Fortbildungsbestätigungen per Mail schicken

[date=2020-09-27]

Inhalt

• 1) Teilnehmerdaten aus Fibs in CSV Datei speichern
• 2) CSV Datei mit Word Serienbrief verbinden
• 3) Serienbrief als PDF versenden

1) Teilnehmerdaten aus Fibs in CSV Datei speichern

Als Anbieter der Fortbildung bei Fibs anmelden und die Veranstaltung bei "FMA Veranstaltungen" suchen. Nun kann man verschiedene Daten der Teilnehmer der Veranstaltung exportieren, indem man auf das Symbol ganz rechts klickt:

Auf der Teilnehmerseite scrollt man ganz nach unten und klickt auf "Export Teilnehmer":

Für den Serienbrief benötigen wir nur folgende Informationen:

Fibs erstellt nun eine .CSV Datei, die man im Anschluss herunterladen kann:

Wichtig: Es dürfen am Ende der .CSV Datei keine Leerzeilen vorhanden sein!

Beispiel einer passenden .CSV Datei: BeispielDaten.csv

2) CSV Datei mit Word Serienbrief verbinden

Diese .CSV Datei aber auch jede Exceltabelle mit Überschriftzeile, kann man mit jedem Worddokument verbinden:

Die Überschriften der verbundenen Daten sind nun als "Feldnamen" verfügbar und können beliebig im Dokument eingefügt werden:

Die Serienbrieffelder erkennt man an den spitzen Klammern < >:

3) Serienbrief als PDF versenden

Mit Hilfe von Adobe Acrobat hat man in Word folgendes Add In, mit dem man den Serienbrief als PDF umwandeln und an die E-Mail Adressen versenden kann:

Nun nimmt man grundlegende Einstellungen vor und klickt auf "OK". Jetzt werden die PDF Fortbildungsbestätigungen per Mail an die Teilnehmer verschickt:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
anbei erhalten Sie die Fortbildungsbestätigung zur besuchten Fortbildung.
Liebe Grüße Richard Scheglmann