Как выстроить грамотное управление бизнес-проектами

В чем заключается управление бизнес-проектами

В проектном подходе для бизнеса множество преимуществ.

Во-первых, предсказуемость результатов.

Проект разрабатывается с заданием конкретной цели, составлением календарного плана — графика работ, разбитого на блоки или этапы. В случае необходимости допускается корректировка плана на любом из этапов. На этапе планирования проводится выявление возможных рисковых ситуаций, ставящих под угрозу достижение цели проекта, и разрабатывается ряд мер по их устранению.

Во-вторых, прозрачность деятельности компании.

Все процессы легче контролируются, ими проще управлять. В ходе реализации проекта всегда понятно, на каком этапе он находится, какие результаты достигнуты, какие ресурсы истрачены и сколько еще потребуется.

И, в-третьих, повышение эффективности работы команды проекта.

Появляется прямая заинтересованность каждого члена рабочей группы в его успешной реализации.

Бизнес-процесс управления проектами подразумевает управление:

• предметной областью проекта, т. е. непосредственно процессом реализации поставленной цели, ради которой разработан проект;
• сроками проекта, потому как успешность проекта требует выполнения работ в строгом соответствии с календарным планом;
• стоимостью, так как этап планирования проекта подразумевает и составление его бюджета, и прогнозирование расходов и доходов;
• качеством, потому что потребительский спрос будет только у той продукции или услуги, которая удовлетворяет потребности покупателей;
• рисками, потому что все возможные угрозы для успешной реализации проекта выявляются еще на этапе его планирования;
• персоналом, ведь успешность реализации проекта напрямую зависит от эффективности действий команды проекта;
• коммуникациями, так как современные проекты подразумевают участие достаточно большого количества профессионалов, многие члены рабочей группы даже не знакомы друг с другом и часто территориально далеки. Этим объясняется особая важность поддержания эффективного документооборота проекта;
• контрактами, ведь для снижения до минимума рисковых ситуаций необходимо заключать договоры с поставщиками на взаимовыгодных условиях;
• изменениями, потому что практически каждый план проекта обязательно претерпевает изменения пока дойдет до успешного завершения. Существуют различные причины, влияющие на реализацию проекта и требующие внесения изменений в план. Это могут быть и организационно-штатные изменения, доступность ресурсов, финансовая необходимость и т. п.

Традиционный менеджмент от проектных технологий отличает и основное содержание, и управленческие практики. Еще совсем недавно проектирование бизнеса сводилось к описаниям комплектов чертежей и сопутствующим им документам. Современное понятие бизнес-проектирования значительно расширилось и состоит из:

• постановки четкой цели;
• определения срока начала и окончания проектных работ;
• кадровых, финансовых и других ресурсных ограничений;
• формулировки уникальности данного предложения на рынке;
• уточнения особых требований к затратам, к качеству и срокам выполнения работ;
• разработки системы управления бизнес-проектами с участием экспертов и специалистов.

Профессионалы ориентируются на «Семь про» — семь признаков, которые отличают управление бизнес-проектами. Немецкими специалистами они определяются так:

1. Бизнес-проекты всегда ориентированы на разрешение проблем.
2. Бизнес-проектам крайне важна профессиональная компетентность участников.
3. Бизнес-проекты направлены на будущее и требуют тщательного планирования.
4. Бизнес-проекты ориентированы на междисциплинарность и коммуникабельность, что подчеркивает их профилактический характер.
5. Бизнес-проекты, их продуктивность оценивается лишь по достижении результата.
6. Бизнес-проекты уникальны, ведь они единственны и требуют индивидуального подхода.
7. Прогуманитарность бизнес-проектов достигается за счет отсутствия в работе команды проекта иерархичности, все выполняется людьми и для людей.

Логическое развитие процесса достаточно просто и предсказуемо:

1. Все начинается с зарождения идеи о необходимости создания какого-либо продукта, услуги, технологии, что потенциально востребовано и либо совсем отсутствует на рынке, либо в малом количестве.

2. Путем анализа существующей ситуации на рынке, детального изучения его состояния, определения перспектив, с учетом возможных рисков, экспертами проверяется жизнеспособность предложенной идеи.

3. Четкая формулировка цели бизнес-проекта помогает его участникам и заинтересованным сторонам понять, что именно следует проверять. Конкретная цель проекта должна содержать требования к результату по срокам, качеству и издержкам. Это означает, что бизнес-проект будет считаться успешно реализованным только при соблюдении стандартов качества, не превышении запланированных расходов и не нарушении сроков завершения.

4. Всю информацию вносят в план управления проекта. В ходе реализации по нему сверяют бизнес процессы и составляют отчеты.

5. Планирование бизнес-проекта заключается в формировании типичной структуры, содержащей разделы с описанием истории компании, ее места на рынке, сущности проекта, анализа положения отрасли в целом, с указанием сильных и слабых сторон конкурентов, приведением маркетингового, финансового, производственного и организационного планов, а также с выявлением возможных проектных рисков. Заполнение всех разделов завершается составлением резюме, которое размещается в начале бизнес-плана и помогает быстро, но полноценно ознакомиться с замыслом проекта.