ШОК!!! Этот custom field упростит жизнь всем продакт-менеджерам! Необходимо лишь...

Как продакт-менеджеру правильно приоритезировать задачи если поток входящих задач постоянно обновляется? Как делать так, чтобы команда не ждала твоих решений неделями и не терзала каждый день, а плавно плыла в общем потоке вовремя закрывающихся задач? Поделюсь советом, как можно повысить собственную и (возможно) командную продуктивность просто оцифровав простейший критерий, с которым продакты сталкиваются практически каждый день.

Тот самый Custom Field или гибкий тайм-менеджмент

Секрет тайм-менеджмента в изначально правильной приоритезации задач, причем, как своих личных, так и общих продуктовых.

Мы всё любим копаться в методологиях, но всё ломается, когда возникают срочные и неотложные задачи. Параллельные спринты, задачи в фоне, релизы в пятницу – каждый из нас сталкивался и ходил по подобным граблям со всеми вытекающими последствиями.

Сложность работы многих продакт-менеджеров в том, что задачи продакта появляются в режиме онлайн из многих источников (привет тем самым "задачам от Грефа"), поэтому любой традиционный фреймворк в таск-менеджере, вне зависимости от используемых методологий, зачастую всё равно дополняется custom field с тем самым собственным субъективным критерием по типу "Срочность/Важность" и сводится к временным ограничениям.

Это то самое поле Priority про которое многие забывают и передают этот самый приоритет словах во время колла или встреч, вместо того, чтобы использовать его по прямому назначению. Как итог – не все поняли приоритет, что-то забыли/упустили или вообще сделали не то.

Раз это имеет место место в нашей работе, то одним из таких параметров является простейшая категоризация задач по важности и классические дедлайны для первых трех типов:

Важная (5). Задача, которую нужно сделать как можно быстрее. Обычно, такая задача является начальным или составным звеном в цепочке задач, а раз ты продакт — с большей вероятностью, её решения (и тебя) ждут другие участники команды. ASAP, как говорится.

Значимая (4). Задача, которую нужно сделать до конца этой недели.

Обычная (3). Задача, которую нужно сделать до конца месяца.

Возможная (2). Задача, которая кажется вам важной, но вы сомневаетесь в её срочности.

Ненужная (1). Задача, которая сейчас неважна.

Классифицируя каждую задачу, за которую вы или команда беретесь, просто задавайте себе классические вопросы:

На чем скажется конечный результат работы?

Почему эту задачу необходимо сделать именно сейчас?

Честный ответ на него определит для тебя (и команды) тип задачи и подскажет, как с ней поступать дальше, а визуализация срочности задачи поможет тебе и команде не потерять фокус с действительно срочных или крайне важных задач.

Повторюсь, данная категоризация носит скорее визуальный характер и должна лишь дополнять методологию или фреймворк, а не быть его основой

Команда. Будет полезно, если ты объяснишь команде классификатор выше и расскажи, что задачи ты прогоняешь через этот фильтр и сортируешь в порядке текущего приоритета. Само собой, в ходе работы над задачами, обычно дописываются причины, по которым работа над ними должна быть закончена в данные сроки.

Кто управляет важностью задач? Тот, кто отвечает за реализацию данного направление задач.

В таком подходе важно придерживаться общеустановленного темпа работы, когда все участники команды понимают взаимные возможности по реализации подобных задач (скорость исследований, дизайна, разработки, настройки рекламы и т.п.).

В итоге, все видят задачи в разрезе значимости и их причин, понимают и принимают подобные критерии в работе над задачами и следуют им.

Инструменты. Думаю, что все уже приучились разделять коммуникацию по почте и Slack:

• Почта — вопросы, которые требуют вдумчивых размышлений и несрочного ответа.
• Slack — короткие вопросы, на которые нужно получить быстрый ответ.

Не торопитесь — дайте себе и команде время на спокойный подход к работе над задачами и вопросами вокруг них. Есть вопрос? Подумай над ним по-дольше сам и попроси также подумать коллегу. Умей остановить разговор тогда, когда это нужно.

