Fallstudie: Så optimerade BoStaden sin uthyrningsprocess med BoFrid

Johan Nilsson

Av Johan Nilsson

Av Erik Lindqvist, fastighetsrådgivare

Publicerad: 2024-11-15. Senast uppdaterad: 2024-11-15

Faktagranskad av Redaktionen

Föreställ dig en situation där du som hyresvärd kämpar med att hantera ett stort antal ansökningar, osäkra hyresgäster och tidskrävande administrativa uppgifter. Detta var verkligheten för BoStaden, ett fastighetsbolag med ett omfattande bestånd av hyreslägenheter i flera svenska städer. Innan de upptäckte BoFrid, var deras uthyrningsprocess ineffektiv och riskfylld. Många hyresvärdar söker efter att hitta en hyresbostad i Sverige, men processen kan vara komplex. Denna fallstudie undersöker hur BoStaden transformerade sin uthyrningsprocess genom att implementera BoFrids innovativa plattform. Vill du veta mer om hur du kan lyckas med din uthyrning rekommenderar vi praktiska tips för hyresvärdar som täcker.

1. Bakgrund: En fragmenterad uthyrningsprocess

BoStaden förlitade sig tidigare på en kombination av traditionella metoder och flera olika digitala verktyg för att hantera sin uthyrningsprocess. Detta inkluderade manuell hantering av ansökningar, spridda register över potentiella hyresgäster och en brist på enhetlig kommunikation. Följande problem identifierades:

Hög administrativ belastning: Personalen spenderade mycket tid på att sortera ansökningar, kontrollera referenser och koordinera visningar.
Ökad risk för fel: Manuell datainmatning och bristande integration mellan system ledde till felaktigheter och missförstånd.
Långsam uthyrningscykel: Det tog lång tid att hitta lämpliga hyresgäster och slutföra uthyrningsprocessen, vilket resulterade i tomma lägenheter och förlorade intäkter.
Begränsad säkerhet: Otillräckliga bakgrundskontroller ökade risken för problem med hyresgäster.

"Innan BoFrid var vår uthyrningsprocess rörig och ineffektiv. Vi hade svårt att hålla koll på alla ansökningar och säkerställa att vi valde rätt hyresgäster," säger Anna Svensson, uthyrningschef på BoStaden.

2. Utmaningen: Att effektivisera och säkra uthyrningen

BoStaden stod inför flera stora utmaningar som krävde en omfattande lösning. Dessa utmaningar inkluderade:

Behovet av en centraliserad plattform: Ett system som kunde samla alla aspekter av uthyrningsprocessen på ett ställe.
Automatisering av manuella uppgifter: Minskning av den administrativa bördan genom att automatisera repetitiva uppgifter.
Förbättrad säkerhet: Implementering av effektiva bakgrundskontroller för att minimera riskerna med problemhyresgäster.
Snabbare uthyrningsprocess: Minskning av tiden det tog att hitta och godkänna nya hyresgäster.
Ökad transparens: En tydlig och spårbar process för både hyresvärdar och hyresgäster.

Enligt SCB (2024) är efterfrågan på hyresbostäder hög i storstäderna, vilket ökar trycket på fastighetsbolag att effektivisera sina processer. Konsumentverkets guide för bostadsmarknaden betonar vikten av tydliga avtal och rättvisa villkor för att undvika tvister.

3. Lösningen: Implementering av BoFrid

BoStaden valde att implementera BoFrid som sin primära uthyrningsplattform. BoFrid erbjöd en komplett lösning som adresserade alla deras utmaningar. Plattformen inkluderade följande funktioner:

Centraliserad ansökningshantering: Alla ansökningar samlas in och hanteras via en enda plattform.
Automatiserade bakgrundskontroller: Integrerade verktyg för att snabbt och effektivt kontrollera potentiella hyresgästers bakgrund.
Digital signering av hyresavtal: Möjlighet att skapa och signera hyresavtal digitalt, vilket sparar tid och pappersarbete.
Automatisk kommunikation: Systemet skickar automatiskt uppdateringar och påminnelser till både hyresvärdar och hyresgäster.
Integrerad betalningshantering: Säker och enkel hantering av hyresbetalningar.

