Инструкция по учету договоров
Инструкция по учету договоровСкачать файл - Инструкция по учету договоров
В очередной статье, посвященной особенностям работы с договорами, мы расскажем об основных правилах их согласования, регистрации и хранения. Существует два подхода к работе с договорами в организации: Централизованный подход подразумевает наличие в организации специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора или оферту в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением будут заниматься специалисты. Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Но даже если в компании практикуется децентрализованный подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: Понятно, что большинство организаций начинают с децентрализованного подхода: Однако с ростом компании и объемов заключаемых договоров следует постепенно приближаться к централизованной системе работы. Начальным и обязательным этапом работы над готовым проектом договора или офертой является согласование. Генеральный директор, подписывая договор, должен быть уверен, что заключает соглашение с добросовестным контрагентом, что сумма договора и налог на нее рассчитаны правильно, а сам договор не содержит таких условий, которые в будущем обернутся неприятностями для его бизнеса. Поскольку лично проверить каждый документ руководитель не в состоянии, договор должен пройти процедуру согласования. Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, и он может меняться в зависимости от вида договора. Однако любой договор обязательно рассматривают главный бухгалтер, финансовый директор финансовый аспект и юрист правовая экспертиза. Если в компании есть служба безопасности, в ее задачи входит проверка репутации контрагента. Если компания использует систему электронного документооборота СЭД , согласование проводится в соответствии с правилами этой системы. Лучше, если это будет параллельное согласование, то есть договор отправится одновременно всем согласующим лицам. В отсутствие СЭД ее может заменить почтовый клиент с функцией голосования например, MS Outlook или программный продукт, разработанный специально для этих целей. Так или иначе, принципиальный момент электронного согласования состоит в том, что электронная копия договора попадает на согласование одновременно ко всем специалистам, а оригинальный экземпляр документа все это время находится у исполнителя. Последнему останется только сформировать и распечатать лист согласования, приложить его к договору и передать на подпись. В случае если в организации не внедрена СЭД, исполнитель лично передает договор каждому из согласующих лиц и следит за тем, чтобы они поставили подписи в листе согласования Пример 1. Можно разработать отдельный лист согласования для каждого вида договоров с перечнем лиц, которые согласовывают эти договоры. Второй вариант — разработка универсального листа согласования с перечнем всех согласующих лиц на предприятии. При согласовании конкретного договора исполнитель будет выбирать из этого перечня нужных лиц и передавать договор только им. Срок, в который должностное лицо должно произвести согласование, прописывается в регламенте по договорной работе. На практике далеко не всегда участники договора полностью принимают условия соглашения, предложенные другой стороной. Например, должностное лицо просто не согласует оферту. Как быть в этом случае и все-таки довести договор до подписания? В данной ситуации готовится особый документ — протокол разногласий. Обратите внимание, что к проектам договора это не относится: Протокол разногласий оформляется для оферт, то есть для договоров, присланных в организацию для подписания контрагентом. Протокол разногласий к договору, подписанный сторонами. Срок выполнения работ по ремонту помещений Заказчика составляет 2 месяца со дня заключения настоящего Договора. Право подписания договора должностным лицом например, генеральным директором может содержаться в учредительных документах предприятия или передаваться по доверенности. В последнем случае второй стороне договора нужно очень внимательно отнестись к изучению доверенности: Звенигорода, адрес места проживания: Москва, , далее именуемого Доверенное лицо,. Настоящая Доверенность действительна по 31 декабря г. Полномочия по настоящей Доверенности не могут быть переданы другим лицам. За каждой подписью следует ее расшифровка, после чего подпись должностного лица заверяется печатью. Мерой обеспечения безопасности договора является написание расшифровки подписи от руки. Многостраничные договоры часто дополнительно защищают, проставляя подпись без расшифровки и печать на каждом листе Пример 4. Законодательством не предусмотрено требование заверять подписи в договоре печатью, это относится, скорее, к обычаям делового оборота. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах по одному для каждой из Сторон, собственноручно подписан и скреплен печатями Сторон. Если договор не содержит специальных условий на эту тему, то можно воспользоваться дополнительными печатями, предназначенными именно для договоров. Небольшая сложность состоит в том, что зарегистрировать договор должна каждая из сторон, а значит, один документ получит два совершенно разных номера. В этом случае Компания регистрирует оферту и проставляет номер:. Во втором — в журналах регистрации обеих сторон договор будет числиться под номером, указанным в преамбуле, а номер из штампа останется внутренним индексом той организации, которая его присвоила. Отметим, что второй такой метод регистрации договоров менее распространен. Состав регистрационного индекса, или номера, договора каждая организация устанавливает сама. Самый простой способ — валовая нумерация — подходит только тем компаниям, которые заключают однотипные договоры или в организации их пока небольшое их количество. Чем больше соглашений, тем разнообразнее регистрационные индексы. В них может входить, например, буквенное обозначение вида договора КП — купля-продажа, П — поставка, А — аренда, С — страхование и т. Некоторые виды договоров подлежат государственной регистрации, например: Считается пролонгированным на тот же срок, если не позднее чем за 1 месяц ни одна из сторон не заявит о прекращении договора. Таким образом, датой заключения договора будет считаться день получения стороной, готовившей договор, экземпляра, подписанного другой стороной. Документально зафиксировать эту дату можно следующими способами:. На вернувшемся в организацию простом уведомлении будет стоять подпись работника контрагента, получившего письмо, и дата получения. Если по какой-либо причине уведомление не вернется что редко, но бывает , можно направить запрос на почту. В ответе на запрос будет указана дата получения письма адресатом. Отправлять договор контрагенту нужно с сопроводительным письмом. Это дополнительная гарантия того, что документ попадет к адресату: Текст сопроводительного письма к договору может быть следующим:. Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью экземпляр договора поставки оборудования от 27 марта г. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Хранение договоров должно быть централизованным. При этом далеко не всегда работники передают дела своим преемникам. Как быть, если через несколько лет понадобится оригинал договора, который, согласно отметкам в журнале, хранится у давно уволившегося работника? Выход здесь только один: Логично, что это будет тот же отдел, который отвечает за регистрацию и согласование договоров. При децентрализованной системе работы нужно обязать исполнителей передавать договоры на оперативное хранение в юридический отдел, службу ДОУ или секретарю. По истечении положенного времени документы в общем порядке будут переданы на хранение в архив организации. Поэтому важной частью процесса регистрации договора должно стать его сканирование. Скан-копии договоров могут храниться в том же подразделении, что и оригиналы, и высылаться работникам организации по запросу. При более строгой системе обеспечения безопасности для предоставления копии договора может понадобиться основание — служебная записка с резолюцией руководителя подразделения, ответственного за хранение. Выдача заверенных копий или оригинальных экземпляров договора производится по письменному запросу и фиксируется в Журнале выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров Пример 6. Поскольку ключевую роль в журнале играют собственноручные подписи сотрудников, он ведется в бумажном виде. Журнал выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров. Оперативное хранение договоров осуществляется на основании номенклатуры дел организации. Срок оперативного хранения устанавливается в локальных нормативных актах, регламентирующих хранение документов компании, и может составлять, например, три года со дня истечения срока договора. Через три года будет проведена экспертиза ценности, после чего договоры будут сформированы в дела и переданы в архив. Делопроизводство по договорам является, как правило, лишь частью системы договорной работы организации, которая регламентируется довольно объемными локальными нормативными актами, например: Положением о договорной работе, Порядком подготовки, контроля исполнения и хранения договоров гражданско-правового характера и т. Подобные регламенты разрабатываются юридической службой организации и утверждаются генеральным директором, а секретарь руководствуется лишь той их частью, которая регламентирует его участие в договорной работе. Приведем фрагмент Положения о договорной работе коммерческой организации, освещающей вопросы делопроизводства договоров и не использующей СЭД, с централизованным подходом к работе с договорами Пример 7. Фрагмент Положения о договорной работе коммерческой организации, освещающей вопросы делопроизводства договоров. Все поступающие в Службу ДОУ оферты и проекты договоров регистрируются сотрудником Службы ДОУ в Журнале регистрации оферт и проектов договоров. Все поля в листе согласования обязательны для заполнения. Допускается оформлять замечания на отдельном листе. Свободные поля в листе согласования предусмотрены для дополнительного согласования. Оферты и проекты договоров в обязательном порядке проходят процедуру согласования с должностными лицами Организации согласно следующей очередности:. Главный бухгалтер — для проверки на предмет наличия всех необходимых условий для осуществления налогового и бухгалтерского учета, правильности исчисления НДС. Финансовый директор — для проверки соответствия договорных обязательств статьям бюджета Организации, соблюдения сроков оплаты, проверки целесообразности и правомерности применения различных коэффициентов и прочих