Функциональные требования к системам электронного документооборота - Программирование, компьютеры и кибернетика курсовая работа

Главная

Программирование, компьютеры и кибернетика
Функциональные требования к системам электронного документооборота

Понятие, назначение и классификация систем электронного документооборота (СЭД) по различным параметрам. Проведение анализа и сравнения существующих СЭД. Требования к основным процессам работы с документами в СЭД. Количественные измерения требований к СЭД.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

система электронный документооборот
На рынке нет общепризнанного определения СЭД. Рассмотрим некоторые из них.
Одним из основных определений является трактовка СЭД как организационно-технической системы, обеспечивающей процесс создания, распространения электронных документов в компьютерных сетях и управления доступом к ним, а также обеспечивающей контроль над потоками документов в организации (имеется в виду система, обеспечивающая деятельность в конкретной организации и имеющая набор функциональности, который нужен этой организации). В российских условиях СЭД ассоциируется, в первую очередь, с решением задач организационно-распорядительного документооборота с целью управления организацией. Но в данном случае, процесс управления опирается на человеко-читаемые (в основном текстовые) документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников, необходимые к исполнению.
Данное определение СЭД представляет собой перевод термина EDMS (Electronic Document Management System, система управления электронными документами), который широко использовался на Западе в 90-е годы.
Но нужно обратить внимание, что EDMS подразумевает решение более широкого класса задач, чем СЭД, в том числе в плане поддержки видов и форматов данных.
СЭД (СЭД-решения) - набор специализированных прикладных программных (или программно-методических) средств, на базе которых можно создать СЭД заказчика (организации). В свою очередь, СЭД-решения могут разрабатываться на основе СЭД-платформ (ПО, предоставляющее базовый СЭД-функционал). Нужно сказать, что грань между СЭД-решениями и СЭД-платформами весьма условна.
СЭД (СЭД-проект) - комплекс услуг по созданию, внедрению и сопровождению СЭД в конкретных организациях (включая приобретение лицензий на ПО). А. Колесов. Понятия СЭД и ECM [Электронный ресурс] // PC Week. Корпоративные информационные технологии и решения. URL: http: //www.pcweek.ru/ecm/article/detail. php? ID=125346 (дата обращения: 21. 12.2010).
СЭД ориентированы на работу с электронными документами, их движением внутри организации или между организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документов. СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами - таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях Фёдорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс] // Компания "Электронные офисные системы". URL: http: //www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail. php? ID=8657&SECTION_ID=765 (дата обращения: 27. 12.2010). .
Соответственно под системой электронного документооборота ( СЭД ) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.п. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с "кровеносной системой" компании.
Существует множество классификаций СЭД по различным параметрам.
В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД могут делиться на:
· комплексные или ECM-системы Просто об электронном документообороте [Электронный ресурс] // ECM-Journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. URL: http: //ecm-journal.ru/special/1649468. aspx (дата обращения: 21. 12.2010). .
В статье Острогорского М.Ю. приводятся несколько классификаций СЭД. Рассмотрим их более подробно.
Классификация СЭД по стране происхождения . Согласно этой классификации СЭД подразделяются на:
§ отечественные на платформе Lotus/Domino.
Классификация СЭД по титульной функциональности . Практически каждой СЭД ее разработчиками приписывается определенное позиционирование . Это дает основания взять за основу классификации свойство СЭД, которое подчеркивается производителем в наибольшей степени. По данному признаку выделяются следующие классы СЭД:
§ OCR & Production System . Средства и системы для создания электронных документов и электронных аналогов бумажных документов.
§ Регистрационные ( картотечные ) системы . Реализуют основные учетные функции и автоматизируют процессы регистрации документов и событий в их жизненном цикле.
§ Системы автоматизации групповой работы с корпоративными хранилищами информации ( groupware ).
§ Системы управления электронными архивами документов .
§ Системы извлечения знаний из архивов документов и других источников корпоративной информации ( knowledge management ).
§ Системы управления деловыми процессами обработки документов и деятельностью персонала, привлекаемого к этой обработке ( workflow ).
§ Системы управления устройствами для хранения информации ( storage management system ).
Классификация систем управления корпоративным контентом . Некоторые эксперты расширяют понятие СЭД до т. н. систем управления корпоративным контентом ( Enterprise Content Management - ECM). Существует следующая классификация таких систем:
§ Document Management ( управление документами ). Снабжает документы метаданными (атрибутами), что позволяет связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов.
§ Imaging ( массовый ввод и обработка сканированных документов ). Обеспечивает технологический процесс сканирования бумажных документов, их атрибутизации (индексирования) и загрузки в репозитарии документов.
§ Records Management ( управление записями ). Обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа - от его создания до уничтожения.
§ Knowledge Management ( управление знаниями ). Предоставляет возможности поиска и анализа информации. Обязательным является наличие средств автоматической категоризации документов.
§ Web Content Management ( управление информацией на веб-сайтах ). Позволяет поддержать процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на веб-сайтах. Обычно тесно интегрирована с системой управления документами.
§ Workflow ( автоматизация деловых процедур ). Предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д.
§ Collaboration ( коллективная работа ). Предоставляет средства для обеспечения работы виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия.
§ Enterprise Information Portal ( информационный портал предприятия ). Единая точка доступа ко всем корпоративным информационным ресурсам и приложениям. Обеспечивает персонализацию информации, интеграцию приложений, доступ при помощи любых устройств.
Классификация функциональности и компонентов СЭД . Объектами классификации могут быть не только целостные СЭД. Классифицируют функциональность систем, их компоненты.
Функциональные компоненты СЭД распределяются по 17 группам:
§ регистрация по определенным формам;
§ веб-сервер над архивом документов;
§ маршрутизация исполнительской деятельности;
§ защита от несанкционированного доступа;
§ средства разработки приложений, API;
§ средства управления знаниями. Острогорский М.Ю. Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы.
Существуют ещё несколько возможных подходов к классификации СЭД. Например, с точки зрения технологий работы с документами выделяют следующие СЭД:
Электронные архивы (ЭА). Среди них, в свою очередь, можно выделить:
поисковоориентированные системы - системы с развитыми средствами полнотекстового поиска, которые обеспечивают нечеткий поиск (по размытым критериям), смысловой поиск и т.д.;
системы, ориентированные на эффективную организацию хранения электронных документов , реализующие т. н. HSM (High Storage Management) подход; эти системы обеспечивают поддержку широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.п. устройств (например, система 1С Архив).
Системы workflow (WF). Рассчитаны на обеспечение движения работ (объектов) по заранее задаваемым маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться (например, на документе появляется резолюция начальника), поэтому его называют общим словом "работа" (work). С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть формализованы и прописаны все этапы (например, алгоритм приёма сотрудника на работу и прохождения им вступительного адаптационного курса и испытательного срока в компании). На российском рынке наиболее распространена система OptimaWorkflow.
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы сотрудников (collaboration). Данные системы создаются с целью обеспечения совместной работы сотрудников, находящихся в различных офисах компании, и сохранения создаваемых ими документов.
Системы управления бизнес-процессами. Основные их типы:
системы MRP - Material Requirements Planning - системы учёта поставки материалов и комплектующих в производственный процесс; эти системы возникли ранее других;
после дополнения денежной (стоимостной) составляющей данные системы трансформировались в системы более общего уровня - т. н. ERP - Enterprise Requirements Planning - системы планирования коммерческой деятельности предприятия . На основе данного класса систем строится т. н. управленческий учёт, то есть рассчитываются реальные показатели деятельности фирмы - операционный результат, прибыль и т.п.;
к специфическому классу систем, решающих т. н. транспортные задачи относятся SCM - Supply Shain Management - или системы управления логистикой поставок .
CRM - Custom Relationship Management - системы управления отношениями с клиентами. В последнее время они всё чаще используются при организации обслуживания клиентов.
BSC - Balanced Scorecard - системы сбалансированных показателей. Они призваны оптимизировать и стимулировать работу сотрудников и подразделений компании Злобин Е.В. Системы электронного документооборота - особенности, классификация, некоторые источниковедческие аспекты [Электронный ресурс] // Российский государственный гуманитарный университет. Историко-архивный институт. Факультет технотронных архивов и документов. URL: http: //ftad.ru/library/ftad10/37. shtml (дата обращения: 21. 12.2010). .
По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):
> СЭД, ориентированные на бизнес-процессы ( business - process EDM ). Обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др., хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки.
> Корпоративные СЭД ( enterprise - centric EDM ). Обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации.
> Системы управления содержимым ( content management systems ). Обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции).
> Системы управления информацией ( information management systems ) - порталы . Обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции.
> Системы управления изображениями/образами ( imaging systems ). Обеспечивают конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
> Системы управления потоками работ ( workflow management systems ). Предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов.
Данную классификацию можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями . Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса).
Кроме того, существуют так называемые системы управления выводом ( output management systems - OMS ), основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем называют интегрированными системы архивации и поиска документов (IDARS - integrated document archive and retrieval systems) А. Глинских. Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс] // ITeam.ru - технологии корпоративного управления. URL: http: //www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2582/ (дата обращения: 21. 12.2010). .
Главное назначение СЭД - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов, объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему, обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткой маршрутизации, так и свободной. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами А. Глинских. Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс] // ITeam.ru - технологии корпоративного управления. URL:
http: //www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2582/ (дата обращения: 21. 12.2010). .
Несмотря на большое разнообразие систем, любая СЭД обладает базовым набором функций ( создание документа, контекста, вывод информации, связь между документами, поиск, протоколирование действий пользователей в системе, организация обработки и передачи документов), а также расширяемым набором возможностей .
Список использованной литературы и источников
1. ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007. Управление документами. Общие требования.
3. МИ 2365-96. ГСИ. Шкалы измерений. Основные положения. Термины и определения.
4. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. М.: ИПО "У Никитинских ворот", 2008.
5. Анфилатов В.С., Емельянов А.А., Кукушкин А.А. Системный анализ в управлении: Учебное пособие. М.: Финансы и статистика, 2002.
6. Острогорский М.Ю. Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы.
7. Система автоматизации документооборота [Электронный ресурс] // Википедия - свободная энциклопедия. URL: http://ru. wikipedia.org/wiki/СЭД.
8. А. Колесов. Понятия СЭД и ECM [Электронный ресурс] // PC Week. Корпоративные информационные технологии и решения. URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail. php? ID=125346.
9. Фёдорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс] // Компания "Электронные офисные системы". URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail. php? ID=8657&SECTION_ID=765.
10. Просто об электронном документообороте [Электронный ресурс] // ECM-Journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. URL: http://ecm-journal.ru/special/1649468. aspx.
11. Злобин Е.В. Системы электронного документооборота - особенности, классификация, некоторые источниковедческие аспекты [Электронный ресурс] // Российский государственный гуманитарный университет. Историко-архивный институт. Факультет технотронных архивов и документов. URL: http://ftad.ru/library/ftad10/37. shtml.
12. А. Глинских. Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс] // ITeam.ru - технологии корпоративного управления. URL: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2582/.
13. Истомина Е. Какой линейкой мерить или практика оценки эффективности внедрения СЭД [Электронный ресурс] // ECM-Journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. URL: http://ecm-journal.ru/docs/Kakojj-linejjkojj-merit-ili-praktika-ocenki-ehffektivnosti-vnedrenija-SEhD. aspx.
Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота. дипломная работа [124,9 K], добавлен 12.12.2007
Значение документооборота как средства для управления предприятием. Организации системы электронного документооборота и требований, предъявляемых к системам. Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса. контрольная работа [31,8 K], добавлен 14.09.2015
Задачи системы электронного документооборота. Анализ существующих информационных систем. Методы и средства инженерии программного обеспечения. Концептуальная модель данных в BPWin. Построение инфологической модели системы документооборота "Doc_Univer". курсовая работа [56,1 K], добавлен 25.03.2014
Разработка технологии работы по заключению договора на поставку с использованием системы электронного документооборота. Назначение и функции информационной технологии на основе СЭД "Дело-Предприятие". Анализ требований к программно-техническим средствам. курсовая работа [851,5 K], добавлен 11.03.2013
Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов. дипломная работа [1,7 M], добавлен 17.03.2013
Описание высшего учебного заведения как отрасли производства. Основные задачи кафедры, организация документооборота. Анализ существующих средств электронного документооборота. Обоснование необходимости разработки, целей, назначения и структуры модели. курсовая работа [345,4 K], добавлен 06.05.2011
Рынок систем электронного документооборота. Проектирование программы, отвечающей заявленным требованиям: создание, регистрация, распределение, согласование и поиск документов. функциональные особенности клиентской программы, пользовательский интерфейс. дипломная работа [5,5 M], добавлен 19.12.2011
Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Рекомендуем скачать работу .

