Кадастр тизимида архив ишларининг аҳамияти.

       Кадастр агентлигининг ва Давлат кадастрлари палатасининг Наманган вилоят бошқармалари тизимидаги Наманган, Мингбулоқ ва Турақўрғон туманлари  бўлим ва филиалларида хизмат сафарида бўлган Комплаенс-назорат хизмати раҳбарлари томонидан архив ишларига катта аҳамият берилди.

     Матбуот хизмати томонидан архив ишлари қайси қонун ва қайси меъёрий ҳужжатлар билан тартибга солиниши ўрганилди ва кадастр соҳасида архив ишлари билан шуғилланувчи ходимларимизга ёрдам сифатида ушбу мақола тайёрланди.

      Ўзбекистон Республикасининг “Архив иши тўғрисида” ги қонуни Олий мажлиснинг Сенати томонидан 2010 йил 7-майда маъқулланган бўлиб Ўзбекистон Республикаси Президенти томонидан 2010 йил 15-июньда имзоланган ва 16-июнь эълон қилинган кундан кучга кирган. У 36 та моддадан иборат бўлиб ушбу Қонуннинг мақсади архив иши соҳасидаги муносабатларни тартибга солишдан иборатдир.

Қонуннинг 4-моддаси билан Давлат ҳокимияти ва бошқаруви органларида, давлат корхоналари, муассасалари ва ташкилотларида турган архив ҳужжатлари, шунингдек улар томонидан давлат архивлари, музейлари ва ахборот-кутубхона муассасаларига топширилган архив ҳужжатлари давлат мулки ҳисобланади ҳамда мазкур ҳужжатлар давлат тасарруфидан чиқариш ва хусусийлаштириш, олди-сотди ёки мулк ҳуқуқини бошқа шахсга ўтказиш билан боғлиқ бошқа битимлар объекти бўлиши мумкин эмаслиги белгилаб қўйилган.

Қонунинг 16-моддасида эса архивларни ташкил этиш учун архив ҳужжатларини сақлаш ва улардан фойдаланиш талабларига жавоб берадиган моддий-техник база, шу жумладан бино (хоналар), зарур жиҳозлар, муҳофаза воситалари ҳамда ёнғинга қарши воситалар бўлиши шартлиги белгиланган.

Қонуннинг 25-моддаси билан Архивлар ва идоравий архивларда архив ҳужжатларининг бут сақланишини таъминлаш архивлар ҳамда корхоналар, муассасалар, ташкилотлар раҳбарларининг зиммасига юклатилади.

Қонуни 27-моддасида Архивлар ва идоравий архивлардаги архив ҳужжатларини кириб кўриш фойдаланувчига илмий-маълумотнома аппаратини, шунингдек тегишли архив ҳужжатлари ёки уларнинг кўчирма нусхаларини тақдим этиш орқали таъминланади.

Фуқароларнинг шахсий ҳаёти тўғрисидаги ёки уларнинг ҳаёти ва хавфсизлигига таҳдид туғдирувчи маълумотларни ўз ичига олган архив ҳужжатларини кириб кўришга доир чекловлар архив ҳужжатлари тайёрланган вақтдан эътиборан етмиш беш йил муддатга белгиланади. Ушбу муддатдан олдин мазкур ҳужжатларни кириб кўришга фуқаронинг ўзи томонидан, унинг вафотидан сўнг эса шу фуқаронинг меросхўрлари томонидан рухсат берилиши мумкин.

Ўзбекистон Республикасининг «Архив иши тўғрисида» ги қонуни талабларини амалга ошириш мақсадида Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 2012 йил 5-апрельдаги “Ўзбекистон Республикасида архив ишини такомиллаштириш тўғрисида” ги 101-сонли қарори қабул қилинган.

Қарор билан қуйидагилар,

Архив ҳужжатларини жамлаш, давлат ҳисобига олиш, сақлаш ва улардан фойдаланиш тартиби тўғрисида Низом 1-иловага мувофиқ;

Ўзбекистон Республикаси Миллий архив фонди Давлат каталоги тўғрисида Низом 2-иловага мувофиқ;

Архивларни ташкил этиш, қайта ташкил этиш ва тугатиш тартиби тўғрисида Низом 3-иловага мувофиқ;

Архивлар ва идоравий архивлар томонидан хизматлар кўрсатиш тартиби тўғрисида Низом 4-иловага мувофиқ;

Архивлар мутахассисларини Ўзбекистон Республикаси корхоналари, муассасалари ва ташкилотлари ҳужжатларини тартибга келтиришга компетентлиги юзасидан аттестациядан ўтказиш тартиби тўғрисида Низом 5-иловага мувофиқ тасдиқланган.

Архив ҳужжатларини жамлаш, давлат ҳисобига олиш, сақлаш ва улардан фойдаланиш тартиби тўғрисида низомга асосан қуйидаги қоидалар белгиланган:

1.     Архивда архив ҳужжатларини сақлаш меъёрий шароитларни яратиш, меъёрий тартибларга риоя этиш ва архив ҳужжатлари сақловини тўғри ташкил этиш, йўқолиши ва ўғирланишини бартараф этувчи, шунингдек уларнинг нормал физик ҳолатини сақлаб турувчи тадбирлар комплекси орқали таъминланади.

2.    Архив ҳужжатларини сақлашнинг меъёрий шароитлари қуйидагилар асосида таъминланади:

-        архивларга мос бино ва хоналар ажратиш;

-        архив бинолари ва хоналарида мақбул (меъёрий) ёнғинга қарши, қўриқлаш, ҳарорат ва намлик, ёруғлик, санитария-гигиеник шароитлар яратиш;

- архив ҳужжатларини сақлаш ва жойини ўзгартириш учун махсус воситаларни (стеллажлар, шкафлар, сейфлар, қутилар, папкалар ва бошқаларни) қўлланиш.

3.  Архив архив ҳужжатларини сақлаш учун махсус қурилган ёки мослаштирилган бинода (ёки бинонинг алоҳида хоналарида), ёнғин келиб чиқиши хавфи бўлган объектлар (нефть омбори, АЁҚШ, автотураржой, гараж ва шунга ўхшаш бошқа жойлар) ва ҳавони ифлослантирувчи саноат объектларидан (агрессив газлар, цемент чанги ва бошқалардан) узоқда жойлаштирилади.

Архивларни мослаштирилган бино ва хоналарда жойлаштириш бинолар белгиланган тартибда экспертизадан ўтказилганидан сўнг амалга оширилади. Экспертиза бинонинг ёнғинга чидамлилик даражасини, асосий конструкциялари ва қаватлар орасидаги тўсиқларни уларнинг потенциал юкламани ҳисобга олган ҳолдаги мустаҳкамлигини, бино хоналарининг ҳолатини (қаватларда, ертўлада, чордоқда), иситиш ва вентиляция тизимининг мавжудлиги ва ҳолатини аниқлайди. Экспертиза архив вакиллари иштирокида, тегишли орган ва хизматлар вакилларини жалб этган ҳолда ўтказилади. Экспертиза якунлари бўйича далолатнома тузилади.

Архивни мустаҳкам бўлмаган, ёғочдан қурилган, асосий, ертўла ва чордоқ хоналари зах бўлган, печь ёрдамида иситиладиган биноларда жойлаштиришга йўл қўйилмайди.

Архив сақловхонаси максимал даражада архивнинг лаборатория, ишлаб чиқариш, маиший хоналаридан узоқда жойлаштирилиши ва улар билан умумий вентиляция каналларига эга бўлмаслиги керак. Архив сақловхоналарида сув таъминоти ва канализация, сувни технологик ва маиший чиқариш қувурлари ўтказилишига йўл қўйилмайди.

Архив сақловхонаси табиий ёки сунъий вентиляцияга эга бўлиши керак.

Архив жойлашган бино, архив сақловхоналаридаги ёнғинга қарши режим Ўзбекистон Республикасининг ёнғин хавфсизлигига оид тегишли меъёрий-ҳуқуқий ҳужжатлари билан тартибга солинади.

 Архивни қўриқлаш тартиби муҳандис-техник мустаҳкамлигини таъминлаш, архив биносини (хонасини) сигнализация воситалари билан жиҳозлаш, хоналарни муҳрлаш, хизмат хоналарининг калитларини сақлашни таъминлаш бўйича комплекс чоралар орқали таъминланади.

Архив сақловхоналари ва архив ҳужжатлари доимий ёки вақтинча сақланадиган хоналар, шунингдек моддий бойликлар, бинодан авария ва захира чиқиш йўллари, куну-тун қўриқлаш пости бўлмаган ҳолларда эса — асосий кириш йўли қўриқлаш сигнализациялари билан албатта жиҳозланиши ва муҳрланиши лозим.

Архив сақловхоналаридан вақтинча берилган архив ҳужжатлари, ҳисоб ҳужжатлари, илмий-маълумот аппарати сақланадиган хоналар муҳрланмайдиган бўлса — шу ҳужжатлар сақланадиган металл шкафлар, сейфлар муҳрланиши лозим.

Архив ҳужжатлари доимий ёки вақтинча сақланадиган архив сақловхоналари ва бошқа хоналар бузиб очилишга қарши, техник жиҳатдан мустаҳкам, юқори махфийликка эга қулфлар ўрнатилган эшиклар билан жиҳозланади.

Калитларнинг ҳамма нусхалари (махсус махфийлик тартиби ўрнатилган хоналардан ташқари) архив хоналари қулфларига мўлжалланган калитларни ҳисобга олиш журналида ҳисобга олинади, уни юритиш архив раҳбарининг буйруғи билан масъул мансабдор шахсга юкланади. Мазкур журналда хоналарнинг ҳар бирига мансуб калитлар қайси ходимда борлиги ўша ходимнинг мазкур калит нусхасини олганлиги тўғрисидаги тилхати билан белгиланади.

Архивнинг барча хоналари калитлари икки комплект бўлган қулфлар билан таъминланиши, калитларнинг биттаси архивнинг қўриқлаш хизматида доимо бўлиши керак.

Иш вақтида ва ишдан ташқари вақтда калитларнинг сақланиш тартиби, қўриқлаш хизматидан калитларни олиш, қўриқлаш хизматига калитлар ва хоналарни топшириш белгиланган тартибда тасдиқланган архивни қўриқлаш тартиби ҳақидаги йўриқномада белгиланади.

Иш вақтида ходимлар архив сақловхонасида ишламаётган бўлса сақловхоналар қулфланган бўлиши керак. Иш вақтида архив сақловхоналарининг калити сақловхона мудири ёки унинг ўрнидаги шахсда бўлади.

Архив сақловхонасига ушбу архив сақловхонаси мудири ва ходимлари, шунингдек архив раҳбари ва унинг ўринбосарлари, фондларнинг бош сақловчиси кириш ҳуқуқига эга. Керак бўлганда янгиланадиган, архив сақловхонасига кириш ҳуқуқига эга шахслар рўйхати қўриқлаш постида бўлиши керак. Архивнинг бошқа ходимлари архив сақловхонасига фақат бўлим мудири ёки унинг ўрнидаги шахс кузатувида киритилади. Бошқа шахслар, истисно ҳолларда, фақат архив раҳбарининг ёзма рухсати ва бўлим мудири ёки унинг ўрнидаги шахс кузатувида киритилади.

Ҳаво алмашиниш тизимлари билан жиҳозланган қоғоз асосидаги архив ҳужжатлари сақланадиган архив сақловхоналарида меъёрдаги ҳарорат ва намлик таъминланади: ҳарорат 17 - 19 °C, ҳавонинг нисбий намлиги

50 - 55%.

Ҳарорат-намлик режими хона ва ташқаридаги ҳарорат кондиционерлар ўрнатилган хоналарда – 1 ҳафтада 1 мартадан кам бўлмаган, мувофиқлаштирилмаган ҳарорат мавжуд бўлган архив сақловхоналарида – 1 ҳафтада 2 марта, тартиб бузилганда эса – 1 кунда 1 марта ҳарорат-намлик ҳолатини тизимли ўлчаш орқали назорат қилинади ҳамда махсус рўйхатга олиш журналларида қайд этилади.

Архив ҳужжатларини сақлаш қоронғи хоналарда амалга оширилади. Бу архив ҳужжатларини муқовалар, папкалар, қутилар, ёпиқ турдаги шкафлар, стеллажларда, шунингдек белгиланган ёруғлик шартларига риоя этган ҳолда таъминланади.

Архив сақловхонасида табиий ёритишдан фойдаланишга деразада ёруғликни тарқатувчи ойналар ёруғликни автоматик равишда бошқарувчи воситалар, ҳимоя фильтрлари, жалюзлар, пардалар ва шу кабилар ўрнатилган тақдирда йўл қўйилади.

 Сақловхоналардаги санитария-гигиеник шароит тозалик ва тартибга риоя этиш, ҳашарот, кемирувчилар ва моғор, чанг пайдо бўлишининг олдини олиш йўли билан амалга оширилади.

Архив сақловхоналарида нам воситалар билан тозалаш, ҳар йили чанг юткич воситаси ёрдамида стеллажлар, шкафлар, сақлаш воситалари (қути, боғлам, папкалар)даги чангларни тозалаш ишлари мунтазам равишда олиб борилиши шарт. Бунда деворнинг пастки қалин қисмига яқин жойлашган стеллажлар, пол, плинтуслар, дераза токчалари сувли антисептик моддалар билан артиб тозаланади.

Архив сақловхоналарига устки кийим-бошларда, тоза бўлмаган оёқ қийимларда кириш, у ерда кераксиз нарсаларни, озиқ-овқат маҳсулотларини сақлаш, шунингдек чекиш тақиқланади. Архив ҳужжатларини ерда, дераза токчаларида ва тартибсиз ҳолда сақлаш тақиқланади.

Архив ҳужжатларида бўлиши мумкин бўлган моғор ва ҳашаротларни аниқлаш мақсадида ҳар йили икки марта (иситиш даври бошланиши ва тугалланишида) архив ҳужжатлари мажбурий равишда энтомологик ва микологик текширишдан ўтказилади. Биологик зараркунандалар аниқланганда архив ҳужжатлари сақланадиган хоналар ва воситаларда тозалаш ишлари амалга оширилади.

Санитария-гигиена ишларини амалга ошириш учун санитария кунлари режалаштирилади.

Юқоридаги қонун ва қарорлардан кўриниб турибдики архивлар ҳамма соҳадаги каби кадастр тизимида ҳам ўта муҳим йўналиш бўлиб давлат томонидан тартибга солиниб, назоратга олинган. Шу сабабли архивларни ишига аҳамиятни кучайтиришимиз куннинг долизарб масаласига айланди.

 Наманган вилояти. Шамасиддин Тоштемиров.