Инструмент, необходимый каждому предпринимателю

Улучшить работу компании, оптимизировать процессы и увеличить прибыль — достичь этих целей помогает анализ бизнес-процессов. Однако внедрить его не так просто, особенно если владелец занимается этим самостоятельно.

В материале — о том, как эффективно использовать бизнес-аналитику, упростить анализ и какие инструменты могут в этом помочь.

Что такое бизнес-аналитика

Бизнес-аналитика — это исследование информации о работе компании, которое позволяет найти важные тенденции и закономерности, понять, насколько хорошо будут работать разные решения. 

Изучение процессов в организации требует постоянного сбора, обработки и объединения большого объема информации.

Кому и зачем нужно анализировать бизнес-процессы

Аналитика полезна каждому предпринимателю. 

Если компания только открылась, лучше изучить данные самостоятельно — это позволит предпринимателю лучше разбираться во внутренних бизнес-процессах.

Со временем, когда организация начинает расти, а объемы работы увеличиваться, может потребоваться помощь специалиста — бизнес-аналитика. В этом случае собственник будет делегировать ему задачи и пользоваться готовыми отчетами, не тратя время на изучение многочисленных источников.

Направления в анализе бизнес-процессов

Основные применения аналитики в бизнесе:

1. Корректировка и доработка стратегии развития бизнеса. Для этого собирают и изучают информацию из всех доступных источников, составляют четкий план и прописывают шаги для его реализации.
2. Отладка бизнес-процессов. Аналитика помогает настроить все процессы, чтобы достигнуть намеченных целей по росту и развитию компании. При этом придется регулярно корректировать работу на предприятии, учитывать изменения рынка, появление конкурентов, спрос на отдельные позиции. Нужно понять, какие процессы стабильно дают результат, обнаружить часто возникающие сбои, устранить неполадки и скорректировать работу.
3. Анализ IT-архитектуры. Сейчас успех компании зависит от работы IT-сервисов. Их состав и качество работы регулярно исследуют, проверяют, насколько автоматизированы процессы, насколько современное ПО использует фирма. Анализ покажет, стоит ли отказаться от отдельных сервисов и перейти на те, что больше отвечают задачам компании.
4. Оценка организационно-ролевой структуры. Анализ данных о работниках поможет понять, хватает ли у них необходимых навыков. Если обнаружится, что кто-то нуждается в дополнительном обучении, руководитель может организовать курсы для повышения квалификации. Кроме того, изучение того, как ведут себя покупатели, и передача этих знаний сотрудникам помогут им лучше понимать клиентов и эффективнее работать с ними.

Этапы аналитики бизнес-процессов

Анализ проходит в несколько этапов:

• Этап 1: Выбор процесса. Аналитик изучает процессы, важные для продукта, связи с клиентами или финансов. Также он проверяет потенциально неэффективные процедуры, от которых, возможно, стоит отказаться.
• Этап 2: Изучение процесса. Аналитик выясняет, кто за него отвечает, что на него влияет, и определяет границы процесса, анализируя документацию и общаясь с сотрудниками.
• Этап 3: Анализ затрат. Выясняются затраты времени и ресурсов на процесс, а также ищутся пути снижения издержек и решения возможных проблем.
• Этап 4: Моделирование оптимального процесса. Модель показывает, как процесс должен работать в идеале, с учетом рисков и предлагаемых улучшений.
• Этап 5: Тестирование гипотез. Запускается улучшенный процесс, собирается обратная связь от сотрудников для дальнейших корректировок.
• Этап 6: Мониторинг и корректировка. После внедрения этого процесса за его работой ведется наблюдение, регулярно проверяются показатели для своевременной корректировки.

Эти шаги помогают оптимизировать работу компании, снизить издержки и улучшить обслуживание клиентов.

Методы анализа бизнес-процессов

При анализе применяют ряд методик:

1. Метод принятия решений CATWOE. Аналитик изучает мнение каждой заинтересованной стороны. Так он понимает, кто хочет получить выгоду от внедрения поправок, новых решений. Кроме того, узнает, как относятся к идее разные стороны: клиенты, сотрудники, собственник бизнеса. Учитываются также внешние обстоятельства, ограничения, которые могут способствовать или мешать развитию системы.
2. MOSCOW. При выборе этого метода сравнивают требования, определяют главные среди них и менее приоритетные. Аналитик выясняет, какими пунктами можно пренебречь, от чего отказаться, что помогает повышать показатели сейчас, какие идеи лучше оставить на будущее.
3. MOST-анализ. Платформа для стратегического бизнес-анализа, с помощью которой легче определить возможности компании и сформулировать задачи. Детально изучаются цели предприятия, способы и пути их достижения.
4. 6 шляп мышления. Эта техника предполагает групповой анализ. Участники по очереди озвучивают идеи. После начинается обсуждение, в процессе которого удается найти оптимальное решение. При этом опираются на «6 шляп»: логику, эмоциональное восприятие, критическую оценку, позитивный взгляд на ситуацию, нестандартные предложения и рефлексию. Метод используется в качестве дополнения к мозговому штурму.
5. «5 почему». Столкнувшись с затруднением, мы задаем вопрос, почему оно произошло. И так пять раз. Метод помогает определить первопричину проблемы и наметить пути решения. 
6. Анализ нефункциональных требований. Метод применяется в проектах, где видоизменяют или внедряют новые технологические решения. Аналитик выясняет, какой должна быть обновленная система, оценивает требования к ней и их приоритетность.