© 2000 — 2021



Функциональные требования к системам электронного документооборота курсовая работа. Программирование, компьютеры и кибернетика.
Итоговая Контрольная Работа По Обществу 7 Класс
Реферат: Вданной работе рассмотрены вопросы выбора и расчета параметров системы управления электроприводом, способствующей улучшению технологического процесса бурения
Дипломная работа: Приобретение права собственности. Скачать бесплатно и без регистрации
Контрольная работа по теме Структурный, кинематический и силовой анализы механизма двухпоршневого компрессора
Эссе На Тему Семейное Право
Теория Тепловой Смерти Вселенной Реферат
Равновесная Цена Реферат
Реферат по теме Служебные мультимедийные программы операционной системы МС Windows
Эхо Войны Сочинение Егэ
Сочинение По Русскому Церковь Покрова На Нерли
Дипломная Работа На Тему Разработка Предложений По Усовершенствованию Стратегического Планирования Современного Станкостроительного Предприятия
Реферат по теме Злокачественная артериальная гипертензия
Реферат: Vincent Van Gogh In Spanish Essay
Контрольная работа по теме Византийская икона. Храмовая архитектура древнего Новгорода
Реферат: Конституционные основы защиты экономических прав
Реферат: Глобальное потепление на Земле
Я Руководитель Дома Культуры Эссе
Доклад по теме Гидротерапия
Значение Промышленного Переворота В Англии Эссе
Смотреть Фильм Дипломная Работа 1996 Онлайн Бесплатно
Поняття планування, його місце серед функцій управління - Менеджмент и трудовые отношения контрольная работа
Специфика реализации коммуникативного метода при обучении иноязычной фонетике в средней школе - Педагогика дипломная работа
Расчет однопредметной прерывно-поточной линии - Менеджмент и трудовые отношения курсовая работа