Формирование дел, обложка дел, заведение дел в начале календарного года - Бухгалтерский учет и аудит реферат
Главная
Бухгалтерский учет и аудит
Формирование дел, обложка дел, заведение дел в начале календарного года
Основные требования к формированию различных категорий документов. Рассмотрение оформления обложки дела и заверительной надписи. Внутренняя опись документа, листа-заменителя и карточки-заместителя. Понятие и принципы систематизации документов внутри дел.
посмотреть текст работы
скачать работу можно здесь
полная информация о работе
весь список подобных работ
Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Делопроизводство сейчас на многих предприятиях не представляет собой эффективно настроенного механизма. Зачастую отдельные подразделения по своему усмотрению (как им удобно) определяют порядок работы и систематизацию хранения документов.
Но в этой ситуации следует помнить, что на организацию как на юридическое лицо возложена обязанность по хранению своего документационного фонда.
Если на предприятии не разработана номенклатура дел, формирование дел происходит стихийно и сдача дел в архив может не состояться или будет проблематичной.
Исполненные документы не менее трех лет хранятся в делопроизводстве, после чего передаются в архив организации.
Целью моей работы является рассмотреть процесс формирования дел, выполняя следующие задачи:
1. Определить понятие "формирование дел" и рассмотреть основные требования к этой работе;
2. Рассмотреть правила формирования различных категорий документов в дела;
3. Рассмотреть оформление обложки дела, заверительной надписи; внутренней описи документа, листа-заменителя и карточки-заместителя;
4. Раскрыть принципы систематизации документов внутри дел.
· Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ист. № 1).
Дело (первичный комплекс) -- это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).
Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.
В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они изложены в Государственной системе ДОУ и Основных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по делопроизводству конкретных организаций, так как это дает возможность учесть специфику их работы и документации.
· Формирование дел должно обеспечить:
-- оперативность поиска документов;
-- надежность документационного обслуживания управления;
-- службой ДОУ (секретарем) -- при централизованной форме ведения делопроизводства;
-- структурными подразделениями -- при децентрализованной форме ведения делопроизводства (лицами, ответственными за делопроизводство).
· Работа по формированию дел состоит из следующих операций
-- распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) и подшивка документов;
-- расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки папок -- только индексы. При включении в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела.
Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.
· Почему дела должны формироваться в соответствии с нормативами?
Формирование дел в соответствии с нормативно-закрепленными правилами позволяет:
1) значительно ускорить и облегчить окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сокращает трудозатраты на предархивную обработку;
2) облегчить проведение экспертизы ценности дел, отбор дел для дальнейшего хранения или уничтожения;
3) обеспечить сохранность документов, так как при этом исключается возможность попадания документов постоянного хранения в дела с временными сроками хранения;
4) создать организационную защиту информации, предупреждает несанкционированный доступ, как к конфиденциальной, так и к иной управленческой информации;
5) осуществлять контроль за наличием и местонахождением документов.
Независимо от принципа организации делопроизводства (централизованное, децентрализованное), не рекомендуется формирование и хранение дел исполнителями.
Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет служба ДОУ в форме, разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел (ист. № 2, с 195-198).
В каждое дело включаются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Если в течение года появляются новые документы, то на них оформляются самостоятельные дела, названия которых включаются в номенклатуру дел на резервные номера. На каждое дело в начале года оформляется папка, на обложке которой по ГОСТ 17.914-72 указываются название учреждения, его структурного подразделения, заголовок, индекс, срок хранения.
Раскладка документов должна производиться ежедневно. Как правило, исполненные документы помещают в дела в конце рабочего дня или в крайнем случае -- утром следующего. Прежде чем документ будет помещен в дело, следует проверить правильность его оформления, наличие на нем подписи, а на копии -- заверительной надписи, служебных отметок. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
В дело помещаются только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нем проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело), подлинники или копии, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возврату, два или более экземпляров одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание основного документа.
Документ должен помещаться в дело со всеми приложениями и дополнительными материалами, возникающими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельное дело (ист. № 3, с 161).
1. Документы подшиваются в дела только после их заполнения, то есть окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении ("Дан ответ по запросу от ... №..."); отметка о направлении документа в дело (В дело №...).
В государственных нормативных документах запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа, документы с пометками "подлежит возврату".
В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов -- наличие и подлинность подписи должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.
2. Документы подшиваются в дела в день их исполнения. Если в организации большой документооборот, или исполнители вынуждены выезжать в частые командировки, то в инструкции по работе с документами должен быть установлен срок сдачи исполнителем законченных документов.
3. Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела (например, приказы -- отдельно от оснований их издания, протоколы -- от решений, выписок и др.).
4. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила, принято формировать в отдельных делах подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения.
5. Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляров (копий) одного и того же документа. Это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых документов; исключение могут составлять только те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.
6. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30--40 мм). Более объемные дела неудобны в пользовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.
7. Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года. К таким делам относятся:
-- учебная документация, которая формируется в пределах учебного года;
-- личные дела, которые формируются в течение всех лет работы (ист. № 2, с 198-200).
Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В учреждениях 1-й и 2-й категорий допускается децентрализованное формирование дел, учитывая территориальную разобщенность структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности таких учреждений.
В структурных подразделениях этих учреждений документы формируются в дела централизованно. В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения. В любом учреждении не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
Документы в текущем делопроизводстве хранятся, как правило, в твердых папках. Различают две формы брошюровки документов: правая и левая. При правой форме брошюровки документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний по времени поступления документ является первым листом дела. Такая форма брошюровки пригодна только для документов с кратковременным сроком хранения, так как архивные требования запрещают расположение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в порядке, обратном хронологическому. Для данной формы брошюровки используются папки-скоросшиватели.
Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится как первый лист в начале дела, а документы, поступившие последними, -- в конце подшивки. В этом случае используются папки-регистраторы. Дело считается заведенным после включения в папку первого исполненного документа. В это же время оформляется и обложка дела (ист. №3, с 161-162)
При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:
· наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;
· наименование структурного подразделения, индекс дела;
· аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
· дата дела (тома, части); количество листов в деле;
· срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, учрежденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранятся и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения; согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:
· название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование;
· заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформлении обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке подписывают название этого учреждения (структурное подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак "+" (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видов научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел описей.
Лист-заменитель и карточка-заместитель
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.
В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заменитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела (ист. № 4).
Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов внутри дела зависит скорость поиска документов во время их оперативного хранения, получения информации о порядке решения того или иного вопроса.
· Основной принцип систематизации документов -- хронологический, при котором документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. Соблюдение этого правила обеспечивает расположение документов внутри дела в прямой хронологической последовательности, которая является обязательной при сдаче документов в
· Кроме того, используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.
· При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений -- корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц.
· В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции).
Различные категории документов систематизируют по разным признакам.
Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют в отдельные дела.
Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу формировать в дела в соответствии с определенным действием, например: о приеме на работу, о командировании, о премировании, о предоставлении отпуска, об увольнении.
Уставы, положения, инструкции группируются в самостоятельные дела. Если же они утверждены распорядительным документом и являются приложением к ним, то группируются вместе с указанными документами.
Документы коллегий группируют в два дела:
1) протоколы заседаний и принятые решения;
2) документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений).
Протоколы размещают в хронологическом порядке и по номерам документы к заседаниям формируют в дело в соответствии с номером того протокола, к которому они относятся.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки -- группируют отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план
на 2004 г., составленный в 2003 г. должен войти в дела 2004 г., отчет за 2003 г., составленный в 2004 г., хранится в делах 2003 г.
Документы, связанные с последовательностью делопроизводства (например, личные, персональные, арбитражные и др.) формируются по принципу "досье", т. е. отдельного дела. По этому принципу целесообразно формировать дела о выдаче лицензий, авторских свидетельств (патентов). Внутри таких дел документы располагаются, начиная с инициативного документа по хронологии.
Документы в личных делах обычно размещают в следующей последовательности:
¦ внутренняя опись документов дела;
* личный листок по учету кадров (или анкета);
* выписки из приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;
* дополнение к личному листку по учету кадров;
¦ другие документы, относящиеся к данному лицу.
Лицевые счета рабочих и служащих и другие документы по заработной плате располагают по алфавиту начальной буквы фамилий и группируют в самостоятель ные дела в пределах года.
Предложения, заявления, жалобы граждан -- формируют отдельно от обращений по личным вопросам. В зависимости от объема этих документов формируют отдельные тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии (например: от А до Д, от Е до К). Внутри дела каждое обращение гражданина и все документы по его рассмотрению составляют отдельную группу, одно дело отделяется от другого чистым листом бумаги.
Переписка группируется в пределах календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: письмо-ответ помещается после поступившего письма-запроса. Хронология соблюдается и при подшивке инициативных писем.
Квитанции, счета, наряды, накладные размещают внутри дела в порядке номеров (ист. № 2, с 200-201).
В завершении всего выше изложенного можно сделать следующие выводы:
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.
Формирование дел основывается на следующих принципах: в дело помещаются исполненные документы; дело формируется за один календарный год за исключением переходящих дел; документы постоянного и временного срока хранения помещаются в разные дела; документы помещаются в дела вместе с их приложениями; планы, сметы, отчеты помещаются в дела того года, к которому они относятся, перспективные планы относят к году их утверждения; в нутрии документы располагаются в хронологическом, нумерационном или алфавитном порядке; толщина дела 30-45 мм (250 листов). При большем количестве листов появляется второй том дела, листы которого нумеруются отдельно; если дело хранится до 10 лет, то оно проходит частичную подготовку, если больше, то - полную.
