Как провести адаптацию новичка, чтобы он не сбежал в первый рабочий день

До 20% текучести кадров происходит в течение первых 35 дней после приема на работу. При этом новички, которые прошли качественную адаптацию, в 18 раз больше привержены и расположены к своему работодателю. 

Евгений Обогоров, СЕО и основатель HR-платформы Edstein, рассказывает, как влюбить новичка в компанию еще до первого рабочего дня, и почему адаптация больше не приятный бонус, а реальная необходимость.

Подписывайтесь на журнал «Проводник» в социальных сетях и будьте в курсе последних новостей в области техносферной безопасности: telegram-канал, vkontakte, Яндекс-Дзен.

Что такое адаптация и почему она так важна

Адаптация (онбординг) — это первое впечатление, которое оставляет о себе компания. Как известно, первое впечатление глубоко оседает в человеческую психику и формирует длительный эффект восприятия объекта. Именно поэтому адаптацию нельзя недооценивать. Целью онбординга является быстрое и комфортное вхождение сотрудника в рабочий процесс, снижение стресса и риска увольнения.

Оказав новичку недостаточно теплый прием, компания рискует лишиться нанятого сотрудника в очень короткие сроки. Так, по данным исследования Hays, 18% новичков принимали решение уйти из компании из-за плохо организованного процесса адаптации. 

Одна из причин плохой адаптации — экономия ресурсов.

Компании не хотят вкладывать время и деньги в выстраивание полноценного процесса онбординга, однако по итогу это приводит к еще большим материальным потерям. Сотрудники таких компаний часто увольняются на испытательном сроке, а рекрутеры вынуждены заново запускать процесс найма, тратя на это дополнительные ресурсы. Ситуацию усугубляет рекордный дефицит кадров. По данным HeadHunter, hh.индекс в июне 2023 года опустился до 3,1 пункта — на рынке рекордно низкая безработица. Эти факторы ведут к увеличению стоимости найма, то есть становится выгоднее делать акцент на удержании сотрудников, а не на постоянном поиске новых.

Частые ошибки в адаптации

Дать инструкции, схему офиса и доступы к оборудованию — это и есть онбординг. Такое ошибочное мнение не редкость. Однако адаптация — это в первую очередь не про формальности, а про эмоциональную поддержку новичка. Ведь психологическое состояние напрямую влияет на продуктивность сотрудника и на скорость его выхода на пиковую эффективность.

Среди самых частых ошибок можно выделить следующие:

1. Игнорирование всех вопросов новичка до первого рабочего дня

Сложилось мнение, что адаптация начинается с первого рабочего дня сотрудника. Однако это ошибка, которая может привести к отказу кандидата от оффера. Пока сотрудник не подписал трудовой договор, может произойти многое: 

• контрпредложение от прошлого работодателя;
• оффер от другой компании;
• сильный стресс перед выходом на новое место. 

Чтобы снизить риски, адаптацию важно начать еще до первого рабочего дня, этот этап называется пребординг. Он включает в себя ответы на вопросы новичка, отправку welcome pack и презентации с рассказом о компании. Важно оставаться на связи в этот период, чтобы сотрудник чувствовал заботу и внимание.

2. Адаптация “вручную”

Когда вместо плана адаптации на удобной платформе HR-специалист использует Excel, а еще ведет переписки в 1 001-м мессенджере, становится невозможным уделить должное внимание новичку и сделать онбординг более персонализированным. 

Новый сотрудник чувствует себя ненужным, а процесс адаптации становится лишь очередной формальностью, не принося нужного эффекта. Чтобы избавить HR и руководителей от рутинных задач, важно не жалеть ресурсы на приобретение LMS-платформ, с возможностью для адаптации, оценки и обучения сотрудников.

3. Весь онбординг проводит только HR-специалист

В крупных компаниях на одного HR-специалиста может приходиться сотни сотрудников. Даже используя удобные HR-платформы, где адаптацию можно автоматизировать, HR не может давать персонализированную обратную связь каждому новичку. Очень важно вовлекать в процесс адаптации руководителей — они лично знают каждого подчиненного и легко могут выделить его сильные стороны и зоны роста. Такой подход называется HR Zero, и он становится одним из ключевых HR-трендов 2024 года.

4. Новый сотрудник должен все время уделять только работе: “Мы тут не в игры играть пришли!”

Адаптация — это не только формальности и бесконечный поток задач, это еще и эмоциональная поддержка. Выход на новое место всегда сопровождается тревогами о коллективе. Важно дать понять новичку, что ему рады, а лучше всего в этом может помочь именно неформальная коммуникация. 

5. Пренебрежение обратной связью

Обратная связь от руководителя и коллег играет ключевую роль в адаптации нового сотрудника. Если не давать обратную связь, новичок может не понимать, как он справляется со своими обязанностями, и это может привести к снижению его мотивации.

Успешная адаптация — какая она?

Онбординг можно считать качественным и успешным, когда он приносит необходимые результаты — снижает текучесть на испытательном сроке и увеличивает скорость выхода сотрудников на пиковую эффективность.

Что обязательно включает в себя успешная адаптация:

План адаптации

Это документ, который описывает процесс адаптации нового сотрудника в компании. Он включает в себя:

• задачи, которые новичок должен сделать;
• сроки их выполнения;
• а также ответственных за контроль каждой из задач. 

План адаптации помогает новому сотруднику быстрее освоиться на новом месте и начать эффективно работать.

Система наставничества

Более опытный сотрудник помогает новичку адаптироваться на рабочем месте. Наставник помогает новому сотруднику разобраться в обязанностях, знакомит его с коллегами и корпоративной культурой, а также оказывает эмоциональную поддержку. Это тот человек, к которому новичок всегда может прийти с вопросом или обратной связью, не боясь осуждения.

Регулярная обратная связь

Новичку критически важно понимать, в правильном ли направлении он движется. Поэтому в период адаптации регулярная обратная связь выходит на первое место. Это могут быть встречи 1:1 с руководителем, собрания с коллегами, а также NPS опросники, которые помогают оперативно отслеживать эмоциональное состояние сотрудников и выявлять проблемы на этапе их зарождения.

Аналитика результатов

Адаптация не должна быть просто дополнительным приятным атрибутом в компании. Она должна приносить результаты, поэтому по итогам адаптации новичка важно проанализировать ключевые метрики: 

• время выхода на точку безубыточности;
• текучесть на испытательном сроке по инициативе сотрудников;
• удовлетворенность и лояльность новичков. 

Анализируя эти показатели, можно грамотно трансформировать и постоянно улучшать программу адаптации в компании.

Чек-лист «Все, что нужно знать про адаптацию»

1. Адаптация (онбординг) — это первое впечатление, которое в будущем будет не так просто исправить.
2. Адаптация — это реальная необходимость, поскольку она напрямую влияет на уровень удержания сотрудников, что критически важно в условиях дефицита кадров.
3. В текущих условиях намного выгоднее сделать акцент на удержании персонала, а не на бесконечном найме.
4. Цель адаптации — повысить процент удержания и ускорить процесс выхода новичков на пиковую эффективность.
5. Онбординг — не про формализм и миллиард инструкций. Важно делать акцент на выстраивание эмоциональной связи с новичком.
6. Пребординг, то есть планирование адаптации, — это система наставничества, использование автоматизации, регулярная обратная связь и аналитика результатов — все это помогает сделать дальнейший онбординг в разы эффективнее.