Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. Дэвид Аллен

Главная мысль: В новом тысячелетии наблюдается парадокс: люди повысили качество своей жизни, но при этом вырос и уровень стресса, поскольку они взваливают на себя больше работы, чем способны выполнить. Большинство людей опускают руки и заходят в тупик, пытаясь изменить такое положение вещей.

Тезисы и идеи:

Важно научиться на все 100% сосредотачиваться на работе, которую сейчас выполняете. Тогда вы сохраните ясность, получите новые идеи и с минимальными усилиями выполните главные задачи.

Чтобы увеличить производительность, вы должны:

• освободить сознание от лишних мыслей;
• четко понять, в чем заключается задача;
• объединить напоминания о действиях в систему, к которой вы будете регулярно обращаться.

Дэвид советует одним предложением описать проблему, которая вас больше всего беспокоит. А тогда написать первые действия, которые нужно сделать для решения задачи. Такое упражнение приводит к ощущению уверенности, спокойствия и контроля над ситуацией.

Проблема занимает все наши мысли, если вы четко не поняли, какой результат хотите получить, не определили первоочередные шаги и не упорядочили напоминания.

Как правило, люди записывают дела и задачи, но в них нет четких шагов или инструкций, как их выполнить. А нам для максимальной эффективности нужна ясность.

Большинство людей думает, что главная проблема — нехватка времени. На самом деле, нам мешает недостаток ясности, что именно следует делать.

Человек может одновременно думать про 2-3 вещи, а все остальное хранится в «оперативной памяти» мозга. У некоторых людей этот отдел переполнен, что приводит к информационной перегрузке.

Чтобы освободить мозг от ненужной информации, желательно фиксировать в календаре все дела, которые нужно выполнить.

Вы должны постоянно иметь при себе средство фиксации информации и заносить в него все дела и идеи, которые встречаются на протяжении дня.

Вещи, которые нужно сделать, можно сортировать так:

• которые требуют 2-3 минуты для решения;
• неважные;
• которые не требуют активных действий;
• обязанности перед коллегами;
• информация, которую нужно передать.

Этот список нужно регулярно просматривать, чтобы ускорить процесс исполнения.

Материалы, которые нужно прочитать в будущем, желательно перенести в отдельную папку. Еще в одну положите материалы, с которыми можно ознакомиться быстро, на ходу.

Материалы можно сортировать так:

• список проектов;
• дополнительные материалы для основных проектов;
• действия, занесенные в календарь;
• первоочередные шаги;
• список ожидания;
• недостаточно важные дела.

Записанные на листок дела можно:

• сразу выполнить, если они не требуют много времени;
• передать другим на исполнение (в том числе подчиненным);
• отложить на будущее исполнение.

Большинство наших дел можно выполнить за 2-3 минуты, и нужно это сделать не откладывая. Этим мы очистим мозг и нашу жизнь от захламления.

Перед началом каждого дела, нужно задавать себе вопрос: «Для чего»? Будь то деловой разговор, встреча с друзьями на шашлыках или наем нового работника.

Чтобы получить доступ ко всем ресурсам мозга (сознательным и подсознательным), вы должны четко представить конечную цель и те чувства, которые возникают при ее достижении.

Если вы четко представляете конечную цель, желательно составить шаги, как ее достичь: для этого подходит метод «мозгового штурма». Идеи удобно оформлять в виде mind -карты. При этом нельзя критиковать идеи. Здесь важнее количество, чем качество.

Если видите, что определенная вещь на столе вам не только мешает, но и не применяется, то сразу выбросьте в мусорную корзину. Особое внимание при очистке обратите на ящики стола, которые часто загромождаются мусором.

Перед включением компьютера нужно подумать о тех вещах, которые вы собираетесь сделать: письма, которые нужно отправить, или документы, которые нужно отредактировать.

В начале каждого дня сначала смотрите в календарь, потом просмотрите список дел, а тогда материалы, нужные для работы.

Лучшие цитаты из книги:

Ваша способность накапливать силы прямо пропорциональна вашей способности расслабляться.

Дела редко застревают на одном месте из-за недостатка времени: они не могут сдвинуться с мертвой точки, потому что четко не определен путь достижения результата.

Обычно между тем, сколько вы думаете о проблеме, и тем, насколько преуспеваете в ее решении, существует обратно пропорциональная зависимость.

Задача в том, чтобы выбросить проекты и обстоятельства из головы, но при этом не оставить без внимания ни одной мысли, которая может оказаться полезной.

Источник https://2pct.ru