История успеха. Ольга Донская

Ольга, ты практически с самого начала в компании — более 11 лет. Сейчас понятно, чем привлекает компания новых сотрудников. А что тебе понравилось в Автомакон образца 2011 года?

Изначально я рассматривала несколько предложений, но «Автомакон» ответили первые. В то время я хотела получить реальный опыт работы в офисе. Ранее я работала секретарем в деканате, курьером и продавцом-консультантом.

Меня поразили открытость и честность руководителей, увлеченность, искренняя любовь сотрудников к своей деятельности. У самих основателей компании была большая выработка, что подтверждало неподдельное стремление к развитию компании. Также привлекли интересные задачи, возможность вести диалог на равных и договариваться. Так я и стала свидетелем эволюции нашей компании.

Как за время работы менялся круг твоих обязанностей?

Свой карьерный путь я начала с позиции офис-менеджера: полностью вела документооборот, выставляла счета клиентам, отправляла письма, взаимодействовала с курьерами, бухгалтерией и юристами. Также на мне было поддержание порядка в офисе, коммуникация с арендодателями и клиентами. 

Через пару лет мне захотелось сменить деятельность, я обратилась к руководителю с инициативой взять новые обязанности. Мне предложили стать сервис-инженером и заняться сопровождением ПП 1С. На тот момент я еще ничего не знала о сопровождении и внедрении 1С, опыта в этой сфере у меня не было, поэтому пришлось быстро всему научиться. Я прошла несколько курсов, в том числе 1С:Управление торговлей 11 и ведение бухгалтерского учета при УСН. Затем приступила к выполнению типовых задач: установка, обновление и помощь клиентам в работе с программами 1С.

При этом документооборот никуда не исчез, я по-прежнему выполняла свои прежние обязанности. В определенный момент это стало для меня проблемой в связи с тем, что я работала одна, не могла воспользоваться отпуском по своему желанию, приходилось отдыхать в периоды длительных выходных — в январе и в мае. К тому же, в московском офисе я была одна, поэтому вся коммуникация с клиентами и поставщиками проходила через меня. Все бухгалтеры находились еще в Вологде и  работали на удаленке, как и большинство других сотрудников, и редко бывали в офисе. В итоге я столкнулась с неприятным и сложным выбором: или полностью сменить деятельность, или покинуть компанию. Я откровенно призналась в этом своему руководителю, Широкову Максиму. Приняли совместное решение исключить вариант с расставанием, а попробовать найти помощника, что оказалось сложной задачей. Поиски, притирки с потенциальными преемниками, передача дел затянулись на 2 года, в тоже время у нас поменялся главный бухгалтер, и происходили значительные изменения в бухгалтерии и бизнес-процессах.

В это же время я пробовала свои силы в других направлениях, прошла обучение на технического писателя и бизнес-аналитика, но мне это не зашло.

Как считаешь, за счет каких качеств тебя ценят? Почему так сложно найти замену, и что тебе помогает справляться со сложной и рутинной работой в течение долгих лет?

Однажды к нам в офис приехал один из клиентов. Мы с ним разговорились и на мою фразу о том, что я редко вижу своих руководителей, он ответил, что это может означать исключительное доверие ко мне. Думаю, дело действительно в доверии и уверенности в моих скиллах. Мои руководители знают, что я со всем справлюсь и сделаю все в должном виде, на меня можно положиться.

Справляться с рутиной помогает грамотное распределение времени, как бы это банально ни звучало. За годы работы я сформировала свои правила тайм-менеджмента. Я понимаю, когда будут пиковые нагрузки и стараюсь подстроиться под них, чтобы соблюсти все дедлайны. Зачастую на выполнение типовых задач уходит одно и то же время, которым можно управлять и планировать.

Полезно хотя бы приблизительно знать, когда у других подразделений периоды повышенной нагрузки и по возможности с пониманием относиться к задержкам в обратной связи.

