Коммуникация в менеджменте

Понятие, формы и виды коммуникаций

Для организации эффективной работы и сочетания основных функций управления менеджеру любой современной организации необходимо эффективно организовывать процессы коммуникации. В различных экономических словарях коммуникации (от лат. «communicatio» – сообщение, передача) определяют как форму общения, основанную на взаимном обмене и передаче информации, доброжелательности и взаимопонимании (коммуникабельности) людей, должностных лиц, компаньонов в процессе сотрудничества.

Согласно определению Д.П. Гавра, коммуникации в широком смысле слова рассматриваются как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Представители современной науки об управлении рассматривают коммуникации как обмен информацией между сотрудниками и предприятием (администрацией), предприятием и субъектами внешней среды с целью решения определенных задач управления. Коммуникация обеспечивает обмен информацией, в результате которого руководитель получает необходимую для принятия эффективных решений информацию и доводит их до подчиненных тоже в форме информации. Это и работа с документами, организация и проведение деловых встреч, участие в официальных мероприятиях, телефонные переговоры, электронная переписка и тому подобное. То есть все то, без чего нельзя представить современный бизнес и то, что выступает основой его эффективного функционирования.

Коммуникации также определяют как процесс, посредством которого руководители развивают систему предоставления информации, передачи сведений большому количеству людей внутри предприятия и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.

По данным различных исследований менеджеры тратят на коммуникации 50-90% своего рабочего времени. Их иногда сравнивают с нервной системой в организме человека: как все органы объединены и зависят от работы нервов, так и коммуникации связующими процессами во время выполнения менеджерами своих управленческих функций и пронизывают весь процесс управления.

Коммуникации в менеджменте подразделяют на следующие виды:

1) внешние коммуникации – между организацией и внешней средой. К ним относятся коммуникации, представляющие информационное взаимодействие с внешней средой: потребителями, поставщиками, органами государственного регулирования, СМИ и т. п.;

2) внутренние коммуникации – между уровнями и подразделениями в организации. К ним относят межуровневые коммуникации в организациях:

• вертикальные коммуникации – «нижний – высший уровень», целью которых является оповещение высших уровней управления о том, что происходит на более низких уровнях иерархической системы, и «высший – нижний уровень», целью которых является доведение до подчиненных стратегических направлений будущей деятельности;
• горизонтальные коммуникации между различными подразделениями одного уровня иерархии управления, целью которых является достижение координации и согласования взаимодействия для достижения общих целей организации;
• коммуникации «руководитель-подчиненный», целью которых является обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждении, способностях работников, проблемах, изменениях в результатах работы, возможностях усовершенствования;
• коммуникации между руководителем и определенной рабочей группой, целью которых является привлечение большей части подчиненных к участию в делах организации.

Коммуникации также принято разделять на формальные и неформальные.

Формальные коммуникации определяются политикой, правами, должностными инструкциями конкретной организации и осуществляются по официальным каналам.

Неформальные коммуникации не придерживаются общих правил этой организации; они осуществляются в соответствии с установившейся системой личных отношений между работниками организации. При этом по неформальным каналам коммуникаций может передаваться значительная часть достоверной информации. В связи с этим, для того чтобы выработать оптимальные управленческие решения, руководители должны учитывать информацию, полученную в процессе неформальной коммуникации.

По способу распространения коммуникации подразделяется на устные и письменные. Устные коммуникации проходят во время личного общения групповых дискуссий, телефонных разговоров и т.п., при которых разговорный язык используют для передачи содержания. Преимущество устных коммуникаций состоит в том, что они обеспечивают немедленную обратную связь и взаимный обмен. Недостатком устных коммуникаций является то, что зачастую они могут быть недостоверны (неправильно выбранные слова для выражения содержания; препятствия, которые прерывают процесс общения; слушатель забывает часть или все сообщение; не хватает времени на взвешенные ответы и т. п.).

