G SUITE. Что это и для чего нам это нужно.

Каждый из нас в конце прошлой недели получил письмо от Президента Компании Сергея Гордеева, которое начиналось со слов:

"Коллеги,

Группа Компаний ПИК — ведущая компания в своей отрасли, и мы стремимся сделать ее современной во всех областях.

В своей работе мы должны использовать только самые передовые и эффективные технологии — только так мы сможем продолжать свое развитие и укреплять лидерские позиции. И процесс технологизации должен идти непрерывно, затрагивая все аспекты работы Компании.

Удобный и оперативный доступ к информации, современные средства для совместной работы и общения – важная веха в процессе технологизации. Для обеспечения сотрудников самыми передовыми и эффективными инструментами мы выбрали Google в качестве партнера, поскольку это признанный мировой лидер в области коммуникаций, обмена и поиска информации, постоянно работающий над развитием предлагаемых инструментов.

И мы первыми в своей сфере запускаем новый проект G Suite с Google!

G Suite – это проект, который коснется каждого из нас. Это полный доступ к самым удобным и нужным инструментам от Google. Проект позволит каждому получить доступ к корпоративной цифровой среде, заменив Microsoft Office, почту, календарь, и добавив новые возможности в привычную информационную среду."

Кроме того, в письме были перечислены преимущества проекта и приглашение стать экспертами Google для помощи в реализации проекта в рамках всей Компании.

После рассылки письма от сотрудников стало поступать множество вопросов:

• Что это за сервис?
• Почему Компания переходит на новый, пока непривычный для нас формат?
• Легко ли научиться работать с G Suite?
• Коснется ли нововведение всех подразделений или пока в G Suite могут работать только те подразделения, что были указаны в письме?
• Кто должен стать экспертом Google?

И множество других вопросов, связанных с новым сервисом...

Мы решили обратиться к коллегам из Департамента Информационных технологий, для пояснения и получения комментариев относительно проекта G Suite:

Что такое G Suite?

G Suite – это набор корпоративных облачных сервисов для совместной работы в Интернете. Это не только электронная почта и чат, но и видеоконференции, социальные сети, совместная работа над документами в реальном времени и многое другое. Самая близкая аналогия — это привычный Майкрософт Офис, но только значительно более удобный и универсальный.

Для чего мы запускаем этот проект, какая основная цель?

Главная задача, которую мы решаем, внедряя G Suite — это продолжение технологизации ГК ПИК.

Цель внедрения этого инструмента — обеспечение общей мобильности каждого сотрудника Компании: доступ к нужной информации в любое время, в любом месте и с любого устройства.

Можем более подробно раскрыть преимущества этого инструмента?

Про преимущества приложений Google можно рассказывать очень долго, и это обязательно будет сделано в рамках обучения, а сейчас лучше привести пример из нескольких сценариев, с которыми каждый из нас может столкнуться в своей работе:

1. Современные средства текстового, голосового и видеообщения

Начиная использовать продукты Google, каждый сотрудник получит доступ к современным инструментам коммуникации. Все сотрудники будут доступны в мессенджере Google Hangouts, коллеге можно будет позвонить, даже не зная добавочный номер и не имея доступа к рабочему телефону. А любую беседу можно превратить в голосовую или в видео-конференцию с участием до 25 человек нажатием всего одной кнопки.

2. Возможность совместной работы с одним документом

Для подготовки любого документа или презентации теперь не придется по нескольку раз направлять документ через почту, получать правки, вносить их, отправлять снова и так раз за разом. В Google Docs можно подключить к работе над документом необходимое количество коллег для редактирования и внесения правок, моментально видеть любые изменения, организовать мини-чат прямо внутри строки текста или ячейки таблицы для всех участников или для конкретного адресата и моментально решить все вопросы, даже не пользуясь почтой. И работать с документом можно одновременно, с любого устройства и где бы вы в данный момент не находились.

3. Просмотр любой версии документа за время его существования

Отдельно стоит отметить такую важную функцию как автоматическое сохранение документов и хранение всей истории изменений. Не нужно будет сохранять множество версий документа в процессе работы над ним. В любой момент вы сможете посмотреть и вернуть нужную версию документа в два нажатия.

