатки, увеличьте расстояние между рабочими местами, повесьте плакаты с информацией о COVID-19. Подобные меры предосторожности успокаивают сотрудников.

На Патрика Бобилина, менеджера по SEO-оптимизации и контенту в нью-йоркской IT-компании GetVoIP, произвело большое впечатление, когда он увидел, что работники аптеки носят перчатки и дезинфицируют кассовые аппараты и другое оборудование. Это демонстрирует серьезное отношение компании к необходимости дополнительных санитарных мер. Бобилин считает: “Компаниям нужно подготовиться к непредвиденным расходам и больше прислушиваться к своим сотрудникам – выяснять, чего они хотят и что им нужно”.

Об авторе

Кэти Гурчик – помощник редактора по международным вопросам и проблемам равных возможностей и разнообразия в Ассоциации по HR-менеджменту (SHRM). Также работала штатным обозревателем в Chicago Tribune, The Associated Press и Salt Lake Tribune.

Истоник