показателей, оказывающих влияние на уровень договорной цены, проверки уровня цен на товары работы, услуги , составляющие предмет договора, рыночным ценам, а также соответствия банковских реквизитов. Начальник отдела закупок — для проверки необходимости в закупаемых товарах работах, услугах для осуществления производственной деятельности. Перечень лиц для дополнительного согласования не является исчерпывающим и в зависимости от вида договора может быть дополнен руководством Организации, руководителем ответственного структурного подразделения, исполнителем, начальником юридического управления. В случае отсутствия лиц, указанных в п. Если в процессе согласования между должностными лицами, указанными в п. При наличии замечаний исполнитель вносит необходимые изменения в текст проекта договора или обращается в юридическое управление для подготовки протокола разногласий к оферте. Работник юридического управления готовит протокол разногласий к оферте по количеству сторон договора и один дополнительный экземпляр для контроля. Форма протокола разногласий приведена в Приложении 2. Если контрагент не принимает условия, содержащиеся в протоколе разногласий, однако стороны не отказываются от заключения договора, урегулирование разногласий проводит согласительная комиссия, состоящая из уполномоченных представителей сторон. По итогам урегулирования всех разногласий оформляется протокол согласования разногласий. Регистрация договора в Службе ДОУ производится работником Службы ДОУ в течение одного рабочего дня после его подписания генеральным директором Организации или уполномоченным им лицом. Регистрация договора производится в Журнале регистрации договоров Приложение 3. На договоре проставляется регистрационный номер и дата договора, после чего договор сканируется. Исполнитель несет ответственность за подготовку сопроводительных писем, направление проектов договоров и оферт контрагенту и возврат договоров от контрагента. После получения от контрагента экземпляра договора Организации исполнитель передает его в Службу ДОУ для регистрации и хранения. Исполнитель обязан сообщить контрагенту регистрационный номер договора Организации. Если действующим законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, исполнитель принимает необходимые меры для ее обеспечения. Оригинальный экземпляр договора, прошедший регистрацию, подлежит хранению в Службе ДОУ в течение трех лет с момента прекращения его действия. По истечении указанного срока договоры передаются в Архив Организации в порядке, установленном локальными нормативными актами Организации. Электронная копия договора хранится в Службе ДОУ и высылается работникам Организации по запросу. При необходимости оригинальный экземпляр договора может быть выдан по распоряжению начальника Службы ДОУ на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, запрашивающего оригинальный экземпляр договора. Возврат оригинального экземпляра договора оформляется распиской работника Службы ДОУ в Журнале выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров. Электронный журнал регистрации договоров в MS Excel. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Федеральным законом от Контакты Поиск по сайту. Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям Электронная версия журнала. Рубрики Профессия Делопроизводство Отдел кадров Архивное дело Юридический практикум Ваш компьютер Деловой этикет Офис Самообразование Бухгалтерский учет Корпоративная культура Психологический практикум Стиль Красота и здоровье Секретарь плюс Праздник Страницы истории Культура и искусство Контрольная работа Охрана труда. Кто должен заниматься договорами? Обратите внимание Срок, в который должностное лицо должно произвести согласование, прописывается в регламенте по договорной работе. Обратите внимание Некоторые виды договоров подлежат государственной регистрации, например: Отдел логистики С протоколом разногласий от Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Внесены изменения в законодательные акты об архивном деле. Минтруд представил график выходных и праздничных дней на год. Кадровые решения Справочник экономиста Планово-экономический отдел Санэпидконтроль. Охрана труда Справочник эколога. Оплата и получение товара. Отметка о снятии замечаний. Согласовано с замечаниями Яценко. Срок выполнения работ по ремонту помещений Заказчика составляет 3 месяца со дня заключения настоящего Договора. Исполнитель Генеральный директор Яблоков В. Заказчик Генеральный директор Романова А. Вид, дата, номер договора. Оригинал или заверенная копия. Инженер 1 категории Паршин. Оферты и проекты договоров в обязательном порядке проходят процедуру согласования с должностными лицами Организации согласно следующей очередности: Для отдельных видов договоров устанавливается дополнительный перечень согласующих лиц: Регистрация и хранение договора 5.
Работа с договорами: делопроизводственные нюансы
Какая зубная паста лучше отбеливает зубы
Opera сделать google поиском по умолчанию
Положение о договорной работе на предприятии
Таблица содержания лецитина в продуктах
Букет из цветов и фруктов своими руками
Сколько стоит отдохнуть в геленджике 2017
Обратная связь
Карта калуги со спутника в хорошем качестве
Собрание образцов работ 9 букв сканворд
учет и хранение договоров
Сотовые телефоны сенсорные с двумя сим картами