Инструкция по ведению делопроизводства в государственной организации

Скачать файл - Инструкция по ведению делопроизводства в государственной организации

Делопроизводство в бюджетном учреждении необходимо вести, соблюдая определенные требования, за невыполнение которых предусмотрена ответственность. Рассмотрим правила организации и ведения делопроизводства в бюджетных учреждениях и возможные санкции за нарушение действующего порядка. Организация работы с документами направлена на создание оптимальных условий для всех операций с документами и включает организацию документооборота движения документа с момента создания или получения до исполнения или отправки , хранения документов и их использования. Отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, называют делопроизводством. Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке. К официальным документам относят управленческие, научные, технические, производственные и др. Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого бюджетного учреждения. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями бюджетного учреждения, порядком решения вопросов единоначалие или коллегиальность , объемом и характером взаимосвязей как в самой организации структура учреждения, количество и функции заместителей и др. Все документы оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских и учетно-статистических, относятся к системе организационно-распорядительной документации. Законодательством РФ установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации - от создания документов до сдачи их на хранение в архив. При организации делопроизводства в бюджетном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов' принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от ГОСТ Р ' утв. Постановлением Госстандарта России от Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Постановлением Госстандарта СССР от Также в процессе работы с документами используются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:. Отдельно следует отметить ведомственные правовые акты нормативного и инструктивного характера. Например, в учреждениях культуры делопроизводство ведется в соответствии с Приказами Роскультуры от Делопроизводство в образовательных учреждениях регулируют Приказы Рособрнадзора от Делопроизводство в судах РФ ведется с учетом Приказов ВАС РФ от Также выделим Приказы об утверждении Инструкций в таможенных органах, службе судебных приставов и учреждениях прокуратуры - ФТС России от Требования ГОСТа Р 6. Вместе с тем правила и требования, заложенные в Стандарте, могут применяться для оформления и иных документов. Типовые инструкции по делопроизводству, на основании которых издаются инструкции государственных и муниципальных органов исполнительной власти, включают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: В них описываются процедуры регистрации документов, построения поисковых систем для справочной работы, организации контроля исполнения документов, порядка составления и работы с номенклатурой дел, формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей, оперативного хранения дел и передачи их на архивное хранение. В приложениях даются, в частности, формы номенклатуры дел, актов о выделении документов к уничтожению, описей. Тем самым типовые инструкции отражают практически все вопросы организации делопроизводства, и на их основе создаются инструкции органами местного самоуправления. Они могут быть положены в основу инструкции по делопроизводству конкретного бюджетного учреждения. Документы, создаваемые в течение срока деятельности организаций, подлежат учету в соответствии с требованиями Закона N ФЗ и хранению в течение сроков, установленных:. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Законченные производством дела после окончания календарного года или периода, в котором они сформировались должны быть оформлены и учтены. Для бюджетных учреждений, не передающих на государственное хранение документы, а хранящих у себя, эти правила будут базой для организации их архива. Перед оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию документов. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, то есть в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве в начале дела, сверху, располагается самый ранний документ, в конце - самый поздний. Одновременно проверяют документы на дублетность, принадлежность к хронологическому периоду и делу, изымают черновики, лишние экземпляры и т. Оформление дел полное или частичное производят в зависимости от сроков хранения дел, указанных в номенклатуре или определенных экспертной комиссией организации. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного свыше 10 лет хранения. Частичному неполному - дела кратковременного хранения до 10 лет включительно. Полное оформление дела включает:. При частичном оформлении допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить дополнительную систематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. При подготовке дел к передаче в архив, а также при проведении отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив проводится экспертиза ценности документов. Для этого формируется экспертная комиссия из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Состав комиссии утверждается приказом руководителя. В состав комиссии обычно входят:. Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается заместитель директора, секретарем - секретарь учреждения. Заседания комиссии проводятся в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже одного раз в год, и оформляются протоколами. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения утверждает руководитель бюджетного учреждения. Отбор документов постоянного и долговременного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, долговременного хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Образцы форм описей представлены в качестве Приложений к Основным правилам работы архивов организаций. Экспертная комиссия бюджетного учреждения ежегодно утверждает годовые разделы описей дел постоянного хранения. В соответствии с этими описями документы указанного учреждения поступают в государственный архив. Дела, включенные в акты, уничтожают после утверждения описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу. Протоколы экспертной комиссии о согласовании одобрении номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению утверждает директор бюджетного учреждения только после их согласования с соответствующим органом архивной службы. В организациях, не передающих документы в государственный архив, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу и их утверждения директором бюджетного учреждения. Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена ст. Ответственность за нарушение порядка хранения документов учреждения, включая первичные учетные документы, несет руководитель бюджетного учреждения. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер бюджетного учреждения. Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от до руб. Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. В соответствии со ст. Указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в СМИ и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания. В случае пропажи документов в результате чьих-либо неправомерных действий например, хищения необходимо подтверждение данного факта правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами: В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Указанные должностные лица также могут привлекать к административной ответственности по следующим статьям КоАП РФ:. В соответствии с п. Порядок составления и внесения протоколов определен в ст. Из всего сказанного следует вывод, что соблюдение норм и правил делопроизводства является обязательным для любого бюджетного учреждения. Законодательством РФ установлены как нормы, регулирующие порядок делопроизводства и рекомендуемые к применению во всех бюджетных учреждениях, так и нормы, установленные ведомственными приказами и обязательные для исполнения в отдельных бюджетных учреждениях образовательных, судебных и т. Отдельный блок законодательства составляют нормы, устанавливающие порядок хранения документов, образующихся в деятельности организаций, нарушение которого влечет административную ответственность. View the discussion thread. Вход Регистрация Забыли пароль? Зайти на форум Задать вопрос. Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным. Рассылка HR-Portal Недельный дайджест. Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации

Сколько человек погиблов ростове

Войсковая часть 27777 адрес