Инструкция по делопроизводству в организации скачать
Инструкция по делопроизводству в организации скачатьИнструкция по делопроизводству ООО
=== Скачать файл ===
Пытаюсь составить Инструкцию по делопроизводству в ООО, но без 'живого' примера, на основе Типовой инструкции достаточно сложно. В разделах тоже не нашла. Инструкция разработана с учетом требований Государственного стандарта ГОСТ Р 6. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников организации. Инструкция ориентирована на использование автоматизированной системы, предназначенной для составления документов, их регистрации, учета и контроля исполнения с помощью персональных компьютеров. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляет генеральный директор организации. Ответственным за обеспечение организации оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями является офис-менеджер организации. Ответственность за исполнение требований настоящей Инструкции несет секретарь генерального директора, а также сотрудники структурных подразделений, на которых возложена ответственность за ведение делопроизводства в подразделениях. Каждый работник организации должен быть ознакомлен с настоящей Инструкцией под расписку подпись и дата. При увольнении или временном отсутствии отпуск, командировка, болезнь все неисполненные документы, находящиеся у работников, согласно письменному указанию Генерального директора организации передаются другому исполнителю через секретаря генерального директора с обязательной отметкой в контрольно-регистрационной карточке на документ. При увольнении секретаря генерального директора числящиеся за нею документы, штампы, печати, бланки, средства оргтехники передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому генеральным директором организации. Прием, доставка и передача документов осуществляется секретарем генерального директора. Документы передаются на рассмотрение генеральному директору в день их поступления и направляются на исполнение сразу же после их распределения. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении на исполнение, ходе исполнения, направлении в дело, которые размещаются на самом документе или в контрольно-регистрационной карточке на документ. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов 2. Первичную обработку поступивших в организацию документов проводит секретарь генерального директора. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, комплектность документа и приложений к нему. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение. Первый экземпляр посылается отправителю, второй приобщается к документу, третий остается у секретаря. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа — штамп с наименованием организации, указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера; на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, штамп проставляется на обратной стороне конверта. Регистрация входящих документов проводится в день их получения. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером об этом делается отметка, например: После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. Если получено письмо-ответ, к нему необходимо прикрепить копию инициативного письма. Организация исполнения и контроль исполнения документов 2. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор организации. Контроль сроков исполнения документов возлагается на секретаря генерального директора. Срок исполнения исчисляется со дня, следующего за датой наложения резолюции. При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения документ исполняется в дневный срок. Если в резолюции указано несколько исполнителей, документ передается на исполнение первому названному в резолюции работнику ответственному исполнителю. Остальным соисполнителям передаются копии документа. Ответственность за качественное и своевременное исполнение документа в равной степени несут все работники, указанные в резолюции. Исполнитель ответственный исполнитель обязан давать секретарю генерального директора ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающим их утрату. В случае утери или пропажи документа исполнитель немедленно извещает об этом секретаря генерального директора. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан передать секретарю генерального директора информацию об исполнении документа, а на самом документе оформить отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка помещается в левом нижнем углу первого листа документа. В отметке следует указать наименование документа, свидетельствующего об исполнении поручения, его дату и номер. Если такой документ отсутствует, дается краткая информация об исполнении. После этого необходимо указать номер дела, в которое должен быть подшит исполненный документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем. Задание снимается с контроля только с разрешения директора или, в его отсутствие, заместителя директора Общества. Исполненные документы с приложением необходимых документов передаются секретарю генерального директора в подобранном для подшивки виде. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа несет исполнитель ответственный исполнитель. Если исполнитель ответственный исполнитель согласовал с генеральным директором изменение срока исполнения документа, исполнитель ответственный исполнитель обязан сообщить об этом секретарю генерального директора. Подготовка исходящего документа 2. Проект исходящего документа готовит работник организации — исполнитель документа. Для подготовки проекта сложного документа может быть привлечена группа работников рабочая группа. Секретарь проверяет наличие адресата, заголовка к тексту, отметки об исполнителе и правильность оформления всех реквизитов документа. После проверки исполнитель согласовывает документ с заинтересованными должностными лицами организации при необходимости — с другими организациями. Документ передается на подпись генеральному директору через секретаря. К документу прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления. Документы подписываются генеральным директором организации. Подписывается первый экземпляр документа. Если документ направляется нескольким адресатам, подписываются все экземпляры, но визируется только копия исходящего документа. Исполненные документы с приложением необходимых документов передаются секретарю в подобранном для отправки виде. Регистрация исходящих документов 2. Регистрацию исходящих документов проводит секретарь генерального директора в день их подписания. На подлиннике и на копии исходящего документа проставляется исходящий номер по журналу регистрации исходящих документов и дата регистрации. Исходящий номер документа состоит из номера дела, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера документа по журналу регистрации. Копия документа в день отправки подшивается в дело, которое хранится в секретариате. Перед отправкой исходящего документа проверяется правильность его оформления. Секретарь проверяет наличие регистрационных данных номер и даты на обоих экземплярах документа, наличие подписи генерального директора и, при необходимости, оттиска печати на подлиннике документа. Подготовленные к отправке документы должны быть сданы на почту не позднее 12 часов дня, следующего за днем подписания. Обеспечение сохранности дел и документов 2. Законченные делопроизводством дела хранятся в секретариате в течение одного года. Дела хранятся в запирающихся шкафах в вертикальном положении. По истечении одного года дела переводятся на хранение в специально отведенное помещение, обеспечивающее надежную сохранность документов и оборудованное сигнализацией от несанкционированного доступа. Ответственность за сохранность документов несет секретарь генерального директора. В случае утраты или порчи дел или документов секретарь немедленно докладывает об этом генеральному директору. По распоряжению генерального директора в таких случаях проводится служебная проверка, по результатам которой к виновным принимаются меры дисциплинарного или иного характера. В течение делопроизводственного года на выданные сотрудникам для работы документы заполняется лист-заместитель см. После возвращения документа лист-заместитель уничтожается. По окончании делопроизводственного года изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешается. При необходимости для работы выдается дело целиком. На место выданного дела закладывается карта-заместитель см. После возвращения дела карта-заместитель вкладывается в дело и хранится вместе с ним. Секретарь генерального директора не реже двух раз в год проводит выборочную проверку наличия дел и документов, о результатах которой информирует генерального директора. Полная проверка наличия дел и документов проводится ежегодно по завершению делопроизводственного года. Документы организации оформляются с учетом рекомендаций Государственного стандарта ГОСТ Р 6. Документы организации приобретают юридическую силу с момента подписания или утверждения их директором. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Пример оформления грифа утверждения документа, подготовленного на бланке: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Липатов П. УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО 'ПРОЕКТ' Липатов П. Подготовка и оформление приказов по основной деятельности 3. Приказ — правовой акт, издаваемый генеральным директором организации. Для оформления приказов используется бланк приказа см. Текст приказа состоит из двух частей: В констатирующей части излагаются основания для издания документа. Слово печатается прописными заглавными буквами на отдельной строке непосредственно от левого поля или с красной строки. Не подчеркивается, не берется в кавычки. Может быть выделено полужирным начертанием. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Проект приказа, в зависимости от содержания, согласовывается с заместителями генерального директора, юристом, главным бухгалтером, начальником отдела кадров. Визы согласования оформляются на оборотной стороне последнего листа приказа. Пример оформления визы согласования: Регистрация приказов осуществляется секретарем генерального директора. Приказы нумеруются в пределах календарного года. На обороте последнего листа приказа оформляются визы ознакомления с приказом. Пример оформления виз ознакомления: Подлинники приказов формируются в соответствующие дела в секретариате, копии приказов вывешиваются секретарем на доске объявлений для ознакомления сотрудников Общества. Подготовка и оформление служебных писем 3. Служебные письма оформляются на бланках для писем см. Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно и обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований. Письма, как правило, должны затрагивать только один вопрос, что обеспечивает более оперативное рассмотрение их в организации-получателе документа. В крайнем случае, служебное письмо может освещать два взаимосвязанных вопроса. Внесение в подлинник служебного письма добавлений или изменений после его подписания не допускается. Письма передаются на подпись генеральному директору через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены с нарушением существующих правил. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части бланка, например: Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово 'Копия' перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. При направлении документа более чем 4-м адресатам составляется список рассылки см. В этом случае на каждом экземпляре документа либо следует указать только один адрес. Дата документа и его исходящий номер проставляются на отведенных для этих реквизитов местах: В левом нижнем углу последней страницы документа оформляется отметка об исполнителе, включающая имя, отчество и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона при отсутствии свободного места на лицевой стороне отметка оформляется в нижнем левом углу оборотной стороны последнего листа документа , например: Лидия Григорьевна Ожогина 4. Составление номенклатуры дел организации 4. Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы. Номенклатура дел организации составляется и подписывается секретарем генерального директора и утверждается генеральным директором общества. Заголовки дел в номенклатуре должны отражать состав и содержание документов, которые будут группироваться в дела. При формулировании заголовка можно использовать термин 'документы', если в дело включены документы различных видов, с обязательным уточнением наименований видов документов, включенных в дело, и вопроса, к которому они относятся по своему содержанию. Номенклатура дел на следующий год представляется на утверждение генеральному директору не позднее 20 декабря текущего года. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел организации. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением переходящих дел. Если в дело включены документы за разные годы, на обложке дела следует указать даты первого и последнего документы. В дело подшиваются только исполненные документы, с оформленной отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, что свидетельствует о завершении работы над документом. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Документы подшиваются внутри дела в хронологическом нумерационном порядке. Для формирования дел с перепиской используется вопросно-логический способ систематизации документов, когда документ-ответ подшивается вслед за документом-запросом. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась полная сохранность документов, возможность быстрого поиска и оперативной работы с ними. Экспертиза практической ценности документов 4. Под экспертизой ценности документов понимается определение значимости документов в целях отбора их для дальнейшего хранения. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности дел и документов создается Экспертная комиссия ЭК организации. В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные в вопросах делопроизводства работники организации. Возглавляет работу комиссии один из заместителей генерального директора Общества. ЭК назначается приказом генерального директора, в приказе определяется количественный и качественный состав комиссии. Экспертиза ценности дел и документов проводится путем полистного просмотра дел. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное хранение, вносятся в опись и передаются на хранение в архив организации. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт о выделении документов на уничтожение. Акт подписывается председателем и членами ЭК и утверждается директором общества. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист. Для дел с особо ценными документами, а также сложных по составу, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется внутренняя опись документов дела. Уничтожение документов производится после передачи дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии, как минимум, двух членов ЭК. Описи и акты представляются на утверждение директору не позднее 20 января. Форма акта о повреждении почтового отправления. Форма общего бланка организации. Форма бланка для писем. Форма бланка приказа по основной деятельности. Формы журналов регистрации документов. Форма листа согласования документа. Форма листа ознакомления с документом. Образец оформления обложки дела. Форма номенклатуры дел Общества. Форма внутренней описи документов дела. Форма заверительной надписи дела. Положение об экспертной комиссии. Форма описи дел, передаваемых на архивное хранение. Форма акта о выделении дел и документов на уничтожение. Форма списка рассылки служебного письма. Являясь локальным нормативным актом, инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том, и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения со ссылкой на должность и дату утверждения или на распорядительный документ, его дату и номер. Потом нужно создать приказ о введении этой инструкции в действие. Хочу навести порядок на этом участке работы в своей организации. Если отправки происходят очень частно в одну и туже организацию, в отдельной ячейке накапливаю для неё почту и отправляю 1 - 2 раза в неделю мои сотрудники, например, знают что документы в центральный офис уходят каждую пятницу. Как то вот так. Мне тоже было бы интерсно узнать у кого какие есть регламенты по этому процессу. Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. PRO Делопроизводство Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту! После регистрации вы сможете: Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта. Подписка на рассылки По вопросам подписки: Номер за 5 минут ГОСТ Р 7. Ввести код доступа О журнале. Делопроизводство Документооборот Архивное дело Деловой этикет Секретарь руководителя Законодательство Документационное обеспечение Системы делопроизводства Система документооборота Электронный документооборот Документы делопроизводства Регистрация документов Оформление документов Экспертиза ценности Деловые переговоры Деловая переписка Все 59 тем. Высшая Школа Секретаря Вебинары Архив вебинаров Документы Образцы. Делопроизводство Организация делопроизводства Документы делопроизводства. Анонсы будущих номеров Подробнее о журнале. Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Мероприятия Проверь свои знания и приобрети новые Посмотреть. Самое выгодное предложение Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. Почему важно соблюдать правила оформления документов Как развить творческий интеллект Как подготовить руководителя и коллег к своему отпуску: Читайте в электронном журнале Секреты эффективного взаимодействия с руководителем Вам поручили создать архив: Диаграммы в MS Excel: Новости партнеров В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал 'Справочник секретаря и офис-менеджера' Подписка со скидкой! Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос. Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры. При клике отсылаем событие GA Click jQuery ' yw0 a. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Всего один шаг - и документ Ваш!
Карта стерлитамака с улицами и домами панорама
H m home интернет магазин каталог
Трансформатор тс 100 характеристики
Уксусная эссенция против сорняков