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En cette période inédite de télétravail presque généralisée, les échanges par mail se démultiplient. Conseil d'amie : arrêtez (tout de suite) de commencer vos mails professionnels par "J'espère que vous allez bien".
Alors que le monde post-confinement tente de retrouver un semblant de "normalité" tout en gardant évidemment les gestes barrières pour éviter un rebond de l'épidémie de Covid19, les échanges de mails n'ont jamais été aussi nombreux. La normalisation du télétravail n'est d'ailleurs pas étrangère à tout ça.
Et les formules de politesse préconçues se généralisent. Le fameux "J'espère que vous allez bien" est sans aucun doute votre introduction préférée pour vous adresser à votre hiérarchie ou à vos collaborateurs externes. Elle est standard, polie, presque sympathique. Pourtant, cette entrée en matière n'est que pollution pour votre interlocuteur, qui est tout de même au courant qu'il ne s'agit que d'un code de bienséance et non d'un véritable intérêt pour sa personne. Certes, vous n'êtes pas possédée par une terrible envie que vos collègues - ceux dont vous n'êtes pas proches, voire que vous connaissez à peine - se portent mal (surtout au vu du contexte pandémique), mais ce n'est pas pour autant que vous espérez du plus profond de votre être qu'ils aillent bien : cela vous passe juste au dessus de la tête. Ce que vous voulez vous, c'est demander un document (et qu'on vous le donne).
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Et si vous n'êtes toujours pas convaincue par nos arguments, en 2016 le New York Magazine écrivait dans son article consacré au sujet : "Cette expression est tellement devenue banale que nos cerveaux n'y font même plus attention". La journaliste ajoutait également qu'il s'agissait d'un indicateur pour la personne à qui vous adressiez ce mail professionnel , qui était : "Je vais te demander une faveur". Rassurez-vous, il existe des alternatives à cette formule de politesse. Vous pouvez par exemple tourner cette phrase à la forme interrogative en demandant : "Comment allez-vous ?". La différence est mince, on en convient, mais le fait de solliciter directement votre interlocuteur est une preuve d'attention sincère.
Vous pouvez aussi opter pour une entrée en matière plus personnalisée, sans pour autant ajouté à la fin de cette formule "en cette période compliquée".
L'effet message pré-enregistré sera ainsi gommé. Mais si vous ne connaissez que très vaguement la personne ou si vous n'avez tout simplement rien à lui dire : n'écrivez pas d'avant-propos et allez droit au but.
Enfin... n'oubliez quand même pas de dire "Bonjour".
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Publié
le 11/05/2020 à 06:00 , Mis à jour le 26/07/2022 à 09:46
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Être attentionné en restant professionnel, faire preuve de gentillesse sans être familier... Il n'est pas toujours simple de commencer un message, surtout en ce moment. Les conseils de Sylvie Azoulay-Bismuth, formatrice et praticienne en écrits professionnels, pour éviter le faux-pas.
"Chère Untel, j'espère que vous allez bien." La formule, incontournable depuis le début de l'épidémie de coronavirus, est devenue un réflexe pour commencer ses mails . Une façon de vous montrer sympathique, compatissant même, en cette période difficile. L'intention est bonne, la formulation un peu moins. Sylvie Azoulay-Bismuth (1), fondatrice du site d'e-learning Le Français des pros , donne ses astuces pour mettre de l'humain dans ses messages, tout en restant professionnel.
"La formule n'est pas vraiment maladroite, c'est une politesse, mais c'est une phrase toute faite. Or, à force d'utiliser toujours les mêmes mots, ils ne font plus d'effet", explique Sylvie Azoulay-Bismuth. Son conseil : remettre de la spontanéité et de la sincérité dans nos messages. "Pour ne pas paraître hypocrite, on peut ponctuer cette phrase d'un point-virgule et enchaîner avec l'objet de son mail", recommande-t-elle.