BoStaden genomförde en stegvis implementering av BoFrid. Först utbildades personalen i hur man använder plattformen. Sedan integrerades BoFrid med BoStadens befintliga system. Slutligen migrerades alla befintliga data till den nya plattformen. I vår erfarenhet är en genomtänkt implementeringsstrategi avgörande för att maximera nyttan med nya system.

4. Resultat: Mätbara förbättringar

Implementeringen av BoFrid resulterade i betydande förbättringar för BoStaden. Konkreta resultat inkluderade:

Minskad administrationstid med 40%: Automatiseringen av manuella uppgifter frigjorde tid för personalen att fokusera på mer strategiska aktiviteter.
Snabbare uthyrningsprocess med 25%: Genom att effektivisera ansökningshanteringen och bakgrundskontrollerna kunde BoStaden snabbare hitta och godkänna nya hyresgäster.
Minskning av problemhyresgäster med 30%: Förbättrade bakgrundskontroller minskade risken för störningar och sena betalningar.
Ökad kundnöjdhet: Både hyresvärdar och hyresgäster upplevde en smidigare och mer transparent uthyrningsprocess.
Kostnadsbesparingar: Minskad administrationstid och färre problemhyresgäster resulterade i betydande kostnadsbesparingar för BoStaden. Enligt Hyresgästföreningens guide om hyresrätt är tydliga rutiner och god kommunikation avgörande för att undvika konflikter och kostsamma rättsprocesser.

Statistik från BoStaden visar att antalet sena hyresbetalningar minskade med 20% efter implementeringen av BoFrid. Detta bidrog till en stabilare och mer förutsägbar intäktsström. Dessutom ökade antalet digitalt signerade hyresavtal med 75%, vilket minskade pappersförbrukningen och sparade tid för både hyresvärdar och hyresgäster.

5. Jämförelse av alternativ: BoFrid vs. traditionella metoder

Traditionella metoder för uthyrning, såsom annonsering i lokala tidningar och manuell hantering av ansökningar, kan vara tidskrävande och ineffektiva. Andra plattformar erbjuder grundläggande funktioner för att lägga upp annonser, men saknar ofta den omfattande säkerheten och automatiseringsfunktionerna som BoFrid erbjuder. Här är en jämförelse:

| -------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- |

| Kostnadseffektivitet | Hög, genom minskad administrationstid och färre problemhyresgäster | Låg, på grund av hög administrationstid och potentiella kostnader för problemhyresgäster | Varierande, beroende på vilka funktioner som erbjuds |

6. Lärdomar och rekommendationer

BoStadens framgångssaga med BoFrid ger värdefulla lärdomar för andra fastighetsbolag som vill effektivisera och säkra sin uthyrningsprocess. Här är några viktiga rekommendationer:

Investera i en modern uthyrningsplattform: En centraliserad plattform som BoFrid kan dramatiskt minska administrationstiden och öka säkerheten.
Automatisera manuella uppgifter: Automatisering frigör tid för personalen att fokusera på mer strategiska aktiviteter och minskar risken för fel.
Implementera effektiva bakgrundskontroller: Noggranna bakgrundskontroller är avgörande för att minimera risken för problemhyresgäster.
Prioritera användarvänlighet: En plattform som är enkel att använda för både hyresvärdar och hyresgäster ökar användaracceptansen och effektiviteten.
Säkerhet: Välj en plattform som erbjuder säker kommunikation och datalagring.

BoStadens erfarenhet visar att en investering i en modern uthyrningsplattform kan ge betydande fördelar. Genom att byta till BoFrid kunde de minska administrationstiden, snabba upp uthyrningsprocessen, minska antalet problemhyresgäster och öka kundnöjdheten. För dig som vill optimera din uthyrningsprocess, missa inte att läsa mer om checklistan för säkra hyresavtal i detalj.

klicka för mer info