Как провести HR-аудит (ч.2)

HR Лайфхак

Вариант 2

Аудит HR-структуры (команды и ресурсов)

Важно также проанализировать и HR-команду по следующим критериям:

вакансии заполнены,
прошли тренинги по специальности,
с индивидуальными планами развития,
конкурентная компенсация,
знакома с одной из моделей компетенций: HRCI (лучшая), SHRM, CIPD,
обладает компетенциями:
лидерство,
понимание бизнеса,
этическая практика,
управление отношениями,
консультирование,
критическая оценка,
глобальная и культурная эффективность,
коммуникация.

Проверяем, существуют ли для эффективной работы HR-ресурсы в компании и какие.

Основные HR-ресурсы

• места для интервью,

• бюджет на все требуемые роли,

• принтер, шредер,

• телефон,

• время в календарях руководителей,

• бюджет на деятельность,

• бюджет на инструменты (ATS, HRIS, Recruiting tools).

Аудит HR-процессов

Анализируем все направления HR. Что должно быть?

Планирование, численность, рекрутинг

• план найма на год,

• процесс согласования новых вакансий,

• описание позиции,

• цели и критерии эффективности для новых позиций,

• заявка на подбор,

• лист оценки кандидата,

• джоб оффер,

• внутренняя рассылка вакансий,

• политика внутренних переводов,

• вакансии публикуются на сайте компании,

• вакансии публикуются на профильных ресурсах,

• вакансии публикуются на джоб-сайтах,

• вакансии публикуются в социальных сетях,

• работа со студентами в ВУЗах,

• компания набирает стажеров/интернов,

• есть программа релокации,

• в опубликованных вакансиях есть цели,

• в опубликованных вакансиях не менее 10 пунктов «мы предлагаем»,

• есть программа рекомендаций сотрудниками кандидатов,

• выбор делается из минимум 5 кандидатов,

• выбор делает минимум 3 человека,

• делается проверка рекомендаций,

• собеседований не более 3,

• кандидаты делают письменный тест,

• интервью проводится по компетенциям,

• интервью структурированное,

• кандидаты сравниваются по оценкам,

• оценивается соответствие корпоративной культуре,

• оценивается мотивация кандидата,

• собеседует руководитель руководителя,

• интервьюеры обучены,

• массовые интервью для массовых наборов,

• кандидаты уведомлены о результатах.

Адаптация

• preboarding,

• onboarding,

• induction,

• adaptation,

• книга новичка,

• задачи на испытательный срок,

• презентация новичков компании,

• презентация компании новичкам,

• Ментор/Бади,

• регулярные встречи с HR,

• формальное закрытие адаптации,

• обратная связь по итогам адаптации,

• геймификация адаптации.

Обучение и развитие

• регулярная оценка потребностей развития компании,

• потребности развития на основании целей компании,

• персональные планы развития,

• оценка итогов обучения,

• сильные/слабые стороны в процессе ревью,

• aссессмент центры для руководителей,

• политика внутреннего обучения,

• политика внешнего обучения,

• политика участия в конференциях,

• политика компенсации обучения (МВА),

• обучение менеджеров,

• курсы английского,

• дистанционное обучение,

• корпоративная библиотека,

• business case для наиболее затратного обучения,

• коучинг,

• каталог обучения, график тренингов,

• оплата сертификации,

• оплата членства,

• карьерная лестница,

• карьерный план для каждого,

• ротация сотрудников внутри,

• дистанционное обучение,

• open enrollment,

• непрерывное обучение,

• обучающаяся организация,

• правило 70/20/10 (работа-социум-тренинг),

• ROI затратных проектов,

• внутренние тренера.

Succession plan

• HR готовит Succession plan,

• у ключевых сотрудников/руководителей есть заместители,

• у преемников есть план развития,

• 30% вакансий закрывается внутренним наймом.

Knowledge management

• приобретение знаний,

• обмен знаниями,

• сохранение знаний,

• корпоративная система знаний,

• мероприятия,

• информация о сотрудниках и экспертизе.

Компетенции на работе

• ценности в компетенции,

• компетенции при отборе,

• развитие компетенций,

• оценка компетенций,

• компетенции в карьерных уровнях,

• компетенции при назначении на руководящие роли,

• компетенции в планах развития.

Total Rewards

• общая философия Total Rewards,

• регулярный пересмотр на предмет соответствия законодательству,

• сравнение с рынком (заработная плата и практики),

• все компоненты вместе как Total Rewards,

• менеджер по бенефитам,

• детальное описание онлайн или в книге новичка,

• регулярные рассылки о бенефитах,

• опрос удовлетворенности в бенефитах,

• гибкие бенефиты (cafeteria plan),

• сотрудники знают стоимость бенефитов,

• политика в области компенсаций,

• оценка должностей (грейдинг),

• обзор рынка заработных плат,

• наличие грейдов,

• вилки заработных плат,

• соотношение заработной платы с рынком (compa-ratio),

• регулярный пересмотр заработной платы,

• ЗП меняется на основании эффективности,

• ЗП меняется на основании рыночной стоимости,

• HR готовит расчет рекомендаций для руководителей,

• точечный пересмотр заработной платы вне цикла,

• переменное вознаграждение,

• признание достижений,

• стаж работы,

• комиссия или проценты в отделе продаж,

• выплаты, основанные на навыках и знаниях.

EVP и бренд работодателя

• внешнее исследование EVP,

• внутреннее исследование EVP,

• аудит EVP, сравнение с рынком,

• сформулированный EVP компании (не менее 20 пунктов),

• ТОП-3 использованы во всех коммуникациях,

• стратегия HRPR,

• сначала внутреннее, потом внешнее,

• ключевые месседжи,

• каналы коммуникаций,

• социальные медиа,

• ивенты.

Вовлеченность и мотивация

• регулярный опрос,

• цели HR,

• цели руководителей,

• Pulse surveys,

• активный фокус на нефинансовые элементы Total Rewards,

• обратная связь для руководителей с планом действий,

• Автономия, Мастерство, Смысл (мотивация 3.0),

• руководители различают гигиенические и мотивационные факторы,

• Вовлеченность + Well-being = Баланс.

Well-being

• гибкий график,

• дистанционная работа,

• больничный без больничного,

• планирование отпусков,

• 95% использования отпусков,

• отпуски в графике работы бизнеса,

• Self-service для отпусков,

• контроль за ежемесячным доходом при отпуске,

• питание на территории,

• банк на работе,

• медицинские вопросы,

• сервисы (массаж, химчистка),

• банкомат,

• никого в офисе после 19:30,

• корпоративные праздники/каникулы,

• тимбилдинги в рабочий день,

• саббатикал если нужно,

• вместо печенья– фрукты,

• фитнес,

• эргономика рабочих мест (стул на выбор),

• праздники в офисе,

• политика «Не работаем с мудаками».

HR BUSINESS PARTNERSHIP

• присутствие на встречах без ограничений,

• регулярные 1:1 с руководителями,

• присутствие на встречах по постановке целей,

• активные проекты по изменениям,

• ведение не HR проектов.

Корпоративная культура

• миссия, видение, ценности,

• отбор на основании ценностей,

• регулярная оценка ценностей 360 градусов,

• у компании есть описание желаемой культуры,

• текущая культура соответствует желаемой,

• обучение по культуре,

• организационная структура,

• встречи для всех сотрудников,

• понимание внутренних и внешних клиентов,

• обеспечение сервиса внутренним клиентам.

Отношения с сотрудниками

• опросы мнения сотрудников,

• информирование о результатах опросов,

• проведение Exit Interview,

• завтраки с менеджментом,

• политика открытых дверей,

• план работы с низкой эффективностью,

• описание реакции на поведение,

• работа с жалобами сотрудников,

• регулярные коммуникации по стратегии, бизнес-результатам, оргструктурным изменениям.

Управление эффективностью

• каскадирование целей,

• квартальные и более частые check-in,

• обратная связь сотруднику,

• обратная связь менеджеру,

• OKR или V2MOM,

• прозрачные цели,

• PDP,

• коучинг,

• обратная связь 360,

• синхронизация целей между коллегами,

• командные цели,

• описания вместо рейтингов.

Безопасность

• контроль выполнения законодательных норм,

• ответственный сотрудник,

• наличие политики безопасности и условий работы,

• отслеживание метрик происшествий,

• инспекции,

• аптечка и набор первой помощи,

• подготовка к эпидемии вируса,

• безопасность личных данных сотрудников.

HRIS и автоматизация. DIGITAL HR

• безопасно (!) хранится вся информация,

• администратор системы,

• совместима с ERP компании,

• встроенная ATS:

• публикация вакансий на отдельной странице,

• сбор откликов с разных сайтов,

• статус по кандидатам,

• автоматическая отправка писем,

• доступ для менеджера,

• Performance management:

• каскадирование целей,

• все цели всех сотрудников видны всем,

• оценка 360 по заданным компетенциям,

• 9 box matrix (potential/performance),

• возможность проводить checkin по целям, на регулярной основе (отмечать прогресс движения к цели, писать комментарии к целям вовремя 1:1,

• автоматизация onboarding и адаптации - рассылка писем, чек-лист,

• Employee self-services - отпуска, дистанционные дни работы, отгулы,

• расчет Payroll - учет ЗП, отслеживание даты выхода (proration), история пересмотров ЗП, вилки ЗП или comparatio к рыночной ЗП,

• Merit increase / performance based pay - возможность планировать пересмотр

ЗП по компании, расчет бонусов, работа с бюджетами,

• управление развитием сотрудников - возможность записывать skills & competencies, уровень их развития, возможность указывать level сотрудника (junior, middle, senior),

• Succession planning - возможность назначать саксесоров для сотрудников, возможность сотруднику планировать карьерный рост,

• Exit management - отправка анкеты, чек-листы,

• оргструктура компании с возможностью отображения матричной структуры (когда

есть 2 руководителя),

• отчетность,

• модуль по управлению вовлеченностью - регулярные опросники, отчеты по командам, доступ к отчетам для менеджеров,

• поддержка Slack будет плюсом.

