Как опоздать на работу и сохранить карму (+ шаблоны электронных писем и сообщений)

Каждый из нас когда-нибудь опаздывал на работу, не слышал будильник с утра, не мог найти ключи  или попадал в пробку. В современных компаниях вас вряд ли будут отчитывать за опоздание на 15 минут. В некоторых компаниях даже возможен гибкий график - не важно, во сколько вы приходите и уходите с работы, главное, чтобы вы отрабатывали часы.  

Но что делать, если вы проспали встречу с клиентом или опаздываете на обсуждение важного рабочего вопроса с руководителем, запланированного на 9 утра? Как предупредить руководителя и коллег об опоздании? Стоит ли извиняться? И как вести себя в течение дня? Ответы на эти вопросы мы даем в нашей статье. И в качестве бонуса - шаблоны писем, которые не стыдно отправить своему руководителю в случае опоздания.

Независимо от того, опоздали вы по своей вине или по стечению непредвиденных обстоятельств - ниже инструкция, как избежать последствий.

Предупредите об опоздании как можно раньше. 

Чем дольше вы пропадаете, тем сложнее вам будет объясняться. Пишите, а лучше звоните менеджеру сразу, как открыли глаза, застряли в пробке или обнаружили, что не высох ваш любимый костюм. И постарайтесь сразу назвать точное время, во сколько вы будете на месте. 

Если за день до вылета вы получаете уведомление о том, что ваш рейс может быть задержан, сразу сообщайте об этом вашему руководителю. Если вы плохо себя чувствуете вечером, и вы знаете, что ваше утро завтра начнется с кабинета врача, также напишите об этом руководителю. Сразу! Не ждите бури и ее последствий, учитесь предупреждать сложные обстоятельства и грамотно из них выходить. 

Вашему руководителю необходимо время для того, чтобы отреагировать на ваше сообщение. Если вы предупреждаете об опоздании за две минуты до встречи, он не успеет ничего предпринять и встреча может быть сорвана. Или хуже всего, если он будет ждать вас с минуты на минуту, и увидит ваше сообщение только после встречи. 

Не оправдывайтесь и не обманывайте.

Говорите или правду, или ничего. Нет ничего глупее, чем придумывать отмазки. Стыдно и неловко будет всем: и вам, и руководителю. Будьте уверены, стены офиса навсегда запомнят ваше нелепое оправдание.

Никто не сомневается в вашей изобретательности и фантазии - можно придумать 100 отмазок более убедительных, чем “не услышал будильник” или “забыл заправить машину”, но искренность подкупает. А вот отмазки в духе паблика “Оправдания для Олега” ваш руководитель вряд ли оценит.  

Извинитесь.

Вы должны показать, что вам действительно жаль, но сделать это непринужденно. Если вы начнете пускаться в долгие объяснения,вымаливать прощение и рыдать… Ладно, такое случается только в американских комедиях. 

Перейдем к более реальной ситуации. Есть люди, которые никогда не извиняются или делают это с большим трудом. Так вот - поймите наконец, что извиняться нужно всегда, когда из-за вас меняются чьи-то планы, тратится чье-то время, портится чье-то настроение и т.д. Конечно вы не будете извиняться перед собой за лишний час сна, но вы обязательно должны извиниться перед коллегами за сорванную встречу. 

Подчеркните, что вы хотели бы исправить последствия вашего опоздания.

Да, вы не можете контролировать непредвиденные ситуации, из-за которых обычно происходят опоздания. Но вы можете постараться компенсировать неудобства тем, что вы задержитесь после работы или возьмете на себя дополнительную задачу. Здесь как раз пригодится ваша фантазия: придумайте, как вы можете исправить ваше отсутствие на встрече с клиентом или не сделанный вовремя отчет. 

Сообщите в письме или сообщении о том, что несмотря на обстоятельства, вы держите все под контролем. 

В конце дня или при удобном случае поблагодарите руководителя за понимание.

Если ваш менеджер спокойно воспринял ситуацию и с легкостью вошел в ваше положение, поблагодарите его за это. Конечно этого не стоит делать, если ваш руководитель вспыльчив, и вы едва остановили бурю. 

Отмечайте все ваши опоздания.

Опаздывают все. И ваш руководитель тоже. Если это происходит один или два раза в месяц - это не страшно. Но если вы замечаете, что опаздываете минимум два раза в неделю, вам необходимо пересмотреть ваш график. Регулярные опоздания обязательно скажутся на ваших оценках на проектах, отзывах менеджеров и вероятности повышения. 

Также вести график опозданий полезно в случае, если ваш руководитель в порыве скажет следующую фразу (а рано или поздно мы все бросаемся в голословные обвинения):  “Ты постоянно опаздываешь, сколько можно!” Вам есть, что на это ответить. Вам даже есть, что показать.

Перейдем к главной части - шаблонам.

Если вы опаздываете по серьезной причине. 

Добрый день, [имя руководителя]!

По причине …, я сегодня опоздаю. Постараюсь быть в офисе к [времени].

Прошу прощения за доставленные неудобства. На сегодня у меня запланировано [доделать отчет], я предоставлю результат моей работы к [времени].

Если я могу быть чем-то полезен вне офиса, я буду доступен по [телефону/почте/в телеграме].  

[Ваше Имя]

Если вы опаздываете по своей вине. 

Доброе утро, [имя руководителя]!

Извините, я сегодня опоздаю. Обещаю, что это не войдет в привычку. 

Несмотря на опоздание, я постараюсь выполнить [запланированные задачи] и провести [запланированные встречи]. Если у вас есть срочные вопросы, я доступен по телефону. 

Еще раз прошу прощения, 

[Ваше Имя]

Если вы проспали/пропустили важную встречу.

Доброе утро, [имя руководителя]!

Мне очень жаль, я опаздываю на [30 минут] из-за [причина]. Я постараюсь быть в офисе к [времени].

Я знаю, что у нас запланирована [встреча] на [время]. Я не успеваю присутствовать на ней лично, можно ли передвинуть ее на [альтернативное время] / созвониться с [клиентом] по телефону / получить от кого-нибудь бриф / вернуться к обсуждению темы встречи один на один? 

Также я сегодня предоставлю вам [проекты, которые должны быть выполнены сегодня] к [времени]. Будьте уверены, все будет готово вовремя.

Еще раз, мои искренние извинения - я постараюсь, чтобы эта ситуация не повторилась!

[Ваше имя]

Если вы собираетесь предупредить об опоздании по телефону или в сообщении.

Звонок или сообщение уместны, если вы привыкли к такому формату общения с руководителем/вы не сильно опаздываете/вы уверены, что так он увидит ваше предупреждение еще до встречи. 

Здравствуйте, [Имя руководителя], хотел предупредить, что могу опоздать на [время] из-за [причины]. Извините за неудобство, буду держать вас в курсе.

Мне очень жаль, я сегодня опоздаю из-за [причины]. Я надеюсь, что буду в офисе к [время], если что-то изменится - обязательно сообщу. Я доступен [формой общения] в случае срочных вопросов. Я надеюсь доделать запланированные [задачи] к [время], в ином случае [как вы наверстаете упущенное]. Еще раз мои искренние извинения! 

Если вы уже отправили письмо по почте, но руководитель не отвечает.

Я отправил вам электронное письмо, хотел еще раз извиниться за то, что опаздываю - я буду к [время]. Большое спасибо за понимание!

Инструкция простая, но не для всех очевидная. Просто следуйте этим правилам, и вам не придется краснеть во время выговора или писать объяснительную. А шаблоны пригодятся в случае, если вы проспали, нервничаете, и у вас нет ни одной свободной минуты на написание письма. Не благодарите (а лучше не опаздывайте)!

Источник

│Talented People