Хранение кадровых документов - Менеджмент и трудовые отношения реферат

Главная

Менеджмент и трудовые отношения
Хранение кадровых документов

Сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Личная карточка работника. Состав и изъятие документов из личного дела. Порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.
Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.
Нужно ли заводить личные дела сотрудников -- организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела... формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».
Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления. Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров. Если в организации нет такой должности -- бухгалтер.
Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности». Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:
-- анкета, личный листок по учету кадров;
-- копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;
-- справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);
-- копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;
Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа. Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.
Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:
-- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
-- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
-- документы воинского учета (для военнообязанных);
-- документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.
Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):
-- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) -- на граждан, пребывающих в запасе;
-- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, -- на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.
При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание -- номер приказа и его дату.
Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.
Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.
В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.
Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.
Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.
Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.
Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.
Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее -- Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.
В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.
Таблица. Сроки хранения кадровых документов
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов
и выписки из них, копии личных документов, характеристики,
листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):
а) руководителя организации; членов руководящих,
исполнительных, контрольных органов организации;
работников, имеющих государственные и иные звания,
премии, награды, ученые степени и звания
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,
Личные карточки работников (в том числе
Характеристики работников, не имеющих личных дел
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,
заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
Документы (справки, докладные и объяснительные записки,
копии приказов, выписки из приказов, заявления,
командировочные заявления, командировочные удостоверения
и др.), не вошедшие в состав личных дел
* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
** Невостребованные -- не менее 50 лет.
Директору по продажам ООО «Калина»Петрову Н. В.
Понятие, сущность учета кадровых документов, определение его признаков. Особенности документирования трудовых отношений на предприятии. Классификация кадровых документов, их типовые формы, состав, порядок оформления, формирование личного дела и карточки. курсовая работа [39,2 K], добавлен 08.05.2011
Понятие личного дела, правила и необходимость его ведения на работника предприятия, нормативная база. Порядок формирования личных дел работников, их содержание, сроки правила хранения в организации. Условия занесения записей в личное дело работника. контрольная работа [21,1 K], добавлен 29.10.2009
Особенности оформления личной карточки работника. Хранение личных дел работников. Разработка формы личной карточки. Заполнение и ведение личной карточки, а также внесения изменений в произведенные записи. Срок архивного хранения личных карточек. реферат [20,4 K], добавлен 10.06.2012
Изучение понятия "личное дело" - совокупности документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Определение правил составления, оформления, ведения и хранения личного дела. Подготовка личных дел к передаче в архив. курсовая работа [35,3 K], добавлен 12.12.2011
Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения. контрольная работа [24,4 K], добавлен 14.03.2009
Этапы подготовки документов к передаче в архив. Порядок выдачи из хранилища справок. Составления описи документов постоянного, долговременного хранения. Пример составления личного резюме. Заявление о приеме на работу. Оформление записи в трудовой книжке. контрольная работа [105,8 K], добавлен 19.09.2014
Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и порядок передачи их в архив. Суть архивного хранения документов в электронной форме. Экспертные комиссии. курсовая работа [186,6 K], добавлен 02.03.2014
Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Рекомендуем скачать работу .

© 2000 — 2021



Хранение кадровых документов реферат. Менеджмент и трудовые отношения.
Курсовая работа по теме Изучение вопросов биотехнологии в курсе химии средней школы
Реферат: Технічне обслуговування генератора Г-221 автомобілів ВАЗ
Контрольная работа: по Управление качеством
Реферат: История болезни - Хронический лимфолейкоз
Практическое задание по теме Приборы радиационной и химической разведки
Реферат: Продвижение города Нижнего Новгорода
Реферат: The Life Of Jesus Essay Research Paper
Контрольная работа: Электрическая схема 3-х комнатной квартиры. Скачать бесплатно и без регистрации
Гражданство Рф Курсовая Работа По Конституционному Праву
Реферат По Географии 7 Класс 9 Параграф
Критерии Оценивания Сочинения 2022
Реферат: Управление активами малого предприятия. Скачать бесплатно и без регистрации
Курсовая работа по теме Волонтёрское движение как социокультурный феномен
Реферат: Organizing forms of business activity
Реферат: Химия вокруг нас
Курсовая работа по теме Проектировка гравитационного бетоносмесителя периодического действия
Реферат: Wasteland By TS Eliot Essay Research Paper
Контрольная работа по теме Светочи России и Чувашии
Дипломная работа по теме Разработка web-сайта казино 'Рай' г. Магнитогорска
Дипломная работа по теме Ценообразование на рынке недвижимости. Оценка рыночной стоимости двухкомнатной квартиры в г. Оренбурге
Николай I - История и исторические личности презентация
Преследование на плоскости - Математика творческая работа
Уголовная ответственность за налоговые преступления - Государство и право дипломная работа