Как правильно организовать питание и проживание сотрудников

Расскажу о том, как грамотно накормить наемных работников и оформить это с точки зрения Трудового кодекса и бухгалтерии.

Кейтеринг, столовая и компенсация — делаем выбор

Столовая — оптимальный вариант

Есть три варианта организации системы питания — кейтеринг, столовая и компенсация. К компенсации прибегают довольно редко, самый распространенный вариант — столовая.

Лучший вариант, если столовая уже работает на базе предприятия, где штатные повара готовят обеды.

Это удобно в ситуации, когда сотрудники подменяют друг друга. Работающая столовая обеспечивает бесперебойный производственный процесс.

Кейтеринг — в чем подводные камни

Если же на производстве нет собственной столовой, то работодатель может воспользоваться услугами кейтеринга — доставки готовых обедов, приготовленных на каком-то стороннем комбинате питания. Однако здесь есть свои особенности.

Например, сейчас практически на любом производстве работает большое количество иностранцев, и, соответственно, кейтеринг надо продумывать с учетом особенностей питания нанятых сотрудников. Кроме того, если с работников удерживают деньги за питание, то, как правило, они хотят получить компенсацию за него.

Если персоналу не понравится работа кейтеринга, например, привезут невкусную еду, ее будет недостаточно, или она окажется остывшей, то люди будут недовольны.

Компенсация — все равно с нюансами

И в таком случае на сцену выходит компенсация — если речь идет об иностранцах, то они и сами зачастую неплохо готовят, причем, сделают это дешевле. В итоге что мы получаем? Все три варианта вполне рабочие, но самый удобный все же столовая.

Однако не стоит забывать, что люди так или иначе все равно покупают себе еду дополнительно — перекусы, напитки, полдники. Поэтому на удаленном объекте, возле которого нет никаких магазинов, необходимо организовать закупку продуктов и привозить ее по спискам — это тоже вполне распространенная практика.

Как быть с ночной сменой?

Если столовая работает круглосуточно или сменами, то, как правило, она уже готова кормить круглосуточно. Если работает только днем, то всегда можно договориться с ее сотрудниками, чтобы они приготовили еду для ночной смены. Так или иначе, этот вопрос необходимо решить: сотрудников, работающих в ночную смену, нельзя оставлять без еды.

Как правильно оформить обеды персоналу

У клиента может быть столовая, а может не быть ничего — в зависимости от этого вы подбираете рабочий вариант и рассчитываете стоимость. Если сотрудников кормит исполнитель заказа, то работнику нужно начислить этот доход в натуральной форме и так же заплатить с него страховые взносы и НДФЛ. Это влияет на тариф. Если же заказчик сам организовывает питание, тариф, разумеется, будет меньше.

Еще клиент может сказать, мол, я сам буду кормить, но учитывать питание по-своему. Для него это, возможно, выглядит выгодно, но здесь возникают сложности. Заказчик не может удержать 13% с тарелки супа, потому что других выплат в денежном выражении не осуществляет, поэтому обязанность уплаты 13% или 30% НДФЛ возлагается на самого работника.

Законодательство и здравый смысл

Я рекомендую иметь дело только с проверенными компаниями. Такие организации, являясь крупными налогоплательщиками, всегда находятся под лупой. Разумеется, для них жизненно важно, чтобы все было оформлено четко с точки зрения трудового законодательства.

Чаще всего клиент совершенно не задумывается о многочисленных подводных камнях, которые несет в себе оформление мелочей вроде питания. И которые обязательно всплывут впоследствии. Во время переговоров с клиентом наша компания никогда не называет сразу точную цену: сначала необходимо проработать все тонкие места, учесть нюансы.

Правильный учет питания и проживания по Трудовому кодексу

Тонкости с НДС

Согласно действующему законодательству, как в трудовых договорах, так и во локальных нормативных актах должна быть оговорка: сотрудник получает довольствие не только в денежном виде, но и в виде нематериального блага, то есть, питания и/или проживания.

С точки зрения закона этот доход ничем не отличается от основного и точно также облагается НДФЛ и страховыми взносами. Если предприятие, предоставившее питание, работает с налогом на добавленную стоимость, то НДС с работников не вычитается, а распределяется пропорционально среди всех сотрудников. Впоследствии в справке о доходах физических лиц эти нематериальные доходы будут указываться с отдельным кодом дохода.

О проживании

Что касается проживания, то точно также заключается договор, причем, обязательно с оговоркой о том, что это именно жилое или пригодное для проживания помещение. Такой документ помимо прочего дает право на регистрацию сотрудников. Соответственно работодатель аналогично должен начислить работникам доходы, и точно также с них необходимо заплатить страховые взносы и НДФЛ.

Вахтовики на особом положении

Вахта закрепляется в особой форме трудовых отношений. И при определении вахты и подаче соответствующего уведомления в Пенсионный фонд расходы на питание, проживание, билеты в оба конца включаются предприятием не в доходы физических лиц, а в собственные расходы. Соответственно, ни НДФЛ, ни страховых взносов с этих сумм платить не нужно.