On lui préfèrera toutefois la question : "Comment allez-vous ?" Selon l'experte, contrairement à la précédente formule, qui n'attend pas de réponse, celle-ci invite vraiment l'interlocuteur à donner de ses nouvelles, et lui donne ainsi plus envie de le faire. "Il faut piocher dans un langage sincère, éloigné des phrases toutes faites et des "mots bateaux". Ces derniers donnent l'impression d'une distance alors que le but est de créer de la proximité."
Si la situation est exceptionnelle et l'envie d'être solidaire décuplée, il faut toutefois rester professionnel. "Cette démarche n'est pas appropriée pour un premier contact, ni dans un mail adressé à quelqu'un qu'on ne connaît pas, souligne Sylvie Azoulay-Bismuth. Cela pourrait sembler intrusif et donner un effet très marketing, provoquant ainsi de la méfiance." On le réserve donc aux personnes dont on n'aurait pas eu de nouvelles depuis longtemps.
Autre option : abandonner tout simplement cette formule de circonstance. "Au cœur de la crise ces attentions avaient du sens, remarque la praticienne en écrits professionnels. Elles en ont beaucoup moins maintenant que les choses reviennent progressivement à la normale." Arrêter de parler de santé serait une manière de revenir à la vie d'avant, et de se placer sous un jour positif vis-à-vis de ses interlocuteurs.
Mais plus important encore que la formule de politesse en ouverture du mail, il est essentiel de rester fiable aux yeux de ses collaborateurs. "Ce qui se passe en ce moment nous impacte beaucoup plus, le positif comme le négatif, et va laisser des traces", insiste Sylvie Azoulay-Bismuth. Les fausses promesses seront lourdes de conséquences par la suite, et la confiance perdue pendant cette période particulière le sera durablement, voire définitivement."
Mettre de l'humain dans un mail ne tient pas nécessairement en une phrase et peut se distiller tout au long du message. "Il faut qu'un "vous", "votre" ou "veuillez" intervienne dès les premiers mots pour que le lecteur se sente impliqué", recommande Sylvie Azoulay-Bismuth. Mais pour être sûr de capter l'attention de votre correspondant, renseignez-vous et identifiez l'élément central de votre échange. "Des phrases comme "vous avez attiré notre attention sur tel dysfonctionnement" ou "vous nous avez écrit à propos de telle erreur dans tel document" fonctionnent bien, explique la coach. Un terme bien choisi montre qu'on s'intéresse vraiment à son interlocuteur."
Enchaînez avec une "phrase de réconfort", comme les appelle notre formatrice, pour rassurer votre correspondant et lui montrer que vous avez compris ses besoins. "Nous regrettons vivement cet incident" ou "nous vous remercions de votre participation à notre événement", par exemple. "Ces formulations humanisées mettent l'interlocuteur dans de bonnes dispositions pour lire la suite, explique Sylvie Azoulay-Bismuth. Des tournures comme "j'accuse bonne réception" instaurent au contraire une grande distance."
Pour éviter de tomber dans le piège des phrases toutes faites et des mails impersonnels, notre coach suggère de conclure par une formule telle que "Au plaisir d'avoir de vos nouvelles". "Certains trouvent que ce n'est pas très professionnel, mais dans le contexte actuel on peut transgresser un peu les conventions. Quitte même à utiliser des mots de proximité qu'on réserverait au cercle plus proche, comme "je souhaite sincèrement que tout aille pour le mieux, pour vous et votre famille, vraiment de tout cœur", ou encore "retrouvons-nous très vite et en bonne santé"."
(1) Sylvie Azoulay est formatrice et praticienne en écrits professionnels. Elle est également auteure d' Être un pro de l'e-mail , éd. Eyrolles, 144 p., 17€.
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Pourquoi il faut éviter de commencer un e-mail par "j'espère que vous allez bien"
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novembre 25, 2020
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admin
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0 Comments
» plus: Comment organisez-vous des funérailles virtuelles? Commencer ici
Il est difficile de savoir comment démarrer des e-mails et des textes, surtout si vous en envoyez beaucoup dans le cadre de votre travail. La lutte peut être encore plus difficile si vous communiquez avec les mêmes personnes tout au long de votre semaine.,
dans le monde d’Aujourd’hui, il est plus important que jamais que vous vous rendiez compte de votre travail et de vos contacts personnels. Il est important de poser des questions sur le bien-être physique et mental de chacun., La phrase « j’espère que vous allez bien” a soudainement plus de sens.
comment vous enregistrer avec les gens que vous connaissez sans utiliser la phrase standard, « J’espère que vous allez bien »? Voici quelques idées.
combien de SMS ou d’e-mails envoyez-vous en une journée de travail de huit heures? Il y a de fortes Chances que vous en envoyiez pas mal. En commençant chacun,” j’espère que cela vous trouvera bien » semble un peu répétitif. En fait, la phrase est devenue si standard qu’elle est en concurrence avec « je suis désolé pour votre perte” comme l’une des phrases les plus utilisées.,
Voici quelques façons professionnelles de démarrer des e-mails.
en raison de la récente pandémie, il est devenu tout à fait approprié de commencer un courriel professionnel en posant des questions sur la santé du destinataire. En fait, puisque nous ne savons pas combien de temps ces soucis dureront, cela pourrait devenir la norme pour les mois à venir.
Nous savons que cette phrase ne diffère que par un seul mot, mais cela semble un peu plus formel que « j’espère que cela vous trouvera bien.”
Si vous pensez que poser des questions sur la santé du destinataire est un peu trop personnel, vous voudrez peut-être éviter de poser des questions à ce sujet. Après tout, un contact d’affaires ne va probablement pas vous dire que sa grand-mère est à l’hôpital ou qu’il souffre d’allergies ces derniers temps.
c’est un excellent moyen de démarrer un e-mail professionnel. Tout d’abord, cela montre que vous avez pris le temps de vous souvenir de l’emplacement du destinataire. Ces détails sont importants.
Deuxièmement, c’est une question ouverte., Le destinataire peut répondre avec un commentaire sur la météo ou discuter de la façon dont les tigres se portent. Enfin, la question semble quelque peu décontractée et amicale, mais elle n’est pas trop informelle.
vous voudrez peut-être éviter d’utiliser des introductions optimistes pendant une pandémie mondiale. Mais si vous êtes une personne naturellement Guilleret, pourquoi ne pas partager votre personnalité à travers le libellé de vos e-mails?
Guilleret ou non, pensez à vous limiter à un point d’exclamation tout au long du texte de votre message. Trop de points d’exclamation ne semble pas professionnel.,
pensez à votre boîte de réception. Si vous êtes inondé de courriels toute la journée, vous comprenez à quel point il est difficile de lire et de répondre à chacun d’eux. Facilitez les choses pour le destinataire en sautant les subtilités et en coupant à la chasse.
Vérifier le bien-être d’un ami ou d’un membre de la famille est tout à fait différent de communiquer avec un collègue ou un associé., Non seulement devriez-vous utiliser un ton moins formel lors de l’envoi de messages à des connexions personnelles, mais vous pouvez également poser des questions plus intimes.
Voici quelques idées sur la façon de dire, « Espère que vous allez bien!” un membre de la famille ou un ami.
peut-être que la seule raison pour laquelle vous envoyez l’e-mail au texte est de vérifier le bien-être de votre ami ou membre de la famille. Si tel est le cas, l’envoi de ce court message serait tout à fait approprié.
envoyer un message” j’ai pensé à vous » à un collègue de travail peut sembler inapproprié. Envoyer ce message à quelqu’un dans votre entourage est un acte gentil.
Ceci est particulièrement approprié à envoyer lorsque votre ami ou membre de la famille traverse une période difficile. Vous pouvez également envisager d’envoyer un petit cadeau ou une carte-cadeau ainsi de montrer votre soutien.
La Plupart d’entre nous ont une vie compliquée pleine de responsabilités et de drames variés., Poser aux membres de votre famille cette vaste question leur permet de répondre avec des informations sur leur santé, leur travail, et plus encore. Ils peuvent répondre avec tout ce qui est le plus pressant sur leur esprit.
