Какое оборудование должно быть в архиве
💭Читательский взгляд👊🏻Для эффективного архивного хранения необходимо наличие специального оборудования. К числу такого оборудования относятся: стеллажи для организации архивов, архивные шкафы, карточтечные шкафы, машины и комплексы для обеспыливания документов. Особое внимание следует уделить термографическим приборам, которые предназначены для контроля температуры и влажности в помещении архива. Данный прибор поможет сохранить целостность и качество документов в течение многих лет. Кроме того, для транспортировки архивных дел необходимо использовать специальные тележки. Все перечисленное оборудование поможет обеспечить безопасное хранение архивных материалов, а также облегчит доступ к документам в будущем.
Откройте желаемую часть, нажав на соответствующую ссылку:
🎈 Какие стеллажи должны быть в архиве
🎈 Какие условия хранения документов необходимы в архиве
🎈 В чем хранятся документы в архиве
🎈 Что является единицей хранения в архиве
🎈 Полезные советы
🎈 Выводы
☝️🏻 Оцените полезность информации!
Ключевые моменты архивного хранения и необходимого оборудования:
- Оборудование для архивного хранения материалов и документов должно включать в себя передвижные и сборные стеллажи для архива, архивные шкафы, карточтечные шкафы, машины и комплексы для обеспыливания документов, термографические приборы и тележки для перемещения архивных дел.
- Современные архивы должны оборудоваться металлическими мобильными стеллажами для архива, вспомогательными средствами хранения и большеформатными металлическими шкафами и сейфами.
- Условия хранения в помещении архива организации должны быть исключительно чистыми, без пыли, насекомых, грызунов и плесени. Следует также обеспечить свободную циркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон.
- Документы в архивных хранилищах должны храниться в специальных архивных коробах на промышленных стеллажах, способных выдерживать большой вес бумаги.
- В качестве единицы хранения на бумажной основе выступает дело, включающее в себя совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку или папку. Электронные документы хранятся в контейнерах.
Подробные советы для оборудования и ведения архивной документации:
- Определите необходимый объем архивного хранения на основе оценки количества документации, которую вы хотите сохранить.
- Установите в помещении архива приборы контроля температуры и влажности. Это необходимо для сохранения документов, особенно если они более старые.
- Организуйте хранение архивных материалов по категориям и категоризируйте каждую категорию. Это улучшит доступность вашей документации.
- Используйте стеллажи и шкафы, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям. Это поможет избежать переполнения и мелкой неряшливости, что приведет к более продуктивной работе.
- Обязательно пометьте каждую папку и коробку архива для быстрого и легкого поиска. Используйте систему индексирования, которая лучше всего подходит для вашего конкретного архива.
- Периодически проверяйте свои документы на наличие повреждений и заменяйте любые поврежденные или истощенные материалы.
Вывод: Оборудование и условия хранения архивной документации являются ключевыми элементами здоровой и продуктивной архивной системы. Независимо от того, владеете ли вы маленькой компанией или большой организацией, необходимо принимать соответствующие меры для обеспечения грамотной и безопасной хранения всех ваших архивных материалов.