4. Безлимитное пространство для хранения и обмена файлами с коллегами и контрагентами

У каждого сотрудника будет неограниченное пространство для хранения и обмена файлами в облаке, больше никаких проблем с нехваткой места! И, конечно, доступ к нужному документу вы сможете получить даже с телефона, находясь на выездной встрече.

А благодаря тому, что все документы, почта и совместные проекты хранятся в одном облаке, вы сможете мгновенно отыскать любую информацию внутри писем, встреч, сообщений или файлов, воспользовавшись мощным поиском Google Cloud Search. И все через одну строку поиска.

Это лишь малая часть из тех преимуществ, которые несет в себе внедрение G suite.

Зачем нужны Эксперты Google?

Эксперты Google - это помощники по внедрению проекта, которые первыми узнают все функции, детали работы, сценарии перехода на платформу и смогут транслировать эти знания своим коллегам в подразделении и всем, с кем они взаимодействуют в процессе работы.

Для того, чтобы они могли это сделать, мы проведем первичное обучение, на котором мы и наши партнеры покажем все базовые функции и в дальнейшем обеспечим полную информационную поддержку. При этом, раз сотрудник соглашается быть экспертом, он берет на себя определенную ответственность по передаче своих знаний, - становится наставником для всех Коллег, у которых появляются вопросы.

Кто должен стать экспертом?

Экспертами могут стать все сотрудники ПИК, вне зависимости от занимаемой должности. Достаточно желания и готовности взять на себя ответственность.

Конечно, для развития проекта необходимо, чтобы в каждом подразделении был свой Эксперт Google, - это нужно для успешной, равномерной и своевременной трансляции знаний по работе с G Suite до каждого сотрудника. Так внедрение пройдет максимально эффективно и быстро.

Какой формат обучения предполагается если я запишусь в эксперты Google?

Обучение будет организовано так, чтобы никого не отрывать от работы и чтобы оно было максимально эффективным. Мы планируем использовать следующие инструменты в обучении: очные встречи в малых группах, вебинары, информационные рассылки, в так же сервис вопросов и ответов по всем функциям G Suite.

Могу ли я узнать и научиться работе в G Suite, не становясь Экспертом Google?

Для того чтобы научиться работать с G Suite, не обязательно становиться Экспертом и записываться на обучение. В ближайшее время будет организована масштабная обучающая информационная кампания, где мы постепенно будем рассказывать о функция G Suite и сценариях применения.

Для первичного ознакомления с G Suite рекомендуем воспользоваться учебными материалами от Google, где за 7 простых шагов вы познакомитесь с базовыми функциями и приобретете навыки, которые помогут вам в дальнейшем обучении. https://gsuite.google.ru/learning-center/products/quickstart/

А когда мы все должны перейти на G Suite? Стоит ли определенный срок?

Переход будет максимально плавным: доступ к G Suite все получат в самое ближайшее время, а отказ от старых инструментов можно будет выполнить либо самостоятельно, либо после прохождения обучения и получения ответов на все вопросы. Конкретной даты окончательного перехода на данный момент нет.

Коснется ли нововведение всех подразделений или пока в G Suite могут работать только те подразделения, что были указаны в письме?

Новый продукт будет доступен абсолютно каждому сотруднику Группы Компаний ПИК. Уже скоро каждый получит свой аккаунт и сможет пользоваться всеми возможностями сервиса, просто обучение и окончательный переезд на новые решения будет идти постепенно.

Мы уверены, что переход на G suite позволит нам быть еще эффективней в работе! В любом месте, в любое время!

P.S. Кстати, вся подготовка этого поста проходила в G Suite, с использованием инструментов о которых мы писали выше!

Любой вопрос по G Suite вы можете задать кураторам проекта и экспертом Google, написав на почту google@pik.ru.

А для того, чтобы стать Экспертом Google, достаточно заполнить форму по адресу http://s.pik.ru/iamanexpert