Я сам люблю бежать впереди паровоза, но всё больше последнее время стараюсь придерживаться подхода, что любая информация/идея/вопрос/решение должны отлежаться минимум одни сутки, перед тем быть публично оглашенными или кому-то озвученными.

Причина простая – мозг торопится, принимая желаемое за действительное и находя для себя и своего обладателя доказательства найденного решения почти во всём. Результат в 80% один – попадание в "ловушку быстрых решений".

Качество тут должно брать верх над количеством — старайтесь с командой уделять большее внимание именно вдумчивым размышлениям, а не частому общению в Слаке (в США уже в первый год после успешного старта Slack, в IT появился феномен чрезмерного использования оного в работе, которое негативно сказывалось на качестве коммуникаций в командах).

Если всё получится, будешь приятно удивлен упавшему количеству входящих писем/месаджей  => выросшему качеству их содержания => толковыми фичами/апдейтами => росту KPI.

По личной организации инструментов. С 2017 года в мою рабочую деятельность очень плотно вошёл Notion, в котором у меня помимо рабочих пространств, давно создан персональный Workspace, в который пишутся все мои мысли и идеи относительно всего, с чем я сталкиваюсь в своей жизни и работе. Вот пара примеров:

• Смотрю конфу/интервью, читаю статью/исследование - в соседней вкладке сразу открыт Notion, куда я пишу все интересные мысли и идеи. Лайфхак — не забывайте указывать ссылки-источники, когда пишете такие заметки. Потом спустя время будет легче вспомнить и найти контекст.
• На созвоне/встрече/совещании? Прямо во время них открывается вкладка, куда пишутся все предварительные задачи, итоги или договоренности. В конце встречи всем шарится эта страница — ничего не теряется, все всё видят и совместно апрувят итоги.
• Интересная мысль/идея? Пиши в ношен, описывай 1 предложением контекст, проблему, преимущество и решение.
• Что делать с полезными/интересными статьями? Сохранять в читалки, а не держать во вкладках до лучших времен. Instapaper, Pocket, Единорог в помощь.

Через продактов проходят ТОННЫ информации, поэтому приучи разгружать свою мозг и память и не держать в них информацию, которую можно записать и поставить на них напоминалку.

В конце расскажу еще пару моментов, которые целиком и полностью влияют на работу продакта и как повысить её эффективность.

САМООРГАНИЗАЦИЯ

Я начал топить за всё что с приставкой "само-" давным-давно и думаю, что сейчас самое лучшее время, чтобы внедрить подобные методики в корпоративную культуры российских it-компаний.

Работа над совершенствованием чего-либо (особенно себя как специалиста) всегда начинается с осознания и принятия неких базовых основ. Пойми и прими тот факт, что ты сам управляешь своей эффективностью и только от тебя, а не от субъективной оценки лида, Senior PM, эйчаров или СЕО, зависит то, КАК ИМЕННО ты работаешь. Ты организатор, ты исполнитель и ты же проверяющий самого себя.

В чем прикол? Критерии оценок часто не поспевают за изменениями компании или даже отрасли, и даже СЕО и эйчары со своими уровнями оценок сотрудников могут сменяться. В таких случаях, твой личный подход к собственной работе должен быть эффективным для тебя самого и далее для компании, где ты трудишься и просто продолжать совершенствоваться. Всё что тебе останется делать – адаптировать свой опыт и знания. Собственно, в этом и состоит суть любой работы.

ФОКУСИРОВКА

Одновременно, самое простое и самое сложное. Дабы не пересказывать по второму разу, поделюсь своим прошлогодним постом: 👉 "Ум, сознание, концентрация и потоки в работе продакт-менеджера"

Вся инфа актуальна и работает и по настоящий день.

САМОКОНТРОЛЬ

Как трекать результат? Только субъективная и индивидуальная оценка. Можно трекать собственную эффективность по выросшему количеству открытых и закрытых задач в таск-менеджере, но я думаю, что это в духе "хакнуть KPI", а не работа по самосовершенствованию.

Как тогда быть? Следовать простым правилам:

• "Быть честным с самим собой".
• "Пообещал — сделал, накосячил - исправил".

Честность с самим собой не даст тебе возможностей для оправданий, а обещание, данное самому себе, должно мотивировать самым лучшим образом.