Как убедить руководство в необходимости цифровой системы менеджмента качества
Вы профессионал в области качества, который понимает преимущества цифровой системы менеджмента качества (QMS). Теперь пришло время заручиться поддержкой руководства и внедрить инструменты, необходимые для повышения эффективности, достижения более высокого уровня качества и оптимизации соблюдения требований.
Может возникнуть соблазн собрать в одном документе все преимущества, которые принесет цифровая QMS команде по качеству. Не поддавайтесь этому желанию. Вместо этого вам нужно создать убедительный документ, который напрямую затрагивает болевые точки высшего руководства компании, поскольку, когда дело доходит до приобретения новых технологий, большинство руководителей колеблются, потому что они думают только о затратах.
По мере того, как вы работаете над привлечением внимания руководства к этому вопросу, наиболее эффективным подходом будет количественная оценка и информирование о важности качества, и о том, как инвестиции в цифровую QMS приводят к экономии.
Количественная оценка стоимости качества
Вам нужно начать с количественной оценки стоимости качества. Это хорошее начало для разговора с руководством о деньгах и экономии. Было разработано несколько моделей, в том числе модель, созданная известным экспертом по качеству Филиппом Б. Кросби, который утверждал, что организации предпочитают платить за низкое качество, и его модель подтверждает это утверждение.
Независимо от того, используете ли вы модель, созданную Кросби, или создаете свою собственную, крайне важно, чтобы все затраты были учтены и рассчитаны правильно. Например, ошибка, выявленная клиентом, обычно обходится в 7-10 раз дороже, чем затраты на предотвращение этой ошибки. Чтобы предоставить руководству целостное представление о затратах на качество, вы должны учитывать все затраты. Поэтому необходимо использовать общепризнанную модель или знать как обосновать вашу собственную.
В рамках используемой вами модели определите, каким образом цифровая QMS может способствовать сокращению затрат. Например, после оцифровки время проверки качества для конкретной партии сократилось с 2-3 часов до 10-15 минут. Ощутимое повышение эффективности, подобное этому, может оказать существенное влияние на конечный результат.
Суммируйте затраты на ПО
Хотя некоторые расходы не имеют отдельной статьи в бюджете, эти расходы все равно должны быть как можно более точно определены. В качестве примера вы можете привести непродуктивное время, которое является прямым результатом отсутствия цифрового решения. Рутинные задачи, такие как миграция документов по офису или отслеживание подписей, могут существенно замедлить темп работы. С помощью цифровой QMS документы автоматически направляются нужному человеку, и это позволяет сотрудникам высвободить время на работу, которая повышает эффективность и способствует скорейшему выходу высококачественных продуктов на рынок.
Чтобы рассчитать затраты на ПО, вы можете попросить каждого сотрудника отслеживать часы, которые они посвящают документообороту в течение недели. Вы можете использовать эту цифру, чтобы определить количество часов, затрачиваемых на документооборот каждый год, а затем умножить это число на среднюю почасовую заработную плату в вашей организации. Это даст вам конкретную цифру для представления руководству. И эта цифра может быть выше, чем вы думаете.
MasterControl работал с компанией, в которой 450 сотрудников. Они определили, что каждый из сотрудников тратил три часа в неделю на бумажные процессы. Проведя расчеты, оказалось, что сумма, потраченная на эту работу, может быть использована для найма 30 дополнительных сотрудников. Для руководства это убедительные цифры.
Приводите реальные примеры.
Если камнем преткновения является то, что текущая неоцифрованная QMS все еще работает хорошо, вы можете привести реальные примеры того, когда человеческая ошибка обходилась компании намного дороже, чем расходы, связанные с внедрением цифровой QMS.
Чтобы проиллюстрировать опасности бумажного документооборота, вам не придется далеко ходить. Emergent BioSolutions (контрактная организация по разработке и производству) производила вакцину Johnson & Johnson, но однажды 15 миллионов доз были признаны непригодными из-за человеческой ошибки и проблем с документацией. Стоимость этой ошибки можно оценить, взглянув на контракт правительства США, подписанный Johnson & Johnson. Согласно контракту они должны были предоставить 100 миллионов доз по 10 долларов каждая. Если бы дозы, испорченные Emergent BioSolutions, были оценены по аналогичной цене, потери составили бы 150 миллионов долларов.
Найдите реальные примеры, которые показывают какие затраты могут возникнуть, если качество не будет в приоритете. Объединив ваши расчеты по затратам на ПО с моделью затрат на качество, вы можете найти веские аргументы, чтобы убедить руководство в том, что пришло время инвестировать в современные технологии. Хотя они могут выражать озабоченность по поводу расходов, главный вопрос заключается в том, может ли компания позволить себе поставить под угрозу качество из-за отсутствия цифровой системы.
Источник: https://www.mastercontrol.com/gxp-lifeline/tips-to-gain-executive-support-for-a-digital-qms/