Т-ККИ: инструмент для управления изменениями

Привет! Я хочу рассказать о нашем инструменте, который мы разработали для того, чтобы облегчить процесс планирования изменений и анализа проведённых с целью извлечения опыта.

Почему управление изменениями — это вызов?

В условиях современного мира, где все стремительно меняется — экономика, политика, технологии — важно уметь адаптироваться. Технологии, такие как ChatGPT, быстро меняют ландшафт, и чтобы оставаться конкурентоспособными, мы должны пересматривать свои структуры, процессы и методы работы.

Кроме того, в каждой организации всегда существует пространство для улучшений. Очень редко можно создать идеальный процесс с первого раза, который обеспечивает превосходные результаты как по части Delivery, так и Discovery. Именно поэтому постоянные изменения необходимы.

Однако, если изменения в коде или функционале для специалистов IT не представляют особой сложности, ситуация меняется, когда в уравнение включаются люди. Люди неохотно меняют свои привычки и процессы, даже если это вопрос жизни и смерти.

Исследования показывают, что только 20% людей с серьезными заболеваниями смогли изменить свой образ жизни, несмотря на угрозу для неё.

Что уж говорить о менее жизненно важных рабочих практиках. Я знаю примеры, когда команды годами страдали от того, что сроки выполнения вырастают в разы, потому что в задаче обнаружились доработки/зависимости от других команд/черти что еще. При этом те же команды не впиливали себе в работу предварительную проработку задач, т.к. “у нас нет на это времени” 🤷‍♀️

Причины провала изменений и как из избежать

Почему же такое происходит? Одна из основных причин провала изменений — недостаточное понимание их необходимости вообще или необходимости внедрения прямо сейчас. Из примера выше “Сейчас мы разгребемся с тем, что набрали, а вот потом займемся улучшениями”

Если вы планируете изменение, то полезно заранее продумать, как избежать всех типовых грабель. И возник вопрос, а какие инструменты уже существуют для подобного планирования?

Наше внимание привлек Change Management Game из Management 3.0 и вот почему

1. Он рассматривает изменения с разных точек зрения: люди, системы и т.п.
2. В основе игры лежит карточная механика, которая знакома многим специалистам IT по методам вроде Planning Poker.
3. Инструмент особенно хорошо воспринимается, если команда уже использует другие инструменты Management 3.0, такие как Personal Map.

Однако, на наш взгляд, в этой игре не хватало важной части — вовлечения руководителей и спонсоров. Именно поэтому мы с моим коллегой Женей Степченко перевели игру на русский язык и добавили элементы из модели Prosci, которая акцентирует внимание на вовлечении ключевых лиц, принимающих решения.

Следующим шагом стало добавление карт из модели 6 источников влияния, которые я уже использовал ранее в индивидуальных и командных форматах для планирования и рефлексии изменений. Это расширило возможности инструмента и сделало его ещё более гибким и эффективным.

Знакомство с инструментом

Заинтересовал? 😏 Давайте ближе знакомиться с инструментом. Его название - Т-ККИ - расшифровывается как Т-Колода Карт Изменений. Это отсылка на ККИ: Коллекционная Карточная Игра. В нашей версии вам тоже потребуется собрать ряд карт 🃏 и ответить на вопросы в них, чтобы спланировать изменение

Самый простой сценарий его применения просто вытащить карту из колоды и обсудить ее. Например вот такую:

В поиске ответов по ней можно понять, что проработка задач до взятия их в работу - не самоцель. Лучшее будущее, которое мы хотим построить, это спокойно со всем справляться. Без бесконечных пушей “когда сделаете”, хардкода и накопления техдолга и т.п.

Возможно, при обсуждении этой карты, мы придем к тому, что наша цель достигается другим способом и это ок. В нашем примере мы определяем цель как сокращение времени поставки и сокращение времени задержки, когда мы ждем другие команды.

Теперь вытянем следующую карту:

Если мы просто поставим всем встречу по проработке задач, то есть шанс натолкнуться на сопротивление. “Еще одна всратая встреча”. “Да мы в целом все вовремя делаем, проблема не в нас”. Знакомо? При обсуждении этой карты у нас появится план на командную встречу где мы обсудим с фактами в руках:

• что делать с тем, что две последние фичи мы делали по сто с лишним дней;
• планы разговора 1 на 1 с людьми, которые смогут быть сторонниками;
• и другие действия, которые вместе составляют план коммуникации.

Тянем дальше:

Интересная карточка: часто встречаемая грабля при предложении любых хороших идей заключается в том, что вам она кажется очевидной, а остальным не очень. В нашем примере скептики могут сказать:

“Хм, всех рисков все равно не предусмотришь, а время потратим”

Да, ок, всех рисков мы конечно не учтем, но можем выявить и повлиять на часть из них, что сократит время ожидания и разработки. Так же как пристегивание, в автомобиле не исключает риск травмы, но существенно его снижает 🚗

"А что если, вытянув случайную карту, мы не сможем ответить на вопросы из нее к нашему изменению? Скажем они не подойдут под его контекст, будут не актуальны?"

Для простых изменений, как в нашем учебном примере, возможно потребуется не вся колода. Тогда не актуальная карта просто скипается.

Например, для нашего изменения вот такая карта про спонсора изменения будет скипнута, т.к. в данном изменении спонсор не требуется:

Где взять всю колоду?

Вы можете взять инструмент тут https://l.tinkoff.ru/yad_dm и использовать ее для планирования (или рефлексии) своих изменений. Если у тебя будут вопросы по инструменту не стесняйся их задавать в чате https://t.me/chat_tac так же как и предлагать свои набор для расширения, лучшие решения - добавим в колоду.