Инструкция по делопроизводству в республике
Инструкция по делопроизводству в республикеСкачать файл - Инструкция по делопроизводству в республике
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая г. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после его официального опубликования. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее - Инструкция разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы далее - организации. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных компьютерных технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь. Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации , независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий. Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций. Инструкция по делопроизводству, имеющая типовой характер, устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях. Инструкция по делопроизводству, имеющая примерный характер, устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках. Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения. Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь. Инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями при их наличии. Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с Центральной экспертной комиссией далее - ЦЭК соответствующего органа управления организации и республиканским органом государственного управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства. Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами. Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления далее - служба ДОУ. Наименование службы ДОУ управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т. Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них. При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника группу работников. Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации. Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ. При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел. Контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь и вышестоящими организациями. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов - фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов единоличный или коллегиальный , объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т. Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:. Организации наделены правом принимать издавать только те распорядительные документы приказы, распоряжения, указания, постановления, решения , которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь, уставами или положениями о них. Совместные акты органов государственной власти и управления принимаются в виде постановлений. Совместные акты местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов принимаются в виде решений. Совместные распорядительные документы иных организаций, издающих принимающих одинаковые виды документов приказы, постановления и др. Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ. Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах далее - заседания фиксируется в протоколах. Решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, как правило, проводятся в жизнь приказом распоряжением руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания. Организации ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций. Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается. Организации на основании нормативных правовых актов, определяющих их задачи и функции, издают составляют также планы, отчеты, докладные записки, справки, акты и другие управленческие документы. Право издания принятия документов, их подписания, утверждения, согласования визирования закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование визирование , утверждение. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск. Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов далее - УФД , представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке. Табель утверждается руководителем организации. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются службой ДОУ. Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля по форме согласно приложению 1. Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и или по функциям и задачам управления. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:. Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др. При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации. При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств. Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги. Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6. При изготовлении конкретного документа наименование его вида кроме письма наносится на общий бланк с помощью технических средств. На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др. Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает документов в год. При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 х мм и А5 х мм. Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти-семи строк текста. На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей. При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом. При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках. Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках. Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь. Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы или 55 мм для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы по вертикали. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6. Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм. Эмблема организации или товарный знак знак обслуживания , зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь. На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак знак обслуживания помещается на верхнем поле бланка. Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ. Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки. Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне. Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается составляется от имени этого подразделения. Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи. Коммуникационные данные телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней международной телефонной связи помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации. Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных. Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. На письмах название вида документа не указывается. При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках. Датой документа является дата его подписания приказ, распоряжение, указание, письмо и др. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа. Даты в нормативных правовых актах Республики Беларусь оформляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе слева направо. Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ. Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица. При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. При адресовании документа руководителю организации его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже. При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже. Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы имя, отчество получателя, затем - почтовый адрес. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов. Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации. Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документ может утверждаться двумя способами: Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и или инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах. Резолюция должна быть подписана собственноручная подпись и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей. На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа. Главная Контакты Архитектура Архитектура Биология 76 География Другие Информатика История Культура Литература Маркетинг Математика Медицина Менеджмент Образование Охрана труда Политология Правоведение Производство Религия Социология Статистика Строительство Физика Философия Финансы Химия Экология Экономика Электроника Начальнику управления контроля, делопроизводства и материально- технического обеспечения Кондакову Н. Кропоткина, 55 , г.
Постановление Министерства юстиции РБ. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях
Москва касимов расписание автобусов котельники
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 'Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях'
Где находится улица мусы джалиля
Христианские стихи про церковь
Можжевельник сохнет и желтеет что делать