Инструменты аналитики бизнес-процессов

При анализе бизнес-процессов потребуются следующие инструменты:

• Sisense. Сотрудники могут использовать систему анализа информации при любом уровне технической подготовки. При этом сведения продолжают храниться в программе, благодаря чему с ними можно ознакомиться, когда возникнет необходимость. Инструмент доступен по подписке, плату за которую вносят 1 раз в год. Стоимость зависит от того, сколько сотрудников получат доступ к программе, типа проекта, объема информации.
• Zoho Analytics. Интерфейс этой инфраструктуры можно настроить под любой проект. Инструмент подойдет большому, среднему, малому бизнесу. Предусмотрены площадки для совместной работы подчиненных с непосредственными руководителями, открытые RESTFUL API.
• Tableau. В этом инструменте использованы интерфейсы drag-and-drop. Предусмотрено совместное использование программы сотрудниками и начальниками. Для аналитиков предлагается общая страница входа. Это позволит быстро обмениваться информацией. Создавать и корректировать отчеты, сохранять их можно с помощью смартфона или планшета.
• BusinessQ. Подойдет малому или среднему бизнесу. У программы есть свое мобильное приложение. Кроме того, предложена версия, которую интегрируют в приложение клиента.

Ошибки в аналитике бизнес-процессов

Аналитика бизнес процессов — сложная задача, в которой часто совершают типичные ошибки. 

1. Недостаточное внимание к качеству управления. Цифровые показатели позволяют аналитику или собственнику отследить эффективность подчиненных. Но на прибыль компании влияет и работа управленцев. Нельзя ее игнорировать.
2. Сотрудники недооценивают, насколько важна работа аналитика. Если не объяснить, зачем изучаются бизнес-процессы, подчиненные могут неохотно общаться с нанятым специалистом. Из-за этого анализ информации будет затруднен, сведений может не хватать. Поэтому руководителю следует подчеркнуть, как важна эта работа, и чем она может быть полезна каждому.
3. Отсутствие четких целей. Если не были поставлены точные задачи, которые должен решить анализ процессов, полученные результаты не удастся применить. Прежде чем аналитик начнет работать, следует обозначить ему цели, критерии и желаемые результаты.
4. Сокрытие информации от сотрудников. Если команду не ознакомить с результатами, анализ не улучшит их работу. Изменятся лишь действия руководителей. В ситуации, когда исполнители будут знать результаты анализа, их действия тоже можно будет корректировать.
5. Использование непроверенных данных. Для работы нельзя использовать информацию из сомнительных источников. Она может оказаться ложной, ошибочной или неполной. При этом причина проблем будет выявлена неверно, принятые для ее решения меры не помогут улучшить работу фирмы.

Кто такой бизнес-аналитик

Бизнес-аналитиком называют человека, специализирующегося на сборе, изучении, обработке сведений о работе компании. Он участвует в принятии решений, вносит предложения, сформированные на основе фактов, подкрепляет озвученные идеи статистикой, а так же демонстрирует, как они повлияют на развитие компании, рост продаж.

Аналитик должен не только сам понимать значение отдельных цифр, показателей. Ему придется объяснять информацию так, чтобы ее понимал собственник бизнеса, а иногда и начальники отделов.

Как найти грамотного бизнес-аналитика

При поиске бизнес-аналитика сначала выясните, какими навыками и знаниями обладает кандидат. Он должен разбираться в информационных технологиях и основных программах, которые использует компания.

Кроме того, от аналитика требуется:

• ориентироваться в данных и бизнес-процессах на предприятии;
• уметь доносить мысль, объяснять ее так, чтобы все заинтересованные лица понимали, о чем речь;
• обладать техническими познаниями в выбранной отрасли, сфере;
• проводить интервью;
• обладать критическим мышлением;
• рассуждать системно и логически;
• иметь развитую эмпатию;
• изучать, обрабатывать и анализировать информацию;
• составлять отчеты, доносить их результаты до менеджеров и управленцев;
• быть внимательным к деталям, замечать взаимосвязи и тенденции.

Важно, чтобы аналитик был нацелен на развитие компании, в которую его нанимают. Его главная цель — увеличивать прибыльность бизнеса.

При поиске сначала лучше рассмотреть кандидатов сотрудников предприятий, занятых в тех отделах, которые связаны с анализом данных о компании. Человек, который уже несколько лет отработал в организации, будет лучше понимать ее специфику. Кроме того, он уже успел проявить свои личные качества, ответственное отношение к работе, продемонстрировал навыки и способности.

Если в самой компании найти подходящего человека не удалось, можно найти сотрудника по отзывам, в таком случае важен опыт работы в той же отрасли. Аналитик будет правильно понимать, как устроена компания, разбираться в технических процессах. Лучше, если соискатель работал в разных сферах, так он будет мыслить шире, сможет предложить нестандартные идеи.

Оценивать нужно не только резюме кандидата. В качестве проверки подойдет тестовое задание. Например, человек может проанализировать проект, над которым недавно работал. Лучше не ограничивать его заранее в выборе формы отчета. Отдавать предпочтение стоит тем аналитикам, которые подкрепляют слова визуальными материалами: таблицами, схемами, диаграммами.

Больше статей у нас на канале: https://t.me/truebusiness