Как стать свободнее

12 советов от Тони Крэбба, автора книги «Безумно занят. Как выбраться из водоворота бесконечных дел»:

1. Чаще говорите «потому что»

Если Вам нужно ответить «нет» на просьбу, объяснить, почему Вы уйдёте с работы вовремя, а не в восемь вечера, или попросить разрешения переноса даты окончания какого-нибудь проекта, «потому что» сделает Вашу речь более доходчивой и убедительной.

2. Перекрывайте доступ к себе

Мозг не приспособлен к постоянной занятости. Любопытное исследование последствий беспрерывного пребывания в зоне доступа (по телефону и по электронной почте), проведённое Лондонским университетом, позволило предположить, что жизнь в режиме онлайн снижает IQ не меньше, чем хроническая бессонница. Давайте мозгу отдохнуть. Просматривайте почту и сообщения в специально отведённое для этого время, лучше не перед сном.

3. Отключите уведомления

Исследование, проведённое среди офисных работников, выявило, что они перескакивают с одного рода деятельности на другой в среднем каждые три минуты.

Один из главных виновников нашего непостоянства, по мнению Тони Крэбба, является уведомление о новых письмах и сообщениях. «Сложно противостоять сигналу, извещающему нас о приходе новой весточки из внешнего мира». Мы отвлекаемся от дела, чтобы снова включиться в работу, требуется время. Производительность снижается.

4. Отказывайтесь от совещаний

Если совещание по определенной тематике, то несомненно будет польза от мозгового штурма или, например, от совместного обсуждения условий будущего контракта. Но если совещания носят обязательный характер и проводятся исключительно потому, что они по расписанию три раза в неделю в такое-то время, и зачастую даже не определена повестка дня, то такие совещания лучше отменить, по возможности избегать.

5. Рассчитайте время… и помножьте его на два

Мы часто переоцениваем собственные силы и не учитываем все те внешние факторы, которые могут помешать нам выполнить задуманное. Формула расчета необходимого времени от Тони Крэбба:

«Подсчитайте, сколько «свободного времени» для этого задания у вас остаётся с учётом всех ваших других дел, и отнимите от него половину. А потом прикиньте, сколько времени, на ваш взгляд, потребует это задание, и умножьте на два».

6. Смотрите на часы

«Сколько вы успеваете сделать перед тем, как отправиться в отпуск? Полагаю, что целую тонну», пишет Крэбб. А все потому, что Вы следите за временем. Учёные доказали: когда мы вынуждены следить за временем — как в случае с отпуском, — мы трудимся значительно продуктивнее. В таком случае совет очень прост: если Вы хотите провернуть массу дел в кратчайшие сроки – отслеживайте время.

7. Заканчивайте в срок

Устанавливайте конкретные сроки для выполнения того или иного дела, то есть учитывайте в ежедневнике начало и ориентировочное время окончания, чтобы не было соблазна заполнить пустоты новыми делами, на которые, скорее всего, у Вас просто не останется времени.

8. Начинайте раньше

Мы имеем склонность откладывать большие, сложные дела или те задания, которые требуют творческого подхода, до последнего. Но если научиться посвящать этим вопросам какое-то время до начала работы, например, всего по 20 минут в день — можно просто прокручивать их в голове и мысленно прикидывать, с какой стороны к ним лучше подступиться. А «над остальным поколдует подсознание — и когда придёт время браться за работу всерьёз, идеи придут сами собой».

9. Освобождайте голову

Мы можем обрабатывать одновременно лишь ограниченное количество информации. Любые дополнительные мысли, заботы и идеи, которые Вы продолжаете крутить в голове, снижают скорость работы вашего «процессора». Найдите то, куда Вы сможете «сбрасывать» всю лишнюю информацию оперативно. Это может быть ежедневник, электронный планировщик, блокнот в смартфоне, куда Вы будете записывать свои идеи, планы – то, что будет у Вас всегда под рукой. «Заведите привычку регулярно просматривать список своих отправленных в хранилище мыслей». Установите периодичность, например, два раза в неделю, когда будете проверять свои записи.

10. Пожертвуйте минуткой

Сколько же рабочих часов или даже недель мы потратили впустую из-за того, что взялись за дело, не обдумав его заранее? Автор приводит личный пример:

«Не так давно я понял, что трачу по несколько часов в неделю на составление клиентам отчётов. Я стал писать предложения и отчёты не в формате Word, а в виде презентаций PowerPoint, добавив в них визуальных элементов и сократив число слов на 80 %. Клиенты были в восторге, а я сэкономил массу времени».

Найдите минутку на размышления, чтобы сократить часы работы.

11. Устраивайте (полезные) перерывы

«Прогуливаясь на природе, мы переключаемся в режим так называемого «непроизвольного внимания»: мы ни на чём не сосредотачиваемся, замечаем какие-то объекты, но почти сразу отвлекаемся на что-нибудь другое, — и за это время та часть нашего мозга, которая отвечала за сконцентрированное внимание, может восстановиться. Но на оживлённой улице нам приходится сохранять бдительность, чтобы обеспечить себе безопасность». Займитесь чем-то отличным от того, что делали по работе: расслабьте глаза, если до этого во что-то пристально вглядывались, разомните тело, если до этого напрягали только голову.

12. …И улыбайтесь

Занятость – это еще и наше внутреннее состояние. Последний совет от автора: