КАК НЕ "ВЛЕТЕТЬ" С НАЙМОМ БИЗНЕС-АССИСТЕНТА? ПОЧЕМУ ПЛОХО ДАЕТСЯ ДЕЛЕГИРОВАНИЕ И КАК ЭТО ИСПРАВИТЬ.

Чаще всего предприниматель приходит к идее найма ассистента, когда уже чувствует, что «тонет» в операционке. И отталкивается от функционала, который хотел бы перебросить на помощника.

В 8 из 10 случаев такая попытка разгрузить себя заканчивается провалом. Ассистент делает не то, не так, демонстрирует недостаточно самостоятельности и квалификации. Его приходится дообучать и контролировать, что-то даже переделывать за ним.

Таким образом, оказывается, что вместо помощи - вы получаете еще бОльшую вовлеченность – теперь нужно еще и за ассистента отвечать. Растут временные, эмоциональные и финансовые затраты на обслуживание сотрудника.

В чем же дело? Почему так плохо работает делегирование?

Как процесс организуешь – так он и заработает.

Давайте начнем с главного условия успешного найма ассистента. Оно звучит так: «Прежде чем нанять организатора, организуй себя сам».

Чтобы взаимодействовать с человеком, которому вы доверите управление операционными процессами в своем бизнесе или жизни – нужно сначала выстроить систему личной эффективности.

А именно, определиться:

✔️какие у вас цели и приоритеты;

✔️как выстроена система планирования;

✔️из каких дел состоит ваш график;

✔️как организована система работы с информацией;

✔️каков процесс управления результатами других людей – в конце концов, для руководства ассистентом тоже нужно время и понятный алгоритм взаимодействия.

К сожалению, мне часто попадаются предприниматели, которые сами живут в хаосе и суете, пренебрегают принципами самоорганизации. Такие как раз ожидают, что придет волшебный помогатор и все разрулит. На него просто сваливают весь бардак, в ожидании, что все сам разгребет и организует. А собственник будет парить вольной птицей.

Вот 5 правил, которые помогут организовать действительно продуктивный найм и сотрудничество с ассистентом.

Правило 1. Определите ключевые выгоды от найма помощника.

Зачем он вам нужен? Под какие конкретно задачи и процессы нанимается.

Какие у вас, на самом деле, ожидания от работы с помощником.

Например:

✔️бОльшая скорость ведения дел,

✔️помощь в управлении сотрудниками;

✔️дисциплинирование вас, как руководителя;

✔️четкий контроль показателей, финансов, сроков;

✔️высвобождение времени для жизни или новых проектов;

✔️прочее

Пропишите функционал: что вы фактически делаете в течении дня и месяца – что из этого можно передать ассистенту. Какие еще обязанности у него могут появиться на перспективу, в соответствии со стратегией развития.

Правило 2: Нанимайте подходящего, а не лучшего или правильного.

У каждого руководителя абсолютно неповторимый бизнес и пул задач. А также свои цели, ценности, стиль управления, команда.

Суперпрофи из крутой компании может не только не помочь, но еще и развалить ваш бизнес или коллектив. То, что хорошо для одной бизнес-системы, для другой – смерть. Не существует универсальных специалистов для этой вакансии.

Составьте индивидуальный профиль под вашу уникальную ситуацию и требования. Сбалансируйте его адекватными условиями работы для подходящих кандидатов.

Я рекомендую найм ассистентов и операционных\исполнительных директоров доверять профессионалам. Ассистент – это ваше конкурентное преимущество, инвестиция в качество вашей жизни и бизнеса. Подбор такого специалиста – тонкая и ответственная работа, ее нельзя делать наобум, интуитивно.

Можете написать мне в ТГ @dronova_pro_personal если вам нужна помощь в этом вопросе.

Правило 3. Продумайте взаимодействие.

▪️ Как вы будете выстраивать коммуникацию с помощником?

▪️ Каким образом ставить и контролировать выполнение задач? В каком режиме?

▪️ Какие правила коммуникации и как настроена система обратной связи?

▪️ Еще один момент: при оценке кандидатов важно учитывать – впишется ли он в команду. Как она отреагирует на новую должность? И как вы собираетесь его интегрировать в коллектив? Нередки случаи, когда человек не смог сработаться с уже существующими сотрудниками.

Правило 4. Проведите подготовку к найму.

Прежде чем внедрять специалиста в работу, ЗАРАНЕЕ продумайте и пропишите следующие моменты:

✔️правила работы с ассистентом;

✔️способы взаимодействия – встречи плановые и по договоренности, отчеты, мессенджеры и пр.

✔️автоматизация: системы хранения информации, планирования и отчетности;

✔️система безопасности – проверка кандидатов, доступы и конфиденциальность;

✔️уровень ответственности и полномочий, ключевые показатели.

Правило 5. Еще раз оцените свою готовность к найму помощника: проработайте негативные установки.

К сожалению, часто сотрудничество с ассистентом не складывается именно по вине руководителя.

Вроде как ему было очень нужно, но в результате управленец:

▪️ Боится доверять: вдруг сотрудник накосячит, «все рухнет», придется переделывать самому, делает «не по - моему». Здравствуй, микроменеджмент!

▪️ Не может отпустить рутинные задачи, т.к. это дает иллюзию занятости. Часто страх новых проектов перекрывается оправданиями в нехватке времени. С появлением ассистента отговорок не останется.

▪️ Боится обнаружить собственное несовершенство. «Приближенный» сотрудник увидит – какой вы на самом деле неорганизованный или какой-то еще не такой.

1.Пониманием выгоды. Ассистент – это инвестиция в вашу энергию, здоровье, рост бизнеса и доходов. Именно он даст вам возможность развить себя, как проект, и реализоваться во многих сферах жизни.

2.Грамотным наймом и адаптацией специалиста. Именно квалифицированный подбор учитывает и сводит на нет все риски несоответствия кандидата этой должности.

Больше инструментов делегирования, помощь в подборе ассистентов и операционных директоров – в ТГ-канале  https://t.me/dronova_pro_personal