Грамотный онбординг (+ примеры от компаний)

Привет, меня зовут Даша Лукина, и я работаю с брендами, коммуникациями и командами уже 8 лет.

Веду канал о международной карьере и рассказываю о тех челленджах (и просто своем опыте), с которыми сталкиваюсь каждый день.

В 2022 получила оффер в Европу и теперь работаю здесь — с международной командой и продуктовыми процессами. Я веду личные карьерные консультации, а еще консультации для бизнесов (по HR, бренд-маркетингу, operations), поэтому если интересно (сообщение ни к чему не обязывает), пишите свой запрос на darialukina6495@gmail.com, обо всем расскажу.

———————————————————————————————————

Оговорюсь сразу: все, что вы прочтете ниже, исключительно мой опыт и опыт моих подопечных. Если вам есть, что добавить, обязательно переходите на канал и оставляйте комментарии :))

Также я не буду говорить здесь о мерче, который выдают в первый день, или о вэлком-письме, а сосредоточусь на самом процессе погружения.

—————————————————————————————————————

Онбординг — это не просто первые пара недель (или месяцев) вашей работы в компании. Это такой же инструмент удержания талантов как и любые, допустим, бонусы и компенсации. Это ваша инвестиция в то, как быстро и эффективно сотрудник начнет приносить выгоду компании. Небольшая показательная статистика.

Уверена, что вы читали на Linkedin истории людей, которые ушли через неделю после старта просто потому, что работодатель не имел выстроенного процесса онбординга и сотрудник чувствовал себя брошенным.

При этом, онбординг — это такая же ответственность сотрудника, как и ответственность руководителя. Давайте поговорим о том, как выстроить грамотный онбординг сотрудников, как проходить онбординг со стороны сотрудника, а еще посмотрим несколько примеров от первых лиц — ребят из классных компаний, которые рассказали о том, как онбординг устроен у них.

—————————————————————————————————————

Давайте посмотрим, что пишут об онбординге несколько источников, которые я ресерчила при написании этого текста.

BambooHR: «Onboarding is a human resources industry term referring to the process of introducing a newly hired employee into an organization. Also known as organizational socialization, onboarding is an important part of helping employees understand their new position and job requirements. It’s the process that helps them integrate seamlessly with the rest of the company».

Workable: «An employee onboarding process is the standardized introduction of a newly hired employee to their role in a company, including work station setups, familiarization with work and team processes, introduction to team members and managers, and other elements. The onboarding process is designed to give new hires everything they need in order to reach maximum performance in their job as quickly as possible».

Из каких частей может состоять онбординг?

1) Знакомство с компанией (более подробное, чем во время собеседований): о целях, задачах, структуре. Здесь же у меня, допустим, был онбординг по бенефитам и компенсационному пакету

2) Знакомство с командой (кто занимается чем, кто связан с кем)

3) Знакомство с процессами (где мы работаем, как у нас устроена Jira, какая структура спэйсов в Confluence и так далее)

4) Знакомство с ожиданиями от себя (какие цели, на чем сконцентрировать внимание)

5) Знакомство с культурой компании (да, я специально выношу это отдельно, потому что я однажды слышала о таком в одной из компании от девушки, которой я помогала туда устраиваться — это была отдельная встреча о том, как компания принимает решения (что, собственно, явно описывает культуру), какое поведение мы поощряем, а какое — никогда не терпим, какие ценности мы разделяем и почему именно такие. Здесь же говорят об истории компании

6) Знакомство с офисом, если он есть (как бронируем переговорки, что с кофемашиной, какой код входа в офис)

Как же подступиться к разработке онбординга, если вы руководитель?

Есть классная система 30-60-90.

В идеале еще до начала работы сотрудника этот план должен быть у вас.

Он включает:

1. Общий роадмэп всех 90 дней онбординга (что будет происходить, что вы ожидаете от сотрудника, а что вы сами дадите ему)
2. Цели по СМАРТу по месяцам + приоритеты
3. Список людей, с кем нужно познакомиться точно
4. Материалы (не только компании, но и любые книги/курсы/подкасты/медиа, которые помогут человеку быстрее адаптироваться в сфере)

Я лично видела пример такого документа в реальной компании в SaaS, и это было круто. Это была страничка в Конфлюенсе, которая называлась My first 90 days. Помимо вышеперечисленного, руководитель добавил ожидаемый результат от сотрудника в конце каждого месяца. Все прозрачно!