Полная подготовка дела состоит из следующих пунктов:
1. подшивка правильности отнесения документов к делу;
4. составляется заверительная надпись;
5. если дело хранится больше 10 лет, то оформляется и прикрепляется на внутреннюю обложку дела внутренняя опись его документов. Листы описи дела нумеруются отдельно;
7. в течение делопроизводственного года документы для информационной работы могут быть выданы из дела, на их место оформляется лист-заменитель;
8. после окончания делопроизводственного года выдача документов из дела запрещается. Дело выдаётся целиком. А на его место оформляется карта-заместитель;
9. после окончания делопроизводственного года дело ещё год хранится в структурном подразделении. Но срок их хранения исчисляется с 1.01. года следующего за годом окончания делопроизводства.
Частичная подготовка дела включает в себя следующие из выше указанных пунктов: п. 1, п. 3, п. 6.
документ дело обложка систематизация
1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. С. 3
2. Ватолина М.В. Организация работы с документами \ Серия "Высшее образование". - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - 320 с.
3. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учеб. Пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений \ Л.А. Ленкевич. - М. : Издательский центр "Академия", 2007. - 214 с.
4. М.В. Кирсанова "Современное делопроизводство" 2001
Подход к систематизации дел в организации. Признаки заведения дел и основные требования к их формированию. Принципы расположения документов в деле. Систематизация отдельных видов документов. Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела. контрольная работа [56,7 K], добавлен 01.06.2009
Обязательные элементы оформления официального документа. Реквизиты и цели создания документа. Классификация документов по назначению, времени создания, способу изготовления, типу содержания, способу представления, месту издания, направлению отправки. презентация [284,8 K], добавлен 02.07.2012
Основные требования к группированию документов. Принципы и особенности хранения различных типов документации. Оформление дел, заведенных в делопроизводстве структурных подразделений предприятия. Временное хранение документов в структурных подразделениях. реферат [146,0 K], добавлен 26.04.2011
Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление. контрольная работа [31,4 K], добавлен 27.07.2008
Правила оформления документов. Система организационно-распорядительной документации. Требования к бланкам документов. Реквизиты и их предназначение. Единые требования и правила оформления документов управления. Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-97. контрольная работа [17,3 K], добавлен 27.03.2009
Подготовка документов к архивному хранению. Обработка дел, экспертиза ценности документов. Оформление обложки дел, составление описи. Сдача дел в ведомственный архив. Хранение документов в электронной форме. Быстрый поиск и использование документов. реферат [53,7 K], добавлен 12.06.2014
Унификация, документирование и юридическое значение документов. Оформление распорядительных документов, их регистрация, передача ответственному исполнителю. Номенклатура дел конкретного предприятия, опись дела. Специфика приказа по личному составу. контрольная работа [39,7 K], добавлен 03.04.2010
Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Рекомендуем скачать работу .
© 2000 — 2021
Формирование дел, обложка дел, заведение дел в начале календарного года реферат. Бухгалтерский учет и аудит.
Сочинение по теме Лексические поля звукоинтонационных образов в поэзии Н.А.Некрасова
Реферат: The Internet Essay Research Paper The Future
Курсовая Работа На Тему Музыкальные Занятия
Реферат: Exploration Of Social Issues In Once Upon
Реферат по теме Радянська індустріалізація на Донбасі: 1926-1938
Реферат На Тему Молекулярные Основы Наследственности
Нездоровое Питание Фактор Риска Реферат
Курсовая работа по теме Закладка плодового сада в Тульской области
Реферат Положение Русского Языка В Современном Мире
Готовые Лабораторные Работы По Сенсорной Системе Вконтакте
Реферат по теме Гармонические колебания и их характеристики
Реферат: Екологічна ситуація в місті Умань
Реферат: К оценке корпоративной культуры агентств недвижимости (определение элементов)
Реферат Мировая
Оздоровительный Туризм Реферат
Курсовая работа: Правовое регулирование процедуры приватизации земельных участков
Курсовая работа: Исследование темпераментного профиля личности
Контрольная Работа По Стереометрии 10 Класс
Курсовая Работа На Тему Сценарий Как Программа Художественно-Педагогического Воздействия На Аудиторию
Контрольная работа: Педагогічне спілкування як діалог
Розвиток науки і техніки в країнах Європи та Америки наприкінці XVIII–у другій половині XIX ст. - Биология и естествознание презентация
Учёт готовой продукции на производственных предприятиях - Бухгалтерский учет и аудит курсовая работа
Аудит дебіторської заборгованості на ВАТ "Стахановський вагонобудівний завод" - Бухгалтерский учет и аудит контрольная работа