Как управлять выгодами и достичь цели проекта
Компании отчитываются об успешном внедрении очередного IT –решения, но в некоторых случаях оказывается, что производственные процессы остаются на прежнем уровне. Почему так происходит?
Мы попробовали разобраться с этим вместе с главным специалистом Центра управления программой цифровой трансформации Рафаэлем Галимовым.
Рафаэль Римович, о чем нужно помнить, начиная внедрение IT –решения?
Опытные в управлении люди начинают с цели, определяют ее по критериям SMART, определяют результат и продукт проекта. Но зачастую забывают о выгодах. Сейчас в дивизионах мы ведем разъяснительную работу о важности определения выгод проекта и управления ими. Для этого есть простой алгоритм. Перед запуском мы:
1. Определяем выгоды (в натуральном или денежном выражении).
2. Определяем владельца процесса, т.е. того сотрудника, который отвечает за достижение данной выгоды.
3. Определяем дату начала получения выгоды и дату получения выгоды в полном объеме.
4. Фиксируем текущее значение (на момент инициации проекта) и целевое значение по данной выгоде.
5. Определяем динамику в процентном соотношении.
6. Определяем экономический эффект от выполнения выгоды.
Статистика института ProjectManagmant говорит сама за себя: организации, эффективные в управлении выгодами теряют на 67% меньше денег, в 1,6 раза чаще достигают целей проекта. При этом только 61% приоритетных проектов достигает заявленных выгод.
А можете объяснить механику на конкретном примере?
Давайте возьмем всем понятный процесс: постройка дома. Допустим, мы задались целью построить комфортный дом за городом с гаражом к декабрю 2022 года, не превышая бюджет в 5 млн рублей. Определили результаты проекта: улучшение жилищных условий семьи, повышение экологичности и комфортности жилья.
Вот, мы построили дом и начали замечать, что семейный бюджет поубавился, ведь расходы на коммунальные услуги и на обслуживание дома увеличились. Теперь мы не можем себе обеспечить тот уровень комфорта, который был до постройки. Выгоды, которые мы не просчитали до реализации проекта, оказались не выгодами, а ущербом.
Как определение выгод влияет на руководителей проектов и рядовых сотрудников, на качество выполнения проекта?
Если руководитель проекта не понимает, какие выгоды должен принести проект, то он не сможет правильно поставить цели, определить результаты и продукты проекта. Надо помнить, что реализация IT– проекта не гарантирует получение желаемых выгод.
Управление выгодами «заставляет» бизнес проводить оптимизационные мероприятия для достижения цели, а цифровизация только помогает им выполнить это качественно и быстрее.
Если говорить конкретно о нашем Холдинге, то при управлении выгодами руководство Холдинга получает конкретное представление об окупаемости инвестиций и результативности внедренных проектов, руководство дивизионов - проект по оптимизации, который принесет реальный измеримый результат, команда проекта – мотивацию от достигнутого результата.
Кстати, о результате. Чем он отличается от выгоды?
Отличия заложены уже в определениях понятий. Результат проекта – это некоторая продукция или полезный эффект, создаваемые в ходе реализации проекта. Например, научная разработка, новый технологический процесс, программное средство и т.д. Выгода – это улучшение, достигнутое с помощью продукта – не само изменение, а его следствие. При этом, она всегда измерима, как по значению, так и по сроку получения. Выгода – связующее звено между результатом и стратегическими целями.
Чтобы дивизионам было легче определять выгоды проекта, мы сформировали реестр потенциальных выгод. Этот список мы планируем постоянно пополнять, как уже происходит с аналогичным реестром рисков.
Выгоды определяются совокупно для проекта или есть взаимосвязь с бизнес-процессами?
Несомненно, у каждого бизнес-процесса в ходе внедрения IT –системы должны быть определены выгоды и определен владелец, который будет отвечать за их достижение. При этом за совокупный эффект от реализации проекта отвечает заказчик.
Мы рекомендуем дивизионам производить сверку достижений выгод после каждого этапа реализации проекта и предпринимать дополнительные действия для получения выгод, если этого требует ситуация. В ближайшее время планируем утвердить соответствующую методологию.