Похожий пример (гораздо более краткий, но отражает суть):

Подробнее о 30-60-90 можно ознакомиться в блоге Asana.

Что еще можно использовать:

1. У Miro есть классный темплейт онбординга для продакт-менеджеров, но использовать его можно для любого направления. Он выглядит так:

Ловите ссылку на темплейт: https://miro.com/miroverse/new-employee-onboarding-for-product-teams/

2. Чеклисты для сотрудников, которые помогут ему не терять фокус. Пример:

3. Персонально я, собирая первичные документы, фокусируюсь на системе: Who/What/Why/How/When.

Упрощая, я должна рассказать человеку кто делает что (компания, команды, зоны ответственности), почему мы это делаем (цели), как мы это делаем (процессы/ожидания) и в каких сроках.

Собрав документы, всегда проверяю, чтобы как минимум эти части были закрыты. Это та базовая информация, с которой можно начать.

4. Помимо этого, частая практика — подключать к человеку бадди/ментора. Того самого коллегу, к которому можно обращаться по любым вопросам. Обычно зона ответственности бадди не заканчивается рассказом о том, куда команда обычно ходит на обед, а простирается шире — он изнутри рассказывает о процессах и взаимосвязях в команде и всегда на связи, если что-то "сломалось".

Пока собирала этот материал, вычитала интересную идею, но не нашла толковых примеров, чтобы поделиться. Геймификация онбординга. Когда человек получает "ачивки" за изученную информацию/встречи/первые шаги в компании. Звучит интересно, с радостью бы сделала такой кейс для каких-нибудь классных ребят.

Что важно знать об онбординге и что можно внедрять в него, если вы руководитель:

— точно знайте, что закрывают рекрутеры/эйчары/другие специалисты (например, офис-менеджеры), чтобы не повторяться. Ознакомьтесь с процессом "технического" онбординга заранее

— будьте в постоянном контакте с сотрудником. Встретьте его в первый день (если этого не делают эйчары)/проведите созвон с началом рабочего дня. Обозначьте план на ближайшее время, подготовьте все документы, с которыми необходимо ознакомиться.

— оставляйте время для вопросов и всячески поощряйте их. Например, я прошу ребят записывать все-все вопросы, которые возникают по ходу чтения гайдов/инструкций, в отдельный документ. И мы проходимся по ним на созвонах

— в первую неделю я букирую 2 созвона в день — утром и вечером. Утром я даю "теорию" (например, рассказываю, как устроена команда + отдаю документы на изучение), а вечером мы обсуждаем возникшие вопросы (связанные с этой темы или связанные с чем-то другим)

— представьте человека во всех-всех чатах и расскажите, чем он будет заниматься. Можно дополнительно указать, когда можно будет потихоньку обращаться к нему с вопросами и назначать встречи. Так вы огородите человека от неоправданных ожиданий, которые никто не озвучил.

Ваша задача — не бросать сотрудника. Каким бы сениором он не был, новая работа — всегда стресс. А еще это то самое время, когда вы закладываете основу для ваших рабочих отношений.

Что важно знать об онбординге, если вы новенький сотрудник:
— если вы ощущаете себя брошенным или вам не хватает информации, не стесняйтесь сказать

— любые вопросы — это круто! Мы все знаем «тот самый момент», когда вы начинаете понимать, как устроена работа в компании, начинаете чувствовать себя уверенно. Приблизьте этот момент, задавая вопросы

— контакты-контакты-контакты. Если вы, допустим, пришли в отдел маркетинга, пообщайтесь не только с прямыми коллегами (= с которыми будете работать ближе всего), но и с кросс-специалистами. Конечно, я не говорю о том, что если вы пришли в корпорацию и ваш отдел маркетинга состоит из 200 человек, то нужно общаться со всеми. Но если их, допустим, 20, это возможно. Подготовьте краткий питч о себе, спросите человека о его бэкграунде и зоне ответственности, а еще уточните, какие ожидания у этого человека есть от вас. Это поможет понять взаимосвязи (кто в компании влияет на что), увидеть проблемы и в будущем прийти к руководителю с решениями.

