Как заставить MS Project работать за вас.

Часть 1. План-фактный анализ

«План-фактный анализ – это сравнение плановых показателей по предприятию за период в необходимых аналитических разрезах, и фактических показателей в тех же аналитических разрезах за аналогичный период». Быстрый ответ Яндекса

Из предисловия мы помним, что наша задача – пробудить у читателя полет фантазии.

Начнем мы этот процесс сверху. Вверху у всех, как правило, директорат. Что нужно директорату? Быть в теме в любой момент времени. Для этого директору нужен план-фактный анализ. Желательно читабельный: чтобы одного взгляда было достаточно для понимания того, как обстоят дела.

Определение план-фактного анализа в целом дано под названием этой статьи. Дальше начинаются частности:

• Какие показатели мы считаем «плановыми»?
• Какие показатели мы считаем «фактическими»?
• Какие «аналитические разрезы» мы рассматриваем?
• Что конкретно мы имеем в виду под «аналогичным периодом»?
• Как сделать так, чтобы ситуация была понятна с одного взгляда?

Обо всем по порядку.

Плановые показатели

В нашей практике мы встречались с несколькими вариантами понимания термина «план».

Общее в них – это то, что план – это что-то, что еще не наступило. Что-то, что будет в будущем. Различаются определения в том, какое это будущее, на основании чего сформированное. Самые распространенные варианты понимания «плана» следующие:

• То, что закреплено в договоре с заказчиком.
• То, что зафиксировано во внутреннем плане производства работ.
• План будущих действий, который вытекает из ситуации на сегодняшний день.

Очевидно, что все приведенные варианты имеют физический смысл. То, что закреплено в договоре – это юридические дедлайны, их нарушение порождает серьезные финансовые и репутационные риски. Назовем это «договорным планом». Внутренний план должен идти с некоторым опережением договорного. Назовем это «базовым планом». План «на сегодня» – без этого вообще нельзя, потому что иначе мы просто не владеем текущей ситуацией. Назовем это «оперативным планом».

Фактические показатели

«Факт» или «фактические данные» – это информация об исполнении плана: потраченные часы, доля выполненной работы в процентах, квадратура окрашенной стены, сумма потраченных денег, количество изготовленных автомобилей, и т.д.

Некоторые наши заказчики применяют термин «фактический план». Выглядит термин несколько несуразно, поскольку факт – это прошлое, план – это будущее, и термин состоит из двух слов, имеющих противоположные значения. Однако идея этого термина вполне жизненна, ведь фактическая информация порождает корректировки в плане. Должна порождать 😊

Если сравнить описание «оперативного плана» и «фактического плана», то мы найдем много схожего:

• Оба основываются на фактических данных.
• Оба иллюстрируют текущую ситуацию.
• Оба периодически переформировываются.

Аналитические разрезы

Из описания «факта» видны и аналитические разрезы, которые мы применяем в план-фактном анализе: рубли, штуки, часы, квадратные метры, проценты и т.д.

Перечисленные метрики можно сгруппировать следующим образом:

• Абсолютные (материальные (штуки, часы, метры, тонны), финансовые).
• Относительные (проценты, доля от целого).

Самое главное, что здесь обычно смущает заказчика – это наличие финансов в плане проекта. Аргументация обычно такая: деньги – это бухгалтерские проводки. Поскольку мы в плане проекта их не учитываем, то и само присутствие денег в плане проекта не нужно. Аргумент справедливый, но лишь отчасти.

Во-первых, MS Project позволяет осуществлять финансовое планирование автоматически через функции управления ресурсами (ресурсы разных типов, повременные ставки и пр.). Об этом мы поговорим в одной из следующих статей.

Во-вторых, деньги вполне могут рассматриваться менеджером, как универсальная материальная единица измерения, как общий знаменатель между метрами, тоннами, штуками и часами. Именно на этом строится методика «освоенного объема», которая, по нашему мнению, является одним из ключей к построению эффективной системы управления проектами. Особенно в строительных компаниях. Этой теме также будет посвящена отдельная статья.

Главное, что следует взять из этого блока статьи:

• Каждая из метрик имеет право на существование, ее применимость исследуется в каждом отдельном случае.
• По возможности не стоит выключать финансовую составляющую из плана проекта – она может очень сильно помочь при отслеживании.

Периоды

Здесь все просто: мы должны видеть развитие ситуации в следующих разрезах:

• С начала проекта.
• С заданной периодичностью (год, квартал, месяц, неделя).

Вряд ли здесь будут полезны какие-либо иные детали или разрезы.

Наглядность план-фактного анализа

Перечисленные выше аспекты план-фактного анализа бесспорно важны. Но даже самые свежие и полные данные, выведенные в виде обычной таблицы, заставят потратить много времени на изучение, и проще будет выяснить положение дел на проекте, как и прежде, из докладов сотрудников. Нам нужна картинка. Желательно такая, чтобы все было понятно с первого взгляда.

Обычно для увеличения наглядности данных применяют индикацию рядом с данными. Посмотрим, что нам на эту тему предлагает MS Project.

Из очевидного:

Из более продвинутого:

«Высший пилотаж»:

Необходимое условие работы всего, что описано выше

Все, что приведено выше: инструменты, подходы, методологии, все это просто мусор и деньги на ветер, если не будет выполняться 2 очень простых и очень важных правила:

• Руководитель должен видеть реальную картину.
• Руководитель должен смотреть только в данные из системы.

Без выполнения этих простых для понимания, но очень сложных в реализации правил лучше вообще не начинать активности по автоматизации управления проектами. Потому что пройдет время, и всё придет обратно в точку А: потому что «некогда», «сложно», «не работает» и так далее. Отмазок будет миллион, поверьте.

Но если вы «дожали» ситуацию, и не оставили иного выбора коллегам или сотрудникам, кроме как проинформировать руководителя через систему, – остальное завертится само. Нужно только поворачивать руль в правильном направлении.

…………….

Как видите, инструментов и методологий, позволяющих провести план-фактный анализ, немало. Все они позволяют с разной степенью детализации и наглядности оценить проект, выявить особенности хода его выполнения, а также возможные перспективы и сценарии.

Каждый элемент анализа, описанный в статье, имеет свои плюсы и минусы, особенности использования, предпочтительные сферы применения.