Ты рассказывала, что тебя несколько раз пытались схантить. А что тебя удержало в компании?

Несколько лет назад предложили должность главного бухгалтера, но эта деятельность мне вообще не близка. К тому же, у меня не было опыта и знаний даже для того, чтобы занять должность бухгалтера. Были и предложения со схожим функционалом, но условия не понравились. А вот над одним из последних вариантов пришлось даже призадуматься, были довольно заманчивые условия работы. В итоге я отказалась, потому что поняла, что могу получить более качественный опыт и возможности для раскрытия потенциала именно в «Автомаконе». Здесь у меня разноплановые задачи, я могу развиваться в разных направлениях, пробовать новое. Очень ценно и отношение ко мне — в течение многолетнего сотрудничества меня ни разу не обманули, все договоренности были соблюдены.

Твоя профессия одна из самых многозадачных. Что самое важное в работе руководителя тендерного отдела? Расскажи подробнее о своем карьерном пути.

Все началось с того, что Максим Широков попросил заполнить заявку на получение гранта на разработку программного обеспечения. Несмотря на то, что мы не успели ее подготовить и подать к сроку, это дало толчок к созданию отдела по работе с тендерами. У меня уже был весомый опыт работы с документацией, и я продолжила изучать тонкости участия в конкурсах, поэтому мне предложили возглавить новое направление.

Сейчас мы в поиске специалиста, который будет принимать участие в тендерах от лица нашей компании. Это даст возможность выйти на совершенно иной уровень и откроет перспективы развития. 

С какими сложностями ты сталкиваешься и как удается их преодолевать?

Все сложности возникают из-за недостатка знаний или отсутствия каких-либо данных. В таких ситуациях я привлекаю коллег и внешних экспертов для решения задач. Всегда удается найти ту самую ниточку, которая приводит меня к ответу и нужной мне информации.

Какие были интересные случаи за время твоей работы?

Много интересных и забавных историй. Могу выделить несколько: как приняла участие в организации ремонта и справилась форс-мажором накануне Нового года.

С ремонтом пришлось разбираться еще на этапе дизайн-проекта. Когда я впервые увидела стоимость помещения для переговоров в виде телефонной будки, во мне заговорил хозяйственник в хорошем смысле этого слова :) Я решила, что перед тем, как воплотить проект в реальность, необходимо пересмотреть все детали и избавиться от лишнего. Как результат, удалось сделать ремонт без издержек.

Оптимизация расходов — одно из моих любимых дел, я не люблю тратить средства на излишки.

Перед Новым годом произошел форс-мажор — задержалась доставка подарков для клиентов. Перед отправкой адресатам необходимо было собрать все коробки с сюрпризами. В какой-то момент я поняла, что в спешке наклеила двусторонний скотч на внешнюю сторону на 50+ коробках. Ситуация осложнялась тем, что коробки были крафтовыми и при отклеивании скотча они могли повредиться. Я уже почти смирилась с тем, что только в понедельник смогу привезти фен и с помощью горячего воздуха попробовать исправить ситуацию, как пришла гениальная идея не откладывать на понедельник то, что можно сделать уже сейчас — воспользоваться тепловой пушкой, которая была в офисе. Так, удалось все уладить за 15 минут. 

Еще была забавная ситуация про дона Мигеля :) В один из рабочих дней позвонила коллега, Ирина Воронцова, и предупредила о приезде клиента за коробкой ПП 1С.

В бизнес-центре, где располагается наш офис, пропускная система. Для оформления пропуска необходимо было сообщить имя. Ирина ответила, что приедет сам дон Мигель и дала его номер. У меня был небольшой ступор, система принимает только форму Ф.И.О., поэтому пришлось перезвонить дону Мигелю и уточнить информацию. Я напряглась, вспоминая английские слова, но мне ответили на чистом русском, что пропуск необходимо оформить на имя Иванова Михаила Евгеньевича (прим. имя изменено). Когда же представитель заказчика приехала за ПП, я попросила передать ее лично в руки дону Мигелю. А в ответ услышала, что Михаил Евгеньевич — это и есть дон Мигель. Оказалось, что его так называет руководитель :)

Какие дополнительные знания и навыки помогают тебе в работе?

