Как писать письма

Часто наше первое общение с коллегами и заказчиками может происходить по электронной почте. Поэтому крайне важно писать хорошие письма. Они создают первое впечатление о вас для новых людей.

Прежде всего, следуйте следующим общим правилам:

1. Будьте ясными

Вы должны написать краткое письмо с достаточным количеством информации, но избегая ненужных деталей.

2. Будьте вежливыми

Всегда пишите вежливые письма, используя специальные фразы, такие как «Не могли бы вы...» и так далее. Будьте вежливее, чем при разговоре, потому что тон и интонация отсутствуют в письменной форме общения. Здесь важно использовать дружелюбный язык, описательные прилагательные и тщательно подобранные слова.

3. Будьте последовательными

Логика - это всё для хорошего письма. Чтобы быть кратким и ясным, вам нужна логическая последовательность ваших мыслей и предложений.

4. Будьте завершёнными

Вы должны предоставить всю необходимую информацию. Не просто описывайте факт, но и объясняйте, каких действий вы ожидаете от получателя письма.

5. Будьте корректными

Не забывайте о правилах грамматики и пунктуации. Используйте проверку орфографии.

Структура емейла

Продолжим более детально.

Каждое электронное письмо имеет свою структуру. Не упускайте ни одну из его частей.

Итак рассмотрим структуру письма - какие поля и какой информацией заполнять.

Следуйте следующим правилам:

"Шапка" письма

Кому (To)

Вы знаете первое правило, верно? Никогда не пропускайте его, потому что вы не сможете отправить письмо). Убедитесь, что вы включили правильного человека или людей.

Копия (CC)

Сюда следует добавить человека или людей, от которых вы не ожидаете никаких действий или информации, вы просто хотите, чтобы они знали о письме. Например, добавляйте сюда коллег, когда отправляете отчет о результатах PM (менеджеру проекта).

Скрытая копия (BCC)

Здесь вы можете добавить человека или людей, о которых вы хотите, чтобы они знали о письме, но другие люди в полях «Кому» и «Копия» этого не видели. Например, вы можете добавить своего тест-лида сюда, когда отправляете письмо разработчику о найденном баге.

Тема (Subject)

Никогда не оставляйте это поле пустым!

Сделайте тему письма короткой, ясной и включите всю информацию, чтобы было понятно, о чем письмо. Тема должна быть содержательной. Например, вместо темы «проблемы с jira» напишите «Ошибка 404 появляется при входе в проект jira».

"Тело" письма

Приветствие (Salutation)

Первая буква первого слова приветствия должна быть заглавной. За приветствием следует точка, запятая или восклицательный знак. Здесь можно писать приветствия типа "Здравствуйте!" или "Добрый день!", а можно писать обращения (например, "Коллеги") или просто имя (Алексей, ...).

Основная часть (Body)

Это то место, где вы описываете ваши запросы, предоставляете информацию или причины, или отвечаете кому-то. Она включает 3 части:

1. Изложите свою цель

• Первый абзац должен представлять предмет письма или ссылаться на предыдущую переписку или разговор, на который вы отвечаете.
• Эта часть обычно представляет собой короткий абзац. Что-либо слишком длинное приведет к тому, что читатель потеряет терпение.
• Переходите сразу к делу в первом предложении письма. Помните, у вашего читателя нет времени продираться через длинное письмо, как и у вас.

2. Объясните, что вы хотите, чтобы произошло, или объясните информацию, которой располагаете

• Это «изюм» письма (самая суть). Здесь объясняется информация, которую вы даете, или объясняется, что вы хотите, чтобы получатель сделал.
• Если у вас много информации, разбейте ее на короткие абзацы, составьте список или сошлитесь на вложение.
• Подчеркивание важной информации - один из способов выделить ключевые моменты для вашего читателя.

3. Запросите действие с указанием даты, сделайте вывод или поблагодарите читателя за ответ

• Эта часть, как и первая, обычно представляет собой короткий абзац. В зависимости от цели вашего письма, она будет делать одно из трех:
• Завершение. В информационном письме это позволяет вам указать на самый важный пункт или объединить все ваши ключевые моменты в одно утверждение.
• Запрос действия. В письмах, требующих ответа, вы определяете действие, которое вы хотите, чтобы получатель предпринял. В этой части вы говорите читателю, что делать и когда это делать. Расплывчатые формулировки приводят к расплывчатым результатам. Будьте конкретны.
• Благодарность читателю. В некоторых письмах эта часть представляет собой просто благодарность за внимание, ответ или участие получателя.

Завершающая фраза (Complimentary Close)

Слово или слова, написанные таким образом, выражают уважение, почтение или расположение к человеку, которому адресовано письмо. Первая буква первого слова завершающей фразы должна быть заглавной. Вся завершающая фраза должна сопровождаться запятой.

Примеры: С уважением, Best regards

Подпись (Signature)

Никогда не пропускайте ее. Она должна находиться прямо под завершающей фразой. Используйте подпись, в которой указаны ваша должность и контактная информация. Она должна выглядеть профессионально (не слишком длинной или витиеватой) и позволять другим легко выбрать способ связи с вами.

Постскриптум (Post Scriptum)

«P.S.» выделяет дополнительную информацию. «P.S.» часто является первым, что читает получатель. Используйте его, чтобы привлечь внимание или мотивировать читателя.

Также не забывайте о следующих правилах:

• Пишите ясно, эффективно и вежливо. Будьте максимально прямы, сохраняя при этом вежливый тон.
• Не пишите в электронном письме того, что вы не хотели бы, чтобы прочитали все. Электронное письмо может быть отправлено не по адресу, даже если вы осторожны.
• Используйте простой и понятный формат и текст.
• Не пишите ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. В электронном эквиваленте это РАВНОСИЛЬНО КРИКУ!
• Прикрепляйте вложение, если оно должно быть)
• Никогда не нажимайте «Ответить всем», предварительно не проверив список получателей. Отправляйте письмо только тем людям, которым необходимо знать его содержание.
• Не заполняйте строку «Кому» до тех пор, пока не напишете, не вычитаете и не отредактируете свое сообщение. Точна ли информация? Грамматически корректна? В соответствующем тоне? Если вы введете информацию «Кому» первой, одно неловкое движение пальца может отправить сообщение раньше времени!