— и еще немного про ожидания — если руководитель не озвучил ожидания на первые недели/месяцы, уточните об этом сразу же. Чтобы не возникло ситуации, что вы спокойно изучаете материалы месяц, а руководитель уже хотел, чтобы вы запустили первый проект к этому времени.

——————————————————————————————————————

Ниже хочу поделиться историями о том, как устроен онбординг в разных компаниях, от первого лица. Хочу сказать большое спасибо специалистам, которые так открыто поделилась этими данными <3

Юлия Попова, руководитель HR-коммуникаций Самоката

Прикрепляю классное видео о том, как устроена работа в Самокате.

«Самокат доставляет продукты, товары для дома, косметику и все нужное для комфортного быта от 15 минут в 62 городах России.

Команда сервиса растёт ежедневно. Для нас очень важно, чтобы каждый человек, который становится частью Самоката, с первого дня чувствовал себя комфортно и мог проявить себя и свои профессиональные скиллы. Именно поэтому мы разработали систему адаптации новых сотрудников, которая помогает лучше узнать компанию, её цели и ценности.

Процесс онбординга в Самокате состоит из нескольких этапов – такой подход к адаптации нового члена команды помогает новичку плавно погружаться в процессы, поддерживать и направлять его в ключевых моментах.

После того, как человек получил предложение о работе и обсудил все детали с HR-специалистом, в коммуникацию включается T&D – менеджер по адаптации, который ведет онбординг. Сначала он делится с новичком всем необходимым для работы – от приглашения в офис с картой проезда до доступов в Базу знаний и наш мессенджер. T&D-менеджер сориентирует нового коллегу в офисе: где получить технику, вэлком-бокс, а также остаётся на связи на протяжении испытательного срока для помощи с организационными вопросами и адаптацией.

Помимо этого, все новички проходят обязательное обучение, важная составляющая которого – специальный вводный курс «Добро пожаловать в Самокат». Здесь рассказывают о компании и её ценностях, стратегии и целях, делятся тем, какой стиль общения принят в компании и о возможностях, которые предлагает Самокат.

Менеджер по адаптации работает не только с новым сотрудником, но и с его руководителем – сообщает об основных этапах онбординга и подробно описывает весь процесс, который регулярно меняется и совершенствуется. Далее ещё один важный этап – знакомство с командой: новый сотрудник с первого дня работы знакомится с теми, с кем ему предстоит работать и к кому можно обратиться с вопросом или предложением. Это неоценимая поддержка, особенно в первые месяцы работы, а такой подход помогает новичку без стресса погрузиться в рабочие процессы, узнать их изнутри, проявить себя и понять на практике ценности Самоката.

Онбординг в Самокате разбит на несколько этапов: первый рабочий день, первая неделя и затем – по месяцам. В течение всего испытательного срока руководитель и T&D-менеджер сопровождают и направляют сотрудника, помогают ему адаптироваться в команде.

Еще у нас есть баддинг – к новичкам «прикрепляют» друга-коллегу, который готов ответить на всевозможные вопросы и познакомить с командой. К бадди всегда можно прийти с тем, что тебя волнует и обсудить это.

Разумеется, в разных командах Самоката есть свои ритуалы встречи новичков. Кто-то ставит неформальные созвоны, чтобы скорее найти общий язык и настроиться на эффективное сотрудничество. А кто-то просто остается в офисе на вечер настолок или идут всей командой на корпоративный квиз».

Настя Мейен и команда Signal by ONY.

«Signal by ONY — агентство исследований и стратегического консалтинга для брендов. Это бизнес внутри бизнеса — Signal создан на базе материнского агентства ONY, специализирующегося на дизайне: брендинге, цифровых продуктах. 

Основные продукты Signal делятся на две категории: исследования и бренд-стратегия. Исследования делятся на широкий спектр по назначению и методологиям, а к категории бренд-стратегии относятся различные решения по позиционированию, архитектуре, коммуникации брендов и т.д. 

Уникальная экспертиза формируется в синергии практиков — бренд-консультантов и исследователей с академическим бэкграундом. Именно она в конечном счете помогает компаниям вовремя и эффективно меняться самим и менять категории, рынки и культуру. 