В определенный момент, связанный с переходом на новую должность и поиском сотрудника, я поняла, что мне необходимо получить новые знания и навыки. Я прошла внутренний курс для руководителей. В этом вопросе ценен реальный опыт тех коллег, кто уже не первый год руководит командами.

Научилась правильно проводить собеседования, делегировать задачи, мотивировать подчиненных. Полученные знания помогают мне в поиске и подборе помощника для ведения документооборота и для создания отдела по работе с тендерами. 

Ты довольно проактивный сотрудник, какие у тебя планы и мечты? Что ты уже сделала и делаешь для своего развития?

У меня есть глобальная мечта — переехать в свой дом. Мне хочется быть поближе к природе, пожтому рассматриваю Подмосковье с водоемом поблизости. Я пока морально готовлюсь к такой серьезной покупке и ответственности. В содержании дома есть свои нюансы и сложности.

А в работе главная цель — правильно организовать отдел и найти сотрудника, чем я сейчас активно занимаюсь. 

Какие, по твоему мнению, ключевые факторы успеха?

Ключевой фактор успеха — ответственное отношение к работе. Я не боюсь спрашивать и браться за то, что я раньше не делала. В «Автомаконе» я никогда не чувствую себя одиноко. Знаю, что меня поддержат и помогут в любом случае. 

Также важны постоянное развитие и обучение. Необходимо расширять кругозор и регулярно нагружать мозг для формирования новых нейронных связей. Еще решает уверенность в себе, а по моим наблюдениям, у неуверенных людей нет тех, кто поможет и поддержит. 

Расскажи о своих увлечениях, чем занимаешься в свободное время?

У меня нет определенного увлечения, но я люблю пробовать что-то новое, например, вязание.

Свободное время обычно провожу в семейном кругу или с друзьями, читаю различную литературу. Бывают дни, когда ничего не хочется делать, а только лежать. Я себя не ломаю и без всяких угрызений совести просто лежу. 

Люблю путешествовать. Предпочитаю море городам. Если нет моря, то для меня это уже не отдых. Рекомендую посетить страну чая, слонов и азиатского колорита — Шри-Ланку. Наблюдение за слонами в естественной среде обитания не сравнится с походом даже в лучший зоопарк. Отправляйтесь в путешествие при любой возможности, чтобы получить личный опыт и впечатления. Не ориентируйтесь только на то, что описано в путеводителях: сегодня эта достопримечательность есть, а завтра произойдет какая-то катастрофа, и все изменится. Так, в Марокко мне удалось увидеть знаменитую арку на пляже Легзира, а спустя два года она обрушилась. 

Поделились рекомендациями книг и фильмов.

Из профессиональной литературы все, что есть на тему Agile, Scrum, Lean Startup — методологии, которые используются в компании. Но любые пособия на профессиональные темы лучше чередовать с книгами по интересам. А обсудить прочитанное и поделиться рекомендации с коллегами можно в Книжном клубе. В «Автомакон» несколько групп по интересам, каждый найдет что-то интересное и подходящее для себя. 

Смотрите комедии и больше смейтесь. Лично я предпочитаю советские фильмы: «Гараж», «Любовь и голуби», «Служебный роман» и «Покровские ворота». Настроение поднимают и мультфильмы, одни из моих любимых — «Мадагаскар» и «Головоломка».

Если ты в поиске работы и для тебя важна атмосфера роста, присоединяйся к нам! По ссылке найдешь наши открытые позиции: https://hh.ru/employer/839098 или отправляй резюме через карьерный сайт: https://job.automacon.ru/vakansii