Метрики и аналитика

• eNPS (лояльность сотрудников),

• NPS процессов,

• вовлеченность сотрудников (в целом и отдельные компоненты),

• риск ухода,

• командная эффективность,

• рейтинг эффективности сотрудников,

• текучесть,

• наличие hipo (высокопотенциальных сотрудников),

• процент сотрудников с планами развития,

• оценка обучения,

• риск выгорания,

• процент внутренних наймов,

• уровень профессионализма,

• дополнительно:

• связь с бизнес-показателями,

• сравнение с рынком,

• анализ влияния и связи HR и бизнес-метрик,

• предсказательная аналитика.

Организационное развитие

• централизация поддерживающих функций,

• плоская структура,

• отказ от ненужных должностей,

• децентрализованное лидерство,

• построение внешних связей / комьюнити,

• рост проектных команд,

• бирюзовые/холократические команды,

• аутсорсинг ненужных частей,

• перенос бизнес частей в низкозатратные локации.

Инновации

• инструмент подачи инноваций,

• инновационная команда/Лаб/Хаб с отдельными ресурсами,

• отдельный фонд для инноваций,

• тренинги по инновациям,

• поощрение подачи инноваций,

• песочница для прототипирования идей,

• время, которое сотрудники могут тратить на инновации,

• физическое место для инноваций в каждой локации.

HR-инструменты

HR должен следить за внедрением базовых HR-инструментов, например:

• жизненный цикл сотрудника,

• Career path,

• Salary increase matrix,

• Gallup Q12,

• опросы сотрудников,

• 9 box matrix,

• Salary increase matrix,

• грейдинг,

• Employee playbook,

• 1:1.

Управление изменениями и Product Management

• отвечает за изменения,

• разрабатывает план изменений,

• Business case,

• MVP,

• Agile,

• кросс-функциональные команды,

• маркетинг в коммуникациях,

Бенчмарки и Best Practices

Основные тренды

• сетевые структуры (аналог бирюзовой организации),

• обучение в режиме реального времени,

• когнитивный рекрутер,

• Employee experience,

• непрерывная обратная связь,

• новое лидерство,

• Digital HR,

• новая HR аналитика,

• Diversity & Inclusion,

• расширенная рабочая сила (CrowdSourcing, Хакатоны).

Потребности поколения Y и Z

• онлайн системы,

• документы до 3 страниц,

• неформальный язык в документах и письмах,

• геймификация,

• корпоративная социальная сеть,

• «бирюзовая» организация,

• фокус на счастье,

• быстрое развитие,

• HRIS с мобильной версией,

• возможность работы remote.

Законодательство

• сотрудник отвечает за отслеживание изменений,

• текущие практики регулярно пересматриваются,

• все, кто связан с наймом, обучен нормам законодательства.

Наш рекомендації:

HR events – всі заходи для HR та рекрутерів в одному каналі

Рекрутерський чат "HR & рекрутери України"

Канал з вакансіями "HR & рекрутеры (UA)"

Шаг 1. Определите, что вы хотите проверить.

Как мы уже упоминали выше, существует множество различных типов кадрового аудита, на которых вы можете сосредоточиться. Однако для этой цели вам нужно четко указать цели аудита для вашей организации. Не пытайтесь делать все сразу. Установите график завершения.

Шаг 2. Получите поддержку от руководства.

Единственный способ внести устойчивые изменения, которые положительно повлияют на вашу организацию, - это вовлечь в нее свою команду высшего руководства. Вам понадобится их поддержка, особенно если вы попросите нанять третье лицо для проведения аудита.

Шаг 3: Определите, кто будет проводить аудит.

Будете ли вы пытаться провести аудит самостоятельно или нанимаете сотрудников вне организации? Решите, кто за какие задачи отвечает, если это совместные усилия. С самого начала устанавливайте ожидания для своей оценки.

Шаг 4: Соберите данные.

Первоначально вам нужно будет собрать все соответствующие данные, которые имеют отношение к тому, что вы проверяете. Например, вы можете использовать данные из вашего ATS, если вы проводите аудит процессов найма. Убедитесь, что у вас есть разрешение на использование данных.

Шаг 5. Просмотрите свои выводы.

Найдите время, чтобы систематизировать и проанализировать информацию, которую вы обнаружили. Постарайтесь определить любые потенциальные проблемы и возможности для улучшения.

Шаг 6: Спланируйте и внедрите свои улучшения.

Во-первых, расставьте приоритеты в наиболее проблемных областях, например, в тех, которые могут вызвать у вашей организации больше всего юридических проблем. Затем пройдите вниз по списку приоритетов, чтобы улучшить слабые и нуждающиеся в улучшении процессы и политики.

Шаг 7. Будьте прозрачны в отношении изменений.

Сотрудникам будет интересно узнать об изменениях и улучшениях, которые вы вносите в процессы управления персоналом. Найдите способы сообщить им об этих изменениях и попросите руководителей сообщить сотрудникам.