Письменные коммуникации – это отчеты, записки, письма и т. п. Недостатком этих коммуникаций является то, что они задерживают обратную связь и взаимообмен, кроме того они сложнее устных и требуют больше времени для подготовки. Преимущества письменных коммуникаций заключаются в их достоверности. Обычно их используют, когда одной или обеим сторонам нужны письменные подтверждения происходящего. Выбирая форму коммуникации, менеджеры должны учитывать их преимущества и недостатки.

Межличностные коммуникации также принято разделять на:

• вербальные (словесные);
• невербальные, призванные осуществлять обмен информацией без применения слов, например, с помощью жестов, интонаций голоса и тому подобное.

Вербальные и невербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация сообщения адресатом (получателем) строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражение лица, сопровождающие слова передающей стороны.

Совокупность форм, методов, каналов, а также субъектов коммуникации формирует систему коммуникаций, которая обеспечивает решение следующих задач:

• эффективный обмен информацией между объектами и субъектами управления;
• совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
• создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами, координации их задач и действий;
• координация и рационализация информационных потоков.

В зависимости от размера предприятия меняется и характер элементов системы коммуникаций, а также их вклад в конечную эффективность совокупности коммуникационных процессов. Если предприятие крупное, постоянно занимается диверсификацией бизнеса, его система коммуникаций потребует постоянного реинжиниринга. Если же предприятие небольшое и выпускает ограниченный ассортимент продукции – система коммуникаций должна иметь соответствующий запас мощности, достаточный для обслуживания необходимых бизнес-процессов даже в условиях стремительного роста предприятия и частичного изменения технологии и видов деятельности.

Основным назначением коммуникационной системы организации выступает обеспечение необходимого и достаточного информационного обмена между ее структурными элементами . При этом должна обеспечиваться достаточная скорость обмена информацией, минимальные потери и искажения сообщений и необходимый уровень защиты конфиденциальных данных.

Бизнес-коммуникация

Однако общение лишь в том случае становится коммуникативным, если приводит к определенным результатам. Один из парадоксов коммуникации в организациях как раз и заключается в том, что она подменяется близким по форме, но отличающимся по сути процессом – общением. От общения мы получаем многое, но не все. Порой люди общаются, и все. И как только общение завершается какими-то действиями, можно говорить о том, что состоялось большее, чем просто общение, – свершился акт коммуникации, коммуникативного общения, в предпринимательской практике – это может называться бизнес-коммуникацией.

Смысл бизнес-коммуникации заключается в том, чтобы передать такое сообщение, которое способствует своему восприятию получателем и содействует желаемым, целенаправленным его действиям. Отсюда простая в понимании и нетривиальная в применении формула коммуникаций в организациях: передавая сообщение, нужно дать возможность услышать, понять и сделать.

Проблемы реализации

Неверно считать, что активное коммуникативное общение может стать панацеей от всех бед их организаций: дескать, чем больше общения, тем меньше возникает проблем и тем быстрее они разрешаются. К такой стратегии общения надо относиться с осторожностью – менеджер или его организация могут превратиться в некое подобие информационно перегруженных центров ответов на всевозможные вопросы или хранилищ ненужной информации.

Другая крайность, влекущая за собой проблемы, – это, наоборот, минимизация количества легализованных каналов коммуникации. Она не уменьшает количество циркулирующей информации, а переводит ее в подводные формы, не говоря уже о качестве принимаемых решений. Запрет на использование некоторых из существующих в организациях коммуникационных каналов также не срабатывает – сотрудники настойчиво ищут и находят альтернативные пути передачи и получения интересующей их информации, но отвлекают на это часть своих ресурсов.

Заключение

Как мы поняли, что коммуникации занимают у менеджеров более 60-90% времени от работы. В современном мире, навык коммуникации являются одним из самых важных, т.к от него зависит чуть ли не будущее любой деятельности.

Домашнее задание:

Приходилось ли вам в своей профессиональной деятельности сталкиваться c Проблемами в коммуникациях между коллегами?

Опубликуйте свой ответ в комментариях под постом.

Не боимся делать ошибки, т.к мы только учимся.

😱 Дедлайн ДЗ: Среда (14.11) до 12:00