Формирование и рассылка однотипных документов (Word + Excel)

Формирование и рассылка однотипных документов (Word + Excel)

tDots

Многим из нас приходилось сталкиваться с ситуацией, когда нужно подготовить кучу документов с одинаковой формой и содержанием, меняя лишь Ф.И.О. адресата или название и реквизиты компании в тексте (это могут быть кадровые документы для персонала, коммерческие предложения для клиентов, поздравления коллегам или партнерам и т.д.). Нудное копирование одного и того же файла с ручной заменой маленькой толики текста и дальнейшую ручную рассылку по почте можно автоматизировать, скоординировав действия трех Ваших помощников - Word, Outlook и Excel.

  • Excel возьмет на себя формирование базы для рассылки;
  • Word будет отвечать за подготовку рассылаемых документов;
  • Outlook отправит все сформированные документы.

Подготовка базы для рассылки в Excel

Для начала сформируем базу для рассылки. Она представляет собой простую таблицу на листе, обязательно с шапкой и без пустых строк или столбцов. Чтобы точно быть уверенным в правильном формировании, можете преобразовать диапазон в "Умную таблицу". На листе с базой рассылки не должно быть других данных, кроме таблицы (иначе при слиянии Word может неверно определить диапазон данных).

Пример базы рассылки

Поля в таблице настраивайте под Вашу задачу (сотрудники, клиенты, заказчики, партнеры...). В нашем примере это список сотрудников с указанием размера премии. После формирования сохраняем файл в удобном месте.

Подготовка документа в Word.

Представим, что нашим сотрудникам на руки выплачена премия, и они должны предоставить расписку в ее получении. Чтобы не заставлять их писать от руки, подготовим все расписки сами и передадим им для подписи. Для начала сформируем шаблон документа.

Шаблон расписки

Желтым цветом выделены те части текста, которые будут индивидуальны для каждого адресата рассылки. Их автоматический подбор из базы нам и нужно настроить. Для этого воспользуемся инструментом "Слияние" на вкладке "Рассылки" (нам нужен "Пошаговый мастер слияния...").

Команда на ленте

После запуска в правой части экрана появится окно мастера слияния. Нам предлагается пройти 6 шагов, чтобы выполнить поставленную задачу.

На первом шаге определяем тип документа (если нужно просто распечатать расписки - выберите "Письмо", если отправить по почте - "Электронное сообщение"). После выбора жмем "Далее".

Шаг 1. Выбор типа документа

На втором шаге выбираем документ Word, для которого будем формировать рассылку. В данном примере это текущий документ (но Вы можете выбрать шаблон или другой существующий документ). После выбора снова жмем "Далее".

Шаг 2. Выбор документа для слияния

На третьем шаге мы выбираем список рассылки. Так как он находится в файле Excel, то необходимо выбрать команду "Обзор..." и найти созданный ранее файл.

В появившемся окне нужно будет выбрать в файле лист, который содержит базу, а также указать, что первая строка является заголовком.

Шаг 3. Выбор листа в файле с Базой рассылки

После нажатия кнопки "Ок" Word покажет окно "Получатели слияния", в котором будет отображена Ваша база рассылки из таблицы. В этом окне можно удалить получателей из рассылки, сняв галочку напротив них. Для более удобной работы есть команды сортировки, фильтрации, поиска, а также проверки адресов. Пользуйтесь, чтобы сформировать нужный список. После того, как всё будет настроено и получатели выбраны - жмём "Ок" и переходим к четвертому шагу.

Шаг 3. Выбор получателей из Базы рассылки

На четвертом шаге нужно настроить обновляемые поля в документах. Для этого выберем те части текста, которые будут изменяться от адресата к адресату (мы помечали эти поля желтым цветом), и вставим в них поля из Базы рассылки. Пример - на гифке ниже (также гифка доступа по ссылке). После вставки в тексте появятся взятые в кавычки имена полей из таблицы Excel. Когда Вы вставите поля во все части документа - жмите "Далее" и переходите к пятому шагу.

Шаг 4. Настройка полей

На этом шаге Вы можете просмотреть результаты слияния, листая список получателей (стрелки под заголовком "Просмотр писем"). Если результат Вас устраивает - переходите к последнему шагу.

Шаг 5. Просмотр писем

На последнем шаге Вы можете распечатать подготовленный пакет однотипных документов, создать отдельный файл, в котором каждый лист будет отдельной распиской, или же отправить всем адресатам сообщения (нужно будет выбрать поле таблицы Excel, в котором содержится электронный адрес, а также указать тему рассылаемого письма и все ли созданные документы следует отправить).

Шаг 6. Отправка сообщений по электронной почте

После того, как Вы нажмете "ОК", в Outlook будут созданы и автоматически отправлены сообщения для каждого адресата с его распиской.

Созданное сообщение в Outlook


Разумеется, в данной статье описан лишь общий принцип работы инструмента. В каждом отдельном случае могут возникнуть свои проблемы и тонкости. Но мы всегда готовы Вам помочь. Можете задавать Ваши вопросы по статье через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot