Inbox Zero

Чем старше я становлюсь, тем больше я становлюсь заинтересованным в том, чтобы как можно эффективнее очистить свою жизнь от мусора. Я начал больше убеждаться, что организованность и минимализм действительно ведут к большей эффективности и способствуют более приятной жизни.

Есть много способов привнести организованность в свою жизнь — убираться по методу Конмари, заносить события в календари и отслеживать каждую секунду своего времени. Порой бывает так сложно начать и так сложно влиться в эту систему. Но, как известно, начинать надо с малого, и сегодня я поведаю об этом самом "малом".

Идеология

Название "Inbox Zero" говорит само за себя: цель — добиться пустоты в почтовом ящике. Как бы пугающе это не звучало, в этом есть смысл, и, как по мне, очень даже правильный.

Я видел почтовые ящики многих своих близких и друзей и я каждый раз поражался количеству писем, которое давно уже превысило отметку в тысячу сообщений, и их реакции на это: "Да ладно, я всё равно почтой не пользуюсь".

Конечно, это скорее всего правда, и в эпоху мессенджеров мало кто захочет пригласить друга в кино через электронную почту. Но, как бы печально это не было, огромное количество по настоящему важных сообщений приходит нам на электронную почту. У разработчиков там — уведомления о плановой остановке серверов, у студентов — новости о курсовых и экзаменах. Статус получения визы и замены паспорта, спор в интернет-магазине, да даже промокоды на доставку пиццы — всё это оказывается в наших почтовых ящиках. И эти сообщения, которые могут оказаться критично важными для получателя, теряются в огромном потоке ненужной, неотсортированной информации.

Выход этому только один — фильтрация. Но как отфильтровать тысячу уже скопившихся писем? И как быть уверенным, что удалённое письмо не пригодится годы спустя?

План действий

Предисловие. Архив и снуз.

Прежде чем хвататься за голову от одной только мысли про удаление писем — расслабьтесь. Мы не будем удалять (ну, или почти не будем) письма — вместо этого они отправятся в Архив.

Архив — это просто папка с письмами, которая не пересекается с папкой "Входящие". Папка-архив предусмотрена во многих почтовых сервисах (Gmail, Яндекс, Mail.ru) и почтовых клиентах, а в некоторых есть даже отдельная кнопка или жест для быстрого архивирования письма.

Если же такой функции не предусмотрено в вашем почтовом сервисе/клиенте, то 1) у вас неправильный сервис/клиент; и 2) не отчаивайтесь и просто создайте отдельную папку под названием "Архив".

Ещё одной удобной фичей станет Snooze — возможность отложить письмо до какой-то поры. Письмо исчезает из Входящих и вновь появляется в назначенное время. К сожалению, практически ни один из сервисов не реализовал эту функцию на данный момент, и остаётся надеяться на почтовые клиенты.

Шаг 1. Фтопку!

Кто-то, помнится, говорил, что не читает имейлы? Хорошо, тогда смело нажимаем "Выделить всё" и "Архивировать". Видите пустой ящик? Привыкайте — это станет вашей целью на всю оставшуюся жизнь (ну, или неделю). Конечно, одной массовой чистки раз в несколько дней недостаточно, чтобы сохранить порядок и чистоту. Тут нужно следовать определённым правилам.

Шаг 2. Уведомления

Чтобы контролировать свой электронный ящик, надо быть в курсе событий в нём. Смело включаем уведомления о новых электронных письмах на своих девайсах. Не волнуйтесь, если из-за огромного количества пропущенных галочек вашу почту заваливает письмами от ненужных сайтов — от этого тоже придётся избавляться. Лучше выбрать наименее надоедливый звук, чтобы за ближайший месяц он не успел вам надоесть.

Шаг 3. You've Got Mail!

Здесь я, как и в предыдущих пунктах, большую часть времени буду говорить о том, о чём до меня рассказали другие "амбассадоры" идеологии, в частности о том, что нужно делать, когда пришло новое письмо.

Это важный человек? Тогда ответьте на письмо сразу. Если нет времени — напишите короткий ответ в духе "Привет, прочитал письмо, но не могу сейчас ответить, напишу чуть позже". Отправитель не останется в неведении и будет знать, что вы не проигнорировали его просьбу. А вы тем временем отложите письмо, чтобы вспомнить о нём позже. Написали ответ, или он не требовался с самого начала? В архив.

Это нужная рассылка? Читайте. Если нет времени — отложите. После прочтения — в архив. Если вы хотите сохранить заметку на больший срок, то почта не была создана для этого. Обратите внимание на букмаркеры Pocket или Instapaper.

Это ненужная рассылка? Пролистайте до самого конца письма и нажмите на "Отписаться". Процесс отличается для каждого сайта — убедитесь, что все галочки отмечены в вашу пользу. После всех этих действий письмо должно быть удалено — архив лучше тоже не захламлять в лишний раз.

Это промокод? С такими письмами у меня сначала возник ступор. Это нужная рассылка, которую я хотел бы сохранить на будущее, но не настолько и не надолго, чтобы захламлять букмаркер. Для промокодов я изобрёл свой воркфлоу. Промокод из письма переносится в приложение заметок, где помечается соответствующей меткой — "#промокод". Письмо удаляется или архивируется, если оно содержит важную ссылку, На заметку ставится напоминание, которое придёт в последний день валидности кода. В последний день, если я так и не соберусь использовать этот код — заметка удаляется.

Эпилог.

Спустя месяц тщательного пересмотра писем вы, возможно, станете ощущать, что электронный ящик стал не таким страшным, письма приходят не так часто, да и сами письма нужные и интересные. В конечном итоге ваш "инбокс" сможет стать уютным и приятным миром со своими обычаями.

И напоследок

Почему я считаю Inbox Zero самым простым шагом к минимализму, организованности и эффективности? Ответ прост: это единственный шаг, который я на данный момент смог сделать. Пока я пытаюсь приобщиться к помодоро-таймерам, чёткому режиму сна, конмари и аскетичности, в моём электронном почтовом ящике пусто и свежо.

Если не заглядывать в папку спама, конечно.