Полезные инструменты при удалённой работе

Контроль загрузки сотрудников. 

Когда руководитель не видит, чем сотрудники занимаются в любой момент времени может стать не комфортно. А если начнут закрадываться подозрения, что «они там по домам бездельничают наверняка», то всё совсем плохо. 

Чтобы быть в курсе задач сотрудников крайне рекомендую ввести практику ежедневных статусных созвонов. Об этом инструменте подробно рассказывал в своей статье. 

Ежедневные статусы – хорошая возможность определить уровень загрузки на день для каждого сотрудника, а также пообщаться с командой в режиме видео конференции. 

Если необходимо, можно делать себе пометки, чтобы на следующий день проверить остались ли какие-то задачи с прошлого дня. 

Полезный инструмент – платформа для видео-конференций Zoom. 

Есть звонки 1-1, можно организовывать конференции с большим количеством участников. 

Можно показывать экран для демонстрации материалов

Есть встроенный чат, возможность проводить опросы прямо во время конференции

Взаимодействие происходит в разы лучше, когда видишь свою команду. 

Учёт входящих задач и контроль сроков исполнения

В офисе можно было крикнуть «Эти документы беру себе» или «Петя сделай то-то» и остальные, как правило слышали, что Женя занимается документами, а Петя делает такой-то проект.

На удалёнке многие сталкиваются с тем, что часть задач теряется и вспоминают о них в последний момент, а иногда задачей занимаются два сотрудника сразу (по крайней мере у меня такое пару раз случалось).

Чтобы это решить нужно, для начала, создать единую «точку входа» для всех запросов в ваше подразделение. Это может быть отдельный ящик электронной почты, или можно это настроить через сервис для электронного документооборота, если такой есть в вашей компании.

Имея единый вход для всех запросов, вы можете быть уверены, что задачи не потеряются. Дальше их необходимо систематизировать, распределить между сотрудниками. Желательно чтобы это было наглядно, отражало текущий статус выполнения, была разбивка по разным срезами – по сотруднику, по важности, по датам и прочее.

Полезный инструмент – любая CRM система. Ну, конечно, не любая, а та, что подойдёт именно вам. CRM огромное множество. Чтобы было с чего начать можете присмотреться к следующим – amoCRM, Kaiten, Jira. У каждой есть свои плюсы минусы, тут важно, что нужно именно вам, поэтому какую-то конкретную рекомендовать не могу.

Организация совместной работы.Задачи, которые требуют командного взаимодействия могут особенно страдать в рамках удалённой работы. Когда нужно придумать какую-то новую схему работы, или решить, как быть с какой-то сложной заявкой. Возможно, требуется организовать какое-то совместное обсуждение, пусть даже для того, чтобы придумать поздравление на 23-е февраля или 8-ое марта.

В рамках даже видеоконференции такое организовать трудно, ведь все будут говорить, а кто-то один записывать. Это тяжело и не продуктивно.

Кто-не решит отсидеться, а чью-то идею забудут. 

Нужен инструменты, который даёт возможность одновременно работать с ним всем участникам встречи. В качестве такого инструмента я могу порекомендовать Miro, так как сам им пользуюсь в работе с командой.

Miro даёт возможность создавать различные пространства, схемы, доски для записей, что стандартно. Самым интересным является возможность делать это одновременно всем участникам, кто получил доступ.

Около рабочее общение команды, обмен новостями, идеями, проблемами. Решение мелких проблем.

Писать электронные письма по любому поводу долго и неудобно. Звонить тоже не всегда хорошо – тот, кому вы звоните, может быть, занят.

Поэтому все пишут друг другу в мессенджеры. В некоторых компаниях есть корпоративные, а многие просто используют WhatsApp или Telegram.

Лично я сторонник разграничения личного общения и рабочего, а поэтому крайне рекомендую для рабочего общения использовать какой-то отдельных мессенджер.

Полезный инструмент – Slack. 

Наверняка таких мессенджеров есть великое множество, но я порекомендую Slack, которым пользуюсь я сам и все мои команды. (Есть ещё MS Teams, который многие одобряют. Мне он показался совершенно неудобным, но вам ничего не мешает попробовать самостоятельно)

В Slack’e можно создавать отдельные чаты в зависимости от темы, можно писать личные сообщения, устраивать голосования, пересылать файлы, есть как десктопная версия, так и мобильная – всё как у большинства мессенджеров. 

Очень хорошей опцией являются трэды – возможность отвечать в отдельную ветку именно по теме сообщения, а не во всё полотно общего чата. Такая опция делает содержание чата более структурированным и облегчает поиск нужной информации впоследствии. 

Для связи: @managers_assistant_bot