Event-инженерия: Часть 1

О форс-мажорах и инструментах успешной организации мероприятий

Наташа: Привет, друзья и коллеги! Сегодня мы собрались, чтобы поговорить об организации мероприятий. Я – бренд-менеджер Наташа Мехоношина, и со мной наши талантливые продюсеры МЕЛ: Катя Ленченко и Лера Штром. Давайте начнем с самого волнующего – форс-мажоров. Расскажите о неожиданных ситуациях, с которыми вы сталкивались, и как вы их решали?

Лера: В нашей работе форс-мажоры – это, к сожