Как решать кейсы

Лаборатория развития

Это серия постов, которая поможет вам в командном задании по решению кейса, да и в целом при решении проблемных задач на работе. Чуть позже я дополню эти посты дополнительным (не обязательным) материалом по ведению проектов, для тех, кто хочет больше. Дайте реакцию, если вам оно надо:)

P.S: Ребята из команды Ольги Роньжиной, сорри, вам это будет не в новинку.

__________________________________________________________________________

Любая ситуация, с которой ты сталкиваешься на работе – это кейсы. Когда юрист решает дело, врач ставит диагноз, а менеджер компании решает какой продукт вывести на рынок – все они решают кейсы.

Главная особенность любого кейса – нет правильного решения, как и в жизни решений может быть множество, проверить правильность сложно, но можно оценить качество принятого решения: убедиться, что оно обосновано, что рассмотрены все альтернативы и оценены риски.

Работа над кейсами учит умению мыслить структурно, искать и обрабатывать информацию, работать в команде, представлять и защищать свое решение.

Решение кейса условно можно разбить на три этапа:

Сбор команды

Один из самых простых этапов, казалось бы, но в то же время самый сложный. Собрать всех, договориться, выделить какую-то четкость и структуру в работе, это настоящий навык! Кто-то молчит на встрече, а кто-то все тянет на себе, договорились и забыли об этом, как быть и что с этим делать? (Актуальненько и для проектной работы)

Создайте чат команды и организуйте первую встречу, а также создайте график встреч, внесите их сразу в календари.
Определите роли. Поделитесь друг с другом в каких задачах вы, как рыба в воде, постарайтесь в дальнейшем распределять задачи относительно этих знаний. Выберите лидера, кто будет пушить, управлять процессом.
Создайте один файл или папку, где будете хранить все рабочие файлы. Отдельно создайте место, где будете фиксировать задачи, ответственных по ним, а также ваши договоренности после встреч, так как в чате это теряется. В последующих постах предложим сервисы, в которых можно управлять задачами.
Определите правила вашей команды и правила коммуникаций.

Работа над задачей

По нашей договоренности: 15 мин в день на развитие, все в один пост не влезет, поэтому будем разбираться постепенно. С постановкой цели по SMART вы уже знакомы, поэтому сегодня разберем инструмент Problem Statement Worksheet (PSW), переводя на наш родный язык - Шаблон бизнес задачи. Это может оказаться полезным при решении любой проблемной задачи на работе, в том числе при работе с OKR 😎 В свое время этот инструмент был разработан консультантами McKinsey & Company.

Такая таблица поможет:

понять, какой информации вам не хватает, чтобы приступить к работе
управлять ожиданиями руководителя (заказчика)
держать перед глазами все вводные по задаче.

Как заполнить PSW:

👌 Сначала ставим цель по SMART. Тут должна появиться четкая формулировка задачи проекта, формирующая ожидания заказчика и определяющая, фокус усилий команды.

Описываем контекст

В этой части должна быть краткая информация о ситуации и сложившихся проблемах, из-за которых необходим проект.

Отвечаем на вопросы: Какова история проблемы? Почему она появилась?

2. Критерии успеха решения проблемы

Выясните какие критерии успеха будут вам предъявляться. Что будет означать хорошо решенная проблема? Как она будет оцениваться? Какие метрики будут указывать на это? Опишите в качественном и количественном отношении.

3. Пространство решений

Поймите, что входит в границы проекта. Например, мы занимаемся только анализом расходов, не акцентируя внимания на доходах. Лучше спросить стейкхолдера (это тот, кто ставил задачу или кто имеет к ней отношение, их может быть несколько), что именно не стоит включать в анализ.

Ответьте на вопросы:

Какие сферы необходимо проанализировать?
В рамках чего необходимо найти решение?

4. Ограничение пространства решений

Очертите спектр неприемлемых решений. Например, нельзя сокращать расходы за счет увольнения людей. Получите ответ на вопрос: каковы наши ограничения?

5. Определите заинтересованные стороны

Поймите, кто будет влиять на принятие решений и успех внедрения. Поделите людей на тех, кто решает, кто помогает, кто блокирует. Ответьте на вопрос: мнение чьих людей нам нужно учесть при решении кейса?

Для этого чуть позже я дам отдельный инструмент, который поможет с анализом заинтересованных сторон.

6. Источники информации

Тут отвечаем на вопрос: с анализа каких материалов нужно начать решение кейса?

Лучше разделите на следующие аспекты:

А) сервисы компании или выгрузки компании, внутренние исследования

Б) какие книги, сайты, исследования прочесть

В) каких ключевых экспертов спросить

С) примеры реализованных решений на рынке, тренды.

Ошибки при заполнении PSW

Зачастую путают третий и четвертый пункты. Как понять, что отнести к пространству решений, а что – к ограничению?

Рассмотрим на простом примере. Клиент хочет найти клад на дне озера. Он знает примерное место, где могут лежать сокровища, и обводит его на карте пунктиром. Так что исследовать все озеро вам не нужно. Пространство решения в этом случае – зона А. Вы анализируете ситуацию и понимаете, что справитесь за один день, если возьмете три катера с людьми. Клиент против такого решения. В озере он разводит редких рыб, шум моторов их напугает. С количеством задействованных лиц клиент тоже не согласен. Три катера привлекут внимание зевак, потому лучше оставить один. Кроме того, в зоне А есть мели. Чтобы лодка не села на них, надо следить за глубиной воды. Вы столкнулись с ограничениями пространства решений: нельзя использовать моторные лодки, можно взять только одно судно и нужно избегать мелей.

Ниже очень обзорный пример заполненного шаблона. Естественно, чем подробнее подойдете к заполнению шаблона по своей задаче, тем эффективнее будет для дальнейших шагов в ее решении.

В следующих постах, мы предложим инструменты анализа заинтересованных сторон, поговорим о трендвотчинге, гипотезах и инструментах поиска решений. Ждет много чего интересного!

А пока скачивай себе PSW и попробуй уже сейчас взять любую проблемную задачу в своей работе и заполни шаблон по ней. Делись обязательно в комментариях было ли полезно, и помог ли шаблон структурировать работу над задачей.