Как делиться опытом в рамках программы TAGRAS-Digital
— Вадим Анатольевич, какой опыт могут передать дивизионы друг другу в части вопросов цифровой трансформации?
— За 5 лет реализации Программы цифровой трансформации TAGRAS-Digital мы накопили не только экспертизу в части внедрения информационных систем и автоматизации. Но мы в курсе и тех проблем, с которыми сталкиваются дивизионы при оптимизации бизнес-процессов и поисков подходящих решений для исключения ручного труда. Аккумуляция этой информации в одном реестре помогает унифицировать схожие процессы.
— На что можно опираться при изучении опыта в рамках программы TAGRAS-Digital?
— В первую очередь, на компетентных сотрудников, которые реализовали проекты. У них есть опыт решения проблем.
Можно использовать уже созданные информационные системы, то есть программные продукты другого дивизиона. В этом случае важно, чтобы бизнес-процессы в компаниях совпадали с высокой вероятностью.
Кроме того, это База знаний, где собирается проектная документация, модели бизнес-процессов и ИТ-архитектура, а также все материалы по проектам.
— Расскажите об успешном примере использования Базы знаний для тиражирования опыта.
— В дивизионе «ТНГ-Групп» созданы полные модели бизнес-процесса регламентированного учета. В рамках предстоящего проекта по регламентированному учету в «Система-Сервис» специалисты дивизиона и подрядчика будут использовать эту информацию в своей работе.
Потенциально это позволит унифицировать процессы, сэкономить трудозатраты, время на обследование и формирование схем. Однако, окончательные результаты такого сотрудничества еще не получены, так как работы по данному проекту стартовали только в первом квартале этого года.
— Можно ли настроить системную работу в этом направлении?
— Конечно, но для этого необходимо четко определить, что и у кого можно изучить и тиражировать. Для удобства коллег, задействованных в процессе цифровой трансформации, ЦУП готовит матрицу по управляющим и обеспечивающим бизнес-процессам. В ней мы укажем функции и их автоматизацию в каждом дивизионе.
Сейчас подобная матрица составлена на примере процесса «Управление расчетом заработной платы». Это позволило нам изучить опыт дивизионов в рамках проекта по переходу с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 дивизиона «Система-Сервис». С результатами проведенной работы мы ознакомили членов Экспертного совета. Считаю полученный опыт успешным – коллеги из «Система-Сервис» плодотворно поработали и достигли хороших результатов. Думаю, они поделятся кейсом после завершения проекта.
— На что стоит обращать внимание при изучении опыта коллег?
— Основной акцент необходимо делать на выявление базовых различий и сходств планируемого к открытию проекта и проекта уже реализованного. Сравнивать по трем направлениям – бизнес-процессы, информационные системы и инструменты Индустрии 4.0.
После определения базовых сходств и различий, сформировать матрицу анализа изученного опыта. В ней специалисты дивизионов будут фиксировать что из увиденного для них стало ценным и важным и что они будут тиражировать в планируемом к открытию проекте, как это может повлиять на его сроки и трудозатраты.
— Какие специалисты от компании будут участвовать в процессе и на каком этапе нужно присматриваться к эффективным решениям и опыту коллег?
— В изучении опыта на начальном этапе проекта важно участие трех ключевых ролей: организационного развития, владельца бизнес-процесса и руководителя программы ЦТ. Изучать опыт нужно начинать за несколько недель до старта проекта.
Дивизион формирует команду, а ЦУП подскажет где и что полезного посмотреть. Далее совместными усилиями формируется матрица анализа изученного опыта. И только после этого компания вырабатывает окончательные функциональные требования к проекту и запускает процедуру тендера.
Если настроить системную работу, то дивизионы смогут экономить затраты и время на этапах обследования, проектирования и разработки проектов. Это позволит стандартизировать процессы и повысить эффективность реализации проектов.