Как правильно разработать KPI в HR: основные правила и секреты

Давайте сначала разберемся, чем метрики отличаются от KPI.

Метрики и KPI относятся к разным аспектам измерения успеха бизнеса. Но на самом деле все просто.

Метрики - это способ измерения любой бизнес активности для оценки и корректировки процесса, в то время как KPI - это тоже способ измерения бизнес активности, но сопряженный с конкретной задачей, направленной на достижение стратегической цели бизнеса

Вот несколько примеров:

Метрики для HR:

• Количество откликов на вакансии
• Среднее время на закрытие вакансии
• Количество пройденных кандидатов на каждый этап отбора
• Среднее время проведения интервью
• Количество участников программы стажировки
• Уровень удовлетворенности сотрудников компании

KPI для HR:

• Уменьшение среднего времени нахождения вакансии в открытом состоянии на 20%
• Увеличение количества пройденных кандидатов на последующие этапы отбора на 30%
• Снижение количества покинувших компанию сотрудников на 15%
• Увеличение количества стажеров, перешедших на постоянную работу, на 25%
• Повышение уровня удовлетворенности сотрудников компании до 90%

Важно: например, количество откликов на вакансии является метрикой, которая может быть использована в качестве одного из показателей для оценки эффективности рекрутмента. Если же установлены целевые значения количества откликов, то это уже может быть рассмотрено как KPI.

6 КЛЮЧЕВЫХ ХАРАКТЕРИСТИК KPI

Итак, о чем нужно помнить при разработке KPI. Учитывая мой предыдущий опыт и ошибки, я выделила 6 ключевых характеристик KPI, чтобы они действительно работали

1. Фокус - определите 2-7 конкретных KPI и сфокусируйтесь на них.
2. Измеряемость: KPI должны быть измеряемыми, чтобы была возможность отслеживать их достижение и сравнивать с прошлыми показателями. Сразу убедитесь, что вам есть откуда брать данные и правильно их считать. Здесь у нас была очень тесная работа с аналитиком. Обратите внимание на возможности программ, с которыми вы работаете, могут ли они давать данные, статистику и пр.
3. Простота - команда должна очень четко понимать каждую метрику. Оптимально разрабатывать и определять KPI вместе. Давно известно, что если мы сами ставим себе цели, а не кто-то спускает их “сверху” - достигаются они быстрее и радостнее 🙂
4. Ответственность - каждый на своем уровне должен отвечать за конечный результат достижения KPI.
5. Взаимосвязь: KPI должен быть взаимосвязанным с другими показателями производительности и влиять на конечные бизнес цели.
   Например: вовлеченность персонала ведет к → удовлетворенности клиентов, что ведет к → увеличению оборота компании
   
6. Способность к анализу и действиям: KPI должны помогать выявлять проблемы и слабые места, а также обеспечивать возможность принятия решений и действий для улучшения ситуации.

8 ШАГОВ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ KPI:

1. Изучите и обсудите с руководством стратегию компании.

Если нет такой возможности, и у вас это “тайна покрытая мраком”, даже и не начинайте, ваша компания не готова к измерению эффективности или не верит, что HR может повлиять на это. Просто “чего-то достигать” не понятно для чего - быстро приведет к выгоранию. Все ваши HR KPI должны строго коррелироваться со стратегией компании.

2. Согласуйте KPI с заинтересованными сторонами (руководство, сотрудники, клиенты).

Вы должны понимать все заинтересованные стороны, говорить с ними на одном языке, понимать их бизнес вопросы и стать для них поддержкой

3. Сделайте Long list всех получившихся KPI

4. По системе MoSCoW criteria сформируйте Short list (не более 7 KPI)

M- Must have
S - Should have
C - Could have
W - wont have

5. Определите данные (data), которые вам необходимы и формат расчета KPI

6. Внедрите KPI

Сделайте презентацию на всех уровнях, обсудите все детали и определите ответственных. Помните 95% результата зависит именно от этапа имплементации

7. Определите инструменты оценки KPI

Очень важный момент, чтобы KPI не “забылись” и не ушли в стол, должна быть постоянная коммуникация по процессу. Нам здесь отлично помогал Slack и Ally - программа KPI dashboard, синхронизированная со Slack Все и всегда видели процесс любой команды, кто на каком этапе достижения, получали нужные алерты и были полностью синхронизированы. Очень рекомендую

8. Пересмотрите свои KPI через 1-3 месяца, чтобы убедиться, что они помогают повысить производительность

При разработке KPI необходимо также помнить, что это процесс непрерывного улучшения, и KPI могут меняться в зависимости от изменения стратегических приоритетов компании, потребностей сотрудников и внешней среды.

Удачи вам!