Parfois, pour lancer la conversation, il suffit d’un bon moment drôle ou émouvant même. Vous ne pouvez pas recevoir une réponse. En fait, une personne ne peut envoyer qu’un rire virtuel ou ne pas répondre du tout.
envoyer un mème est un moyen de faire savoir aux autres que vous pensez à eux. C’est peut-être tout ce dont votre ami a besoin.
rien ne donne à une personne des fuzzies plus chaudes qu’un message qui dit: « Tu me manques. »En fait, nous devrions partager ce sentiment avec les gens davantage.
avez – vous un terme particulier d’affection pour un membre de votre famille? Utilisez le nom dans vos textes ou e-mails. Les Chances sont, le destinataire sera en mesure d’entendre votre voix quand il ou elle lit le message.
connaissez-vous quelqu’un qui est en pleine crise?, Peut-être qu’il ou elle a récemment perdu un emploi ou a reçu un diagnostic effrayant. Ce serait une erreur d’ignorer la situation. En fait, cela vous ferait paraître insensible. Envoyez un message à votre ami ou membre de votre famille.
certaines de ces expressions seraient plus appropriées pour les collègues de travail, par exemple si vous devez envoyer un courriel de condoléances à un client ou à un membre du personnel. Les autres messages doivent être réservés à vos amis les plus proches. Assurez-vous de choisir le ton approprié afin de ne pas sonner trop formel ou informel.
ce message serait approprié pour toute personne qui traverse des moments troublants. Rappelez-vous, si vous dites à quelqu’un que vous priez pour ou que vous pensez à lui, suivez votre promesse.
parfois, les gens se sentent mieux en sachant qu’ils ne sont pas les seuls en crise. Personne n’est à l’abri des soucis. Admettez cela, mais en même temps, envoyez un souhait que vous espériez qu’ils gèrent le stress de manière appropriée.
votre ami a-t-il récemment perdu un être cher? Si vous avez déjà perdu quelqu’un, vous savez à quel point cela peut être. Ne comparez pas votre mal à celui de quelqu’un d’autre; votre ami peut se sentir mieux en sachant que vous avez cette connexion.
pensez à montrer votre soutien et votre préoccupation avec une petite surprise comme déposer des produits de boulangerie ou des fleurs de sympathie.
suivez ce sentiment avec des suggestions spécifiques sur la façon dont vous pouvez faciliter la vie de la personne qui reçoit le message. Souhaiter bien à quelqu’un est différent de faire quelque chose pour aider la personne. Être une aide.
Vous pouvez offrir de faire des choses comme ramasser l’épicerie, aider avec les tâches ménagères, ou mettre en place un mémorial en ligne s’ils ont perdu un être cher.
Si vous avez un collègue de travail ou un client qui a récemment perdu un membre de sa famille, il est agréable d’envoyer un message de sympathie., Ce texte est beaucoup plus formel que les mots que vous enverriez à un ami proche.
envoyez ce texte à quelqu’un dont vous êtes proche et qui traverse une période difficile. Même si vous savez que le destinataire est triste, stressé ou inquiet, cette question est essentielle à poser. Tout le monde a un point de rupture. Assurez-vous que votre ami n’a pas atteint ce point.
avez-vous déjà été à court de mots? Il est parfois difficile de savoir quoi dire., Vous avez peut-être fait face à cela lorsque vous répondez aux condoléances, lorsque vous parlez à quelqu’un qui a récemment reçu un diagnostic de cancer ou lorsque quelqu’un a perdu un enfant.
Si vous avez subi un traumatisme, vous ne vous souvenez peut-être pas des mots exacts que votre ami a prononcés, mais vous vous souviendrez de ce qu’il vous a fait ressentir. Oui, les mots sont importants, mais il en va de même pour ceux qui souffrent. C’est pourquoi il est important d’assister aux funérailles, de fournir des repas aux familles en crise et de prier pour ceux qui souffrent. Pensez à quel point le monde serait plus beau si nous faisions tous preuve d’empathie envers les autres.
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