Signal — бутиковое агентство, ориентированное на глубину проектов и tailor-made решения для клиентов, а не объем, массовость продуктов. На сегодня в штате всего 15 человек, и у каждого из них есть уникальная специализация. Специалисты могут подменять друг друга, но не полностью взаимозаменяемы.

Найм в штат очень узкий, сейчас примерно 3-5 человек в год. 

Мы нанимаем бренд-стратегов, экспертов в качественных методах исследований, специализирующихся на исследованиях людей и актуальной культуры, менеджеров проектов и менеджеров по новому бизнесу. 

Сейчас большая часть команды работает распределенно из разных городов и стран, мы почти полностью перешли на удаленный формат работы. 

Главный приоритет в работе с новыми сотрудниками — быстро погрузить их в сложные продукты агентства и стандарты качества в работе над ними. Второй приоритет — познакомить с рабочими процессами и командой. 

С командой проще всего. В маленьком коллективе мы придерживаемся полной прозрачности: нового сотрудника сразу же знакомят со всеми, рассказывают о специализациях коллег. Все контакты на поверхности благодаря корпоративным мессенджерам. 

Продукты, стандарты и процессы — гораздо сложнее, при этом крайне важны. Раньше каждому нового человеку мы устраивали буквально персональное обучение. Процесс был трудозатратный, в новых условиях еще и усложнен распределенностью команды, поэтому решились инвестировать в оптимизацию: совместно с ONY строим собственную LMS с базой знаний и тестами.

К созданию базы знаний подошли так: 

• вычленили всей командой ключевые темы, которые регулярно приходилось разбирать в начале работы; 
• за каждую тему назначили ответственного из команды и распределили между собой создание контента по темам; 
• по части тем собрали текстовые гайды с иллюстрациями, а по самым сложным сняли видео; 
• в видео синиор эксперты или лиды направлений освещают свои темы: тимлид качественных исследований рассказывает о том, какие методы мы используем, как и почему их, и как строятся такие проекты, продакшен хэд — об управлении проектами и клиентском менеджменте, и так далее. 

Нам кажется, что получившаяся система, с одной стороны, экономит море времени в процессе онбординга, а с другой позволяет поддерживать необходимый уровень личностности. Живые рассказы коллег, записанные на видео, воспринимаются лучше, чем сухие презентации и тексты. При этом чек-листы, пошаговые инструкции по системам тоже есть и всегда остаются под рукой.

Конечно, онбординг не ограничивается этим: у новых сотрудников есть и work buddies, плотно работающие в связке с ними первое время, чтобы на практике показать, как все устроено, и руководители, дающие фидбек, и регулярные встречи с hr. Как правило, полное погружение в команду проходит за 1-3 месяца. 

Мы планируем развивать и расширять LMS систему, чтобы максимально закрывать с помощью нее все типовые вопросы и высвобождать максимум времени для того самого tailor-made подхода к каждому сотруднику и с точки зрения обучения, и в постановке их OKR».

Катя Черных, HRG в makelove.agency.

«Мы агентство makelove, с 2012 года создаем employer-бренды для крупных компаний в России и за рубежом. Мы делаем так, чтобы сотрудники и соискатели влюблялись в свою работу и компанию. А если конкретнее, то мы разрабатываем бренды работодателей, развиваем и продвигаем их, занимаемся внутренними коммуникациями. Сейчас в штате 45 человек, и у агентства 5 локаций: Москва, Лондон, Тбилиси, Йоханнесбург, Сан-Паулу.

Рынок очень узкий, мы всегда четко понимаем, кто нам нужен, и не концентрируемся на конкретной стране. У нас есть офисы в Москве и Грузии, но мы набираем сотрудников и в другие международные филиалы. 

Конечно, география найма довольно широкая, но если речь идет о позициях Senior+, то мы стараемся брать людей с возможностью посещать наши офисы в Москве или Грузии. Чаще всего мы ищем, Креаторов, стратегов и дизайнер, тех кто напрямую работает с клиентскими проектами.

Мы стараемся минимизировать формальные процедуры и делаем акцент на наставничестве: как только человек принимает оффер, мы начинаем плотную внутреннюю работу с командой. Оформление и все «бумажные» вопросы занимают не более 30 минут. Гораздо важнее для нас сделать так, чтобы новый сотрудник не просто погрузился с головой в задачи, а по-настоящему проникся духом агентства и подружился с командой. 

Бадди:

Главную роль в онбординге играют наши наставники, бадди, они являются не только носителями нашей внутренней корпоративной культуры и знаний о проектах, но и обладают определенными софт-скиллами. Они помогают новичку адаптироваться быстро и комфортно. 

Для кураторов и руководителей мы создали специальные чек-листы, которые помогают наставникам ничего не забыть и действовать по общему плану.

Портал:

В процессе адаптации новых сотрудников мы поняли, что бесконечные инструкции в почте не работают. Поэтому мы создали собственный внутренний портал. Это яркий и удобный сайт, на котором есть вся необходимая информация. С помощью него новый сотрудник может узнать про ценности, миссию компании, наш быт и особенности корпоративной культуры, познакомиться с сотрудниками и изучить их зону ответсвенности, воспользоваться инструкциями для внутренних процессов, а также получить рекомендации, куда сходить на ланч. 

Презентация новичка:

Ежемесячно мы проводим общие статусы в офисе, на которых мы подводим итоги закрытых проектов, строим планы, обсуждаем последние новости агентства и, конечно, представляем наших новых сотрудников. Простой рассказ о себе - это точно не в нашем стиле. Поэтому мы просим ребят придумать о себе пять фактов, один из которых ложный. Команде нужно угадать, где спрятан обман. В такой неформальной обстановке мы успеваем и пообщаться, и узнать много нового о коллегах, и просто посмеяться»

Алена Перевалова, HR тимлид агентства Nimax.

«Привет! Я HR тимлид в digital-агентстве Nimax уже больше трех лет.

Nimax — экосистема услуг для запуска и развития диджитал-проектов: стратегия, брендинг, коммуникация, перфоманс, ноукод-решения и разработка. Мы агентство с культурой IT-компании, собственным отделом разработки, портфелем успешных кейсов и наград в проектах для отрасли. Предлагаем полный спектр услуг для настройки маркетинга tech-клиентов.

Сейчас мы remote компания и наши специалисты работают в основном удаленно. В поиске всегда есть минимум 2 вакансии, максимальное одновременное число вакансий в найме было 12, для нашей специфики и уровня сложности это очень много. Мы выработали оптимальную нагрузку на специалиста: не более 4-5 вакансий одновременно. Мы ищем Frontend-разработчиков, графических дизайнеров, контекстологов, таргетологов, SEO-специалистов, проджектов, аккаунтов, пиарщиков, делопроизводителей, руководителей. Был разный опыт поиска за три года.)

Когда я пришла в компанию, там уже был выстроен базовый процесс онбординга, но многое я внедрила за время работы. Начинается все с оффера, мы сделали роскошный оффер на Tilda, он всегда именной, с анимацией и подробно расписанными аспектами работы и устройства компании. Уровень отказов снизился с появлением этого оффера.

После когда мы назначили даты выхода специалиста, мы подготавливаем для него доступы в наши системы и собираем в notion страничку гид со всей необходимой информацией для новичка: к кому по какому вопросу обратиться, все ссылки на наши регламенты, и то, что надо почитать в базе знаний.

В первый день мы встречаем человека онлайн или офлайн (если вдруг специалист будет ходить в офис), помогаем зарегестрироваться в наших системах и рассказываем про ценности, миссию и культуру компании. Показываем велком-страничку.

Потом чаще всего у специалиста будет либо первая встреча с руководителем, либо сразу с командой, где все знакомятся, рассказывают как работают процессы в компании и начинают передавать или ставить задачи на первую неделю.

Еще по возможности мы собираем в первый день микро-вечеринку первого дня, чтобы отметить первый день нового специалиста, собираем ближайшую команду, с которой спецу предстоит работать и играем в игры, общаемся. Это тоже опционально онлайн или офлайн.

Дальше, через две недели у нас проходит первое ревью руководителя и новичка, где мы обсуждаем первые задачи и как проходит адаптация. Такое же ревью проходит еще в конце испытательного срока. И далее регулярные ревью с опросом команды и селф-ревью проходит каждые 3-6 месяцев».

Спасибо за внимание и шэрьте материал с теми, кому может быть актуально :))