Google Form. Предзаполнение

Makeev Alexander

Правильный канал о Таблицах (Google Sheets): @google_sheets

Здравствуйте, любители Таблиц!

Сегодня речь пойдет о простой, однако интересной и ценной возможности, которая по умолчанию присутствует в Формах Гугл - предзаполненная форма, на ваших глазах мы расширим её возможности.

Кейс

Представим, что у нас имеются постоянно ходящие данные, часть которых вам иногда нужно переносить в некую Форму. Данные мы можем собирать любым способом: Формами Гугл, импортировать письма из ваших ящиков, с помощью ТГ-ботов/чатов, вручную и т.д.

Что если мы упростим заполнение конечной формы данными?

Таблица сбора первичных данных

Итак. Для наглядного примера мы создадим новую таблицу и простую форму как способ сбора данных.

В таблице, помимо листа Ответы на форму создаем еще один лист, на который с помощью QUERY или других функций подтягиваем данные из листа ответов.

Обратите внимание. Мы применяем кляузу label внутри QUERY и присваиваем имена нужным нам столбцам отличные от оригинальных.

Совет:

используйте заглавные английские буквы в именовании столбцов, так их дальше будет легче находить;
используйте имена, которые не используются в формировании ссылки Форм (viewform, forms, input и т.д.)

Итак. У нас готова шаблонная форма, как пример входящих данных (далее вы можете использовать любой источник). У нас готов лист со сбором нужной информации для дальнейшей работы.

Таблица сбора конечных данных.

Создаём форму в которой отчитываются исполнители (по кейсу) и привязываем её к нашей таблице для удобства

Выбираем нашу таблицу. Форма будет связана с ней, будет создан новый лист Ответов - существующие ответы (если есть) будут перенесены

По кейсу у нас приходят заявки на мойку окон. Представим, что есть вторая форма, которую заполняют исполнители на объектах (вместо этого подставьте свои идеи и мысли) для формирования, например, акта выполненных работ. На примере у нас небольшие формы, однако на практике формы могут быть в несколько десятков вопросов и многие данные нужно просто перенести из первоисточника (номера заявок, заказчиков, суть заявок и т.д.)

Дальше интереснее.

Мы с вами создали типовую форму для заполнения отчёта. Теперь к сути статьи. Пора раскрывать карты

В правом верхнем углу редактора формы нажимаем на три точки, в меню выбираем "Создать образец заполнения"

У вас откроется новое окно заполнения формы. Снизу вы увидите характерную плашку

Заполняем наш пример именами, которые мы присваивали столбцам в первой таблице. Именно так как называли там, учитывая логику нашей новой формы.

Заполнив нужные нам для замены поля спускаемся вниз страницы. Где будет кнопка получить ссылку, далее формируется ссылка и появляется соответствующее окно с кнопкой копирования этой самой ссылки.

Мы получаем ссылку вида:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeZ1gnrHaAqfuUTnz-FUNuNU58c_qxEfb68YchYXb7gp48Z5g/viewform?usp=pp_url&entry.366582949=ZAKAZCHIK&entry.44886391=OBJTYPE&entry.686433910=TYPEOFWORK&entry.670976574=WINCOL&entry.275577398=WINSQ&entry.400475046=FLOOR

Глядя на неё, мы уже можем догадаться о дальнейшей сути, однако я продолжу

Формируем уникальные ссылки

Мы возвращаемся в Таблицу , на лист, где собирали нужные данные из ответов

В соседнем с массивом столбцом (H) мы применяем функцию массива, результатом которой, будет заполнение ячеек Оригинальной ссылкой на нашу вторую Форму-пример.

Вы можете использовать внутри функции ссылку на ячейку со ссылкой на отдельном листе надстроек, чтобы каждый раз не править формулу.

Осталось немного.

Далее, с помощью функции SUBSTITUTE и функции массива, мы заменяем значения в нашей оригинальной ссылке, на данные из заявок. В SUBSTITUTE ссылаемся на оригинальную ссылку. Пробелы заменяем на сочетание символов "%20"

Вуаля.

Мы получили ссылки на предзаполненные формы. Переходим по одной из ссылок

Получаем заполненную форму. Руками мы ничего не вводили

Заполненные данные вы можете удалять, заменять, редактировать. Но согласитесь, что в один клик, частичное заполнение данных, которые нужно переносить из первоисточника удобнее чем полное их перепечатывание.

Далее спектр использования данных ссылок огромен. Вы можете встраивать их в почтовые отправления, в telegram сообщения вашим исполнителям, создавать на их базе QR-коды.

А на этом на сегодня всё. Спасибо за внимание!

Материалы статьи: