Как провести масштабный мозговой штурм с максимальной отдачей?

Дьявол в деталях: если вам говорят, что мозговые штурмы не работают, проанализируйте – все ли элементы были учтены.

Зачем вообще собирать мозговой штурм?

Известный социолог Рэндалл Коллинз двадцать пять лет изучал мышление и деятельность выдающихся философов и их связей. Он делает упор на важность коммуникаций для развития и усложнения научной мысли. «Мышление – это разговор с воображаемыми аудиториями» - замечает он в своих трудах.

В одиночку человек не способен мыслить столь же продуктивно. Мысли и идеи – это единственный ресурс, поделившись которым вы можете усилить его и преумножить, ничуть не потратив. Очевидно, что применение коллективного мышления способно принести большую выгоду.

Теперь давайте определим цель - зачем проводить столь масштабное мероприятие и в чем разница с тем же действием в малых группах?

1. В первую очередь, такое количество людей (а мы говорим о 100-300 человек в одном мероприятии) дает возможность определить максимально важные идеи, давно витавшие в воздухе и точно необходимые к реализации.
2. Второе, но не менее важное - вовлечь максимум людей большие вопросы компании. Этот двойной удар позволяет увеличить вовлеченность персонала компании в ее процессы. Дает одновременно шанс на позитивные изменения и на принятие этих самых изменений с самого начала (сильно экономит время и энергию).

Собирать мозговой штурм в малой группе не менее важно. Здесь есть шанс глубже проработать действительно важные вопросы. Но малые группы гораздо легче идут на открытое обсуждение идей. Малый бизнес, стартапы, часто называют самыми креативными образованиями, в отличие от крупных компаний, где удержание позиций и политика обычно становится самой главной чертой успешности. Таким образом, развитие креативности в больших компаниях является весьма важным.

Чтобы эффективность была максимальной, необходимо выстроить в компании лифт идей (о том, как создать лифт идей в компании я рассказывал в этом видео). Ведь крайне редко случается ехать на одной и той же бизнес-модели много лет успешно. Тем не менее, примеры имеются (см. разницу подходов на рисунке ниже).

Многими руководителями недооценивается практика мозговых штурмов, возможность выжимания полезности из подобных мероприятий. Основа – прошлый негативный опыт, либо вера в собственную исключительность (убеждения в стиле «если я не знаю решение, значит его и нет вовсе»).

Но думать – это работа, решения могут не находиться моментально.

Часто они рождаются в муках. Для достижения высоких результатов, необходимо осознать разницу между степенью обычного умственного напряжения и рабочего. В карьере менеджера это очень важно. Если постоянно заставлять себя думать над задачей независимо от того, что «уже ничего не придумывается», результат не заставит себя ждать. Ведь очевидные решения не могут принести успеха, с такими решениями справятся и без тебя. Мозг требует работы и тренировки. В качестве упражнения хорош метод мозгового штурма. По моему опыту, достаточно 4 часа – и до того пассивная масса коллектива начинает выдавать идеи, которые никогда бы не пришли в голову без такого мозгового «разгона».

_____

Этапы мозгового штурма

Перейдем непосредственно к этапам самого штурма. Как и для многих процессов, для эффективного штурма залогом успеха является его всесторонняя подготовка. Что должно входить в подготовку?

1.    Определение тематики и связанных вопросов.

Для этого лидер предполагаемого штурма делает серию встреч с командой и организаторами процесса для максимальной прозрачности целей и образа результата. Общая тематика штурма здесь разбивается на ряд вопросов, решение которых позволит всецело покрыть запрос к всему мероприятию.

2.    Определение ролей всех участвующих в штурме.

Типовой набор ролей, учитывающий все возможные роли участников массового мозгового штурма выглядит таким образом.

3.    Закрепление места и времени проведения, обеспечение.

Важно, чтобы места хватало на все будущие группы и количество участников. Один большой зал для проведения брифинга и итогового подведения результатов и отдельные кабинеты для проведения сессий по числу групп (идеально наличие легко-трансформируемого помещения).

В отличие от малого формата, столь большие группы не обязательно собирать на выездную сессию, но это добавляет шансов на идеальное переключение и много новых идей. Время необходимо определить заранее и обеспечить закрепление у каждого из участников.

Очень важно обеспечить штурм необходимым количеством канцелярских товаров и материальной базы. Флипчарты по количеству групп и для общего брифинга, проектор, листочки popit, маркеры в расчете «участники х 2», стикеры для голосования в расчете «участники х 10».

4.    Деление участников на группы.

Здесь часто идут на рандомное построение групп, чтобы не получить некую предвзятость, созданную ранее внутри привычных отделов компании. Некоторым наоборот важно, чтобы люди были в какой-то одной базовой группе в контексте вопроса и помогали владельцу данного вопроса с решением и планом. Оба подхода имеют право на жизнь, но я бы рекомендовали совсем иное распределение людей в группах.

Очень полезно делать распределение групп по схожим типам личности. Здесь можно применять, например, тестирование по системе MBTI (система психологического тестирования — Myers–Briggs Type Indicator). Это дает на практике интересные результаты. Дело в том, что некоторые типы личности склонны к максимально активному участию в обсуждениях на штурме, критике и навязыванию своего мнения (я сам такой и мое участие в группах часто приводило к полному преображению результата группового обдумывания на результат моего личного обдумывания). Мало кто из модераторов могут отсечь 100% такого воздействия не убив инициативу на корню. Таким образом, чтобы исключить данное искажение, делается распределение по схожим психотипам.

В моем опыте проведения больших штурмов, разделение такого рода приносило супер-плоды. Помню, как в одной из компаний группа, собранная целиком из стратегов-интровертов, работала почти молча и очень быстро приносила удивительные идеи, в корне отличавшиеся от наработок других групп. Ведь никто не мешал этим ребятам доводить свою мысль до модератора.

_____

Важные вопросы:

• Тайминг

Четкое соблюдение тайминга – залог успеха штурма больших групп. Ведь основная цель, описанная в начале этого материала, обязывает забирать максимум из каждого участника, и первое, что необходимо делать здесь – вовлекать людей в процесс. Обратное рекомендую для малых групп (5-10 чел). Здесь, по взаимной договоренности, можно выходить за тайминги, чтобы не обрывать креативный поток.

• Лидер

Участвует ли лидер компании в обсуждениях: рекомендую не применять такую опцию, так как мнение лидера оттягивает на свою сторону большинство участников группы.

• Правила поведения участников

Важно с самого начала обеспечить отсутствие мобильных телефонов во время сессии и четко ограничить тайминги перерывов, чтобы не растягивать расписание. Лучше всего, когда лидер штурма обозначит это во время брифинга.

_____

В следующем материале мы разберем сам процесс мозгового штурма, а также ограничения, которые могут возникать по ходу работы. Делитесь своим опытом, доводилось ли вам участвовать в мозговых штурмах?