Kind reminder?

 Самая распространенная фраза в иностранных компаниях, которую я когда- либо встречала, и при этом самая бесполезная, самая неуважительная.

    Это всегда дилемма, когда, и главное, как напомнить кому-то о чем-то. Никто не хочет показаться нетерпеливым или напористым, но никто не хочет иметь дело с пропущенными встречами или просроченными сроками . Как же уравновесить необходимость уважать чужую автономию с необходимостью добиваться цели?

     В первую очередь, забудьте об этой фразе “kind reminder” или “reminder”. Я действительно, видела миллион писем с одной лишь этой фразой внутри компаний. Но я ни разу не видела входящего подобного письма со стороны, например, иностранного заказчика. Это всегда было полноценное письмо.

1.  Соответствующая тема письма обязательна по деловому этикету. Никаких истерик вроде : “REMINDER!!!!!!!” Например: Payment delay. Invoice # 7856. Action is required.

2.  Приветствие обязательно (о том как, я уже писала в теме, как написать business e-mail).

3.  Начинаем с приятностей, благодарим за что-нибудь:

Thanks for your work on ….  ( над чем-то, например proposal).

Thank you so much for signing / preparation/participation/solving  …и т.д

4.  Переходим к делу. Объясняем, почему это так важно. Например ( просто из головы):

Dear Mr Prozaska,

Thanks for solving the recent issue concerning the assistance to deliver the goods in advance as per the PO # 5623  .

Right now, though, I’m concerned about the payment delay of the invoice  # 7856 .

 As we’d discussed, we must receive the prepayment by the next week, otherwise we won’t be able to place the order with our sub-contractor. We need a confirmation of the payment as soon as possible so the project can go forward.

Your prompt response will be highly appreciated.

Best regards,

Your name

 5.  Самое главное, если вам не ответили, не пишите снова- звоните. Любой разговор, лучше любого письма. Были случаи, когда люди отправляли десятки “напоминалок”, а человек либо уже там не работает, либо по каким-то причинам не находит времени на ваше письмо. Поэтому правильно составленное письмо, адресованное точному получателю ( вы точно, знаете, что именно этот человек занимается данным вопросом) – 95% , что вы получите ответ в срок.