Кайдзен-планирование. Выгрузка

Введение

Приветствуем читателей платформы! В мае Кайдзен клуб в рамках мероприятия «Умный четверг» знакомится с авторской методикой Маргулана Сейсембаева — Кайдзен-планированием. Мы уже писали об отличиях Кайдзен-планирования от других систем, например, от тайм-менеджмента. Также мы рассказывали о том, как Кайдзен-планирование меняет жизни трекеров курса здесь и здесь.

В течение месяца мы выпустим цикл статей, посвящённых этому методу. Мы рассмотрим, что такое Кайдзен-планирование, из каких этапов оно состоит и как внедрить его в свою жизнь. А сегодня вспомним, каковы принципы Кайдзен-планирования, а также расскажем, как начать планировать по Кайдзен.

Планировать в динамике

Существуют разные системы планирования, которые можно разделить на три группы:

• Жёсткая — система, при которой все ваши цели, действия, даты, время фиксированы.
• Гибкая — цели фиксированы, а даты, время и действия по их достижению могут меняться.
• Динамическая — могут меняться и цели, и даты, и способы выполнения дел.

Часто, когда мы слышим слово “план”, нам представляется список целей и дел, которые необходимо сделать. Однако мы забываем, что планирование — это инструмент, которым пользуются люди, а не люди — это инструмент, которым пользуется план.

Жёсткая система строится на ошибочном представлении о роли планирования в жизни. Всё расписано до минуты, до копейки. В итоге человек теряет ощущение потока и радости, ведь фокус внимания смещается со своих сокровенных желаний на таблицу или список.

В противовес существует гибкая система планирования. Она более приближена к реальности: не всегда получится выполнять всё так, как задумано. Мир полон других факторов, некоторые из которых могут нам помочь, а другие — помешать. Цель может быть достигнута разными путями, некоторые из которых становятся заметны только тогда, когда вы выполнили часть действий.

Представим, что у кого-то родители живут в Богом забытой деревушке, до которой не ездит транспорт. Человек решил поехать на машине, но вот беда: она сломалась в самый неподходящий момент! Что ж, он решает пойти пешком. План уже нарушился, но цель осталась той же. И вот он идёт по дороге, и возле него останавливается машина. Водитель подбрасывает нашего героя до следующего населённого пункта. По приезду туда оказывается, что есть местные “таксисты”, которые возят людей по ближайшим окрестностям. О их существовании можно было догадаться, но это было неочевидно в начале пути. Было бы глупо отказываться от их услуг и продолжать идти пешком. Таким образом, способы достижения цели поменялись три раза, но наш герой посетил родительский дом.

Динамическая система планирования учитывает контекст, позволяет пересматривать цели и способы их достижения. Цель “попасть в деревню к родителям” включает два аспекта: встретиться с ними и побывать вдали от города. Если у вас сломалась машина, то эту цель можно разбить на две, переоценить их срочность и важность, придумать другие способы их реализации. Если речь о том, чтобы навестить родителей, то в качестве альтернативы можно пригласить их к себе. А если побывать на природе не менее важно, то пикник недалеко от города — отличная идея!

Материализация мыслей

Вы могли слышать высказывания вроде “мысли материальны”. Но это очередное заблуждение: мысли не материальны, пока вы их не материализуете. Если вы не контролируете процесс их материализации, то этот процесс контролирует вас.

Поэтому прежде чем планировать, нужно очистить голову от задач, страхов и желаний, перенеся их на бумагу. Голова нужна не для хранения. Она нужна для обработки информации и принятия правильных решений. Голова — не чулан, а процессор.

Материализация мысли — это процесс придания мысли физического, визуального, материального измерения. Благодаря этому мысль становится видна глазу, и с ней можно проводить операции: двигать её, корректировать, уничтожать. Смысл материализации в том, что при переносе на бумагу вы начинаете чувствовать мысли руками, видеть их, ощущать. Это уже не обрывки потока сознания, крутящегося в голове, где задачи перемешаны с желаниями, страхами и пр.

Для того чтобы мысль материализовалась, вы должны рукой её написать, а для этого надо свои мысли прожевать, сформулировать, привести в порядок, в удобоваримый, понятный формат. Например, в немецкой армии жалобы в устной форме не принимаются, потому что когда эмоции захлёстывают человека, он не может высказать их правильно. Жалобы принимаются только письменно и только на следующий день. Это делается, чтобы человек мог чётко сформулировать суть своей проблемы.

Процесс материализации мыслей называется выгрузка.

Как проводить выгрузку

Выгрузку лучше проводить на физические, а не электронные носители. Возьмите маркерную доску и post-it стикеры. Запаситесь временем и терпением. Далее начните выписывать все свои мысли, желания, страхи и прочее на листочки. Следуйте правилу: одна мысль — один стикер.

Мысли должны быть законченными, атомарными. При этом некоторые мысли могут приходить вместе и казаться частью одного дела. Всё равно материализуйте их по отдельности. Как в примере выше, всегда может оказаться, что предполагаемая цель реализуется совершенно другим путём.

Чтобы понять, выгрузили вы всё или нет, пройдите тест. Посидите минут 15, смотрите на свою доску. Задайтесь вопросом: что бы мне ещё сделать? Пришла идея — записали. Взгляд на доску должен успокаивать, потому что вы почувствуете, что всё учтено и всё перед глазами. Это даст вам ощущение контроля над ситуацией. Вы знаете, что ничего не забыто.

Одна из основных тревог заключается в том, что вы всё время думаете, не забыли ли вы чего-то. Пока всё у вас в голове, это чувство не будет вас покидать. На следующий день после начала выгрузки к вам придут ещё 2-3, а то и больше новых мыслей. Потом — одна-две. Обычно 70-80% мыслей приходят сразу, а в течение недели — остальные 20%.

Ваша главная цель на данном этапе — спокойствие. Не стоит бросаться делать дела, пока вы не выгрузили всё, не освободили голову.

Подводим итог

В статье мы разобрали, какими бывают системы планирования — жёсткая, гибкая и динамическая. На примере мы показали, что неправильное понимание планирования приводит к дискомфорту, ведь люди забывают, что планы нужны для жизни, а не жизнь для планов. Кроме того, мы затронули важный аспект планирования — материализацию мыслей, выгрузку. Этот этап нужно пройти перед тем, как строить планы, ведь он поможет очистить голову, подарит ясность и чувство контроля.

Основные принципы выгрузки:

• Выгружаем из головы всё. Голова должна быть пустой
• Не должно быть мысли вне карточки
• Каждой мысли — свою карточку
• Каждая мысль должна быть материальна
• Управлять можно только тем, что видно
• Карточки — для хранения, голова — для размышления.

В течение следующей недели ваша основная задача — освободить голову от мыслей, но не стоит замыкаться в себе. Общение с людьми поможет обратить внимание на слепые зоны вашего сознания, например, в процессе интервизии. При этом важно, чтобы ваши собеседники были вовлечены в процесс и имели ценность счастливой жизни. Поэтому приглашаем вас в Кайдзен-клуб. Каждый четверг мы собираемся, чтобы изучать инструменты повышения личной эффективности и достижения целей. В этом месяце мы рассматриваем Кайдзен-планированием, поэтому ждём вас! С подробностями вступления ознакомьтесь по ссылке.