Очная встреча без травм

Итак, выводы и уроки, полученные из организации очной командной встречи.

Схему встречи отстраивайте от цели. Подумайте заранее о том:

- что должно стать результатом работы вашей команды;

- какие артефакты получите на выходе (стикеры, борду, роадмап);

- как потом эти результаты и артефакты будете применять.

Тогда станет понятно, как расставлять акценты в расписании встречи: где больше времени заложить, где какую командную практику вкрутить.

Грабли: сначала я сделала что-то монструозное и расплывчатое. Потому что не смогла ответить себе на вопрос "чтобы что". По сути, это был список дел, вперемешку моих и командных. Пришлось переделывать, конечно.

Бюджеты и логистику важно продумывать как можно заранее. Минимум недели за две. Сразу очертите смету, заведите заявки на покупку билетов для тех, кто из других городов, поставьте в известность стейкхолдеров.

Грабли: я завела всё на последней неделе. Оказалось, это равносильно тому, что задачей займутся впритык к отъезду. Покупали когда-нибудь билеты в последний день перед поездкой? Представляете, как увеличивается сумма? А теперь умножьте это на число человек в команде...

Впихнуть в одну встречу все сразу не получится. Лучше сделать несколько ключевых фокусов встречи и несколько дополнительных, если успеете. В целом, тайминг надо запланировать заранее и сделать его максимально гибким на случай форс-мажоров.

Грабли: первая схема сессии заняла у меня 17 часов. 17! При доступных 7-8. Расставив приоритеты и выкинув все лишнее на основе целей, получилось уложиться в один день. 

На встречу стоит взять человека, который будет ассистировать и не будет прямым участником встречи. Например, банально клеить стикеры и следить за таймингом. Если вы будете отвлекаться во время встречи, много контекста пройдет мимо и не получится диалог с командой.

Грабли: заранее не подумала про это, пришлось на ходу. Спасибо чудесной леди из команды, которая согласилась помочь. Но я видела, что она сама выпадает из контекста и для нее встреча становится менее эффективной. 

Следите за настроением группы. Не дожимайте команду, если она и так уже устала.

Грабли: мы отстали от графика примерно на час. А тайминг был такой, что нужно было до большого перерыва закончить часть дел – без вариантов. В итоге команда пересидела, долго не перекусывала и очень устала, вторая часть встречи была скомканной. 

Лучшие активности — простые, не обязательно придумывать что-то новое.

Грабли: очень долго искала варианты практик, даже думала о деловой игре. Если бы сразу использовала известные механики и не придумывала велосипед, сэкономила бы 3-4 часа жизни.

Заложите время на знакомство с локацией. Хотя бы 10-15 минут для команды: найти кофе, уборные, переговорку, опоздать немножко.

Грабли: все началось с того, что за 15 минут до начала нас выгнали на улицу – пожарная тревога. Вернулись впритык, кто-то задержался, кому-то нужно время осознать место. Отстали от тайминга еще до начала встречи сразу на 15-20 минут.

Пользуйтесь помощью коллег. Расскажите про встречу, посоветуйтесь по форматам. У них есть разный опыт, который может сильно улучшить процесс. И это эмоционально успокаивает: вы не первый человек, который проходит подобную историю.

Грабли: долго ни с кем не общалась на эту тему, было бы реально быстрее собрать чужой опыт, чем вариться в собственном соку.

Заранее организуйте неформальную часть. Забронируйте несколько мест, посоветуйтесь с командой.

Грабли: пятница вечер, мы судорожно ищем, где посидеть. В итоге пришли в так себе место – и получился неприятный завершающий аккорд.

Смиритесь, что устанете. Запланируйте больше перерывов, разные активности, где сможете отдохнуть, и заботу о себе после сессии (сон, массаж, вкусная еда – что помогает именно вам).

Грабли: я честно надеялась быть бодрой весь день, заряжая всех позитивом. В итоге уже к обеду я была никакая. К вечеру мне хотелось только лежать и молчать. В результате все выходные в состоянии сонной мухи. 

Эмоционально непростое: признайте, что идеально не получится. И это нормально.

Грабли: конечно, после встречи я расстроилась. Здесь чуть-чуть не то, тут чуть-чуть не то. Как когда первый раз видишь что-то, что сделал своими руками: тут неровно, тут царапина, тут шероховато.

Не все сразу, для первого опыта – это хороший результат.