Как связать Гугл-таблицы и Телеграм

Как связать Гугл-таблицы и Телеграм

Петр Кондауров www.pkondaurov.ru

Вводная

Самое частое неудобство, с которым сталкивался при работе со своими системами расчета в Гугл-таблицах - это то, что их неудобно обсуждать в групповых чатах. Обычно история такая:

Есть групповой чат учредителей и мы хотим обсудить выручку этого месяца или результаты работы отдела продаж по сегодняшнему дню. Для этого все должны открыть таблицу. Я должен быть уверен, что все смотрят в одно и то же место. А бывают некоторые учредители, которые не часто заглядывают в систему (инвесторы, например), которые постоянно теряют ссылку. Это создает дискомфорт, из-за которого лишний раз обсуждаемую тему в чате поднимать не хочется. И делается это только тогда, когда реально случилось что-то, что требует собрать всех и паниковать.
Бывают ситуации, когда не всем участникам чата дан доступ ко всей таблице, но какой-то ее участок обсудить можно со всеми.
С одной стороны это решается тем, что можно сделать скрин нужной области экрана и бросить ее в чат. Выглядит обычно так

Рис. 1 скрин, брошенный в чат

Смотрится симпатично, но довольно затратно. Во-первых мне самому нужно открыть таблицу, во-вторых я должен уметь делать скрины области экрана (это тонкое искусство доступно, увы, не всем), и я должен быть возле компа.

Если я еду в машине или в метро, бросить свежую инфу в чат и обсудить ее не получится.

Бот в Telegram для работы с данными таблицы

Но полгода назад появился бот, без которого не прошел еще ни один мой день. Это t.me/GoogleSheetBot Он позволяет один раз настроить область Гугл-таблицы для выгрузки, и в любой момент получить данные этой области таблицы в общий или личный чат.

Сейчас в процессе разговора с соучредителями я могу дернуть бота и он пришлет актуальные данные. Это позволяет решать вопросы, не отвлекаясь на открытие таблиц и поиск данных.

Еще одна из наиболее частых функций, которые я использую - это оповещение команды о работе отдела продаж. Каждое утро в общем чате я дергаю бота и он присылает информацию из нашей CRM о том, какое движение было по проектам вчера. Какие проекты продвинулись к заключению, какие отвалились, а какие ждут знака свыше, чтобы выбрать нас разработчиками их системы :-)

Вот именно этот пример мы и рассмотрим на нашей рабочей таблице в уже созданной первой версии CRM.

Рис. 2 Таблица со всеми контактами за все время

Так выглядит лист с нашими звонками клиентам. (Рис2). Из него нам нужно выбрать все, которые были сделаны за вчерашний день.
Для бота лучше всего создавать отдельный лист (в примере я назвал его "Лист Бота", вы можете назвать его как угодно), где изменения будут минимальны, что позволит реже перенастраивать зоны выгрузки в чат.

На созданном листе в ячейке B3 пишем формулу импорта событий за вчерашний день:

Рис. 3 формула импорта вчерашних продаж

Мы фильтруем всю таблицу "Активности", где дата продажи равно "вчера" (сегодня минус один). Подробнее о работе функции Filter() я писал в предыдущих выпусках в канале t.me/GoogleSheetManagement

В столбец A размещаем функцию автонумерации. Рекомендую нумеровать любые таблицы это придает наглядности данным. (для этого в строке А3 ставим единицу, а в А4 и все строки ниже вставляем формулу =IF(B4="";"";A3+1) )

Рис. 4 Лист для бота

Раскрашивать в разные цвета значения листа необязательно, поскольку это служебный лист и люди им не пользуются. Важно отметить, что значения, выделенные жирным на этом листе, будут жирными и в чате в Телеграм.

На этом же листе справа можно размещать и другие таблицы (желательно справа, а не снизу), которые будут выгружаться ботом.
Вот примеры, как это выглядит в чате:

Рис. 5 Продажи за вчера из тестовой таблицы


Рис. 6. Финансовая информация по месяцам

Настройка бота

Для того, чтобы бот выгружал данные из вашей таблицы, нужно сделать следующие действия(детально показывает бот, если ввести /help):

  1. Написать команду /getscope и в ответ на сообщение придумать, как будет называться область выведения (в нашем случае мы назвали ее "Продажи вчера" - это будет написано на кнопке, по нажатию которой вы будете дергать данные)
  2. Отправить боту ссылку на таблицу, из которой нужно брать данные. Если в этом чате вы боту впервые отправляете эту таблицу, то он попросит пройти по ссылке, авторизовать его доступ от своего имени и прислать код подтверждения, который покажет гугл для этого бота.
  3. Указать лис, откуда брать данные и следующим сообщением указать диапазон экспорта. Например F4:H100

После этого вам достаточно набрать /getscope и бот предложит вам дернуть данные, которые вы сохранили. В одном чате можно создавать несколько областей и дергать их, когда они понадобятся.

Бот бесплатный и пока без рекламы.

Рис. 7 Настройка выгрузки данных



Всем успехов!

Не забывайте подписываться на канал и звать друзей t.me/googlesheetmanagement

Если по боту возникнут вопросы, готов помочь t.me/pkondaurov

Таблица, на примере которой рассмотрены формулы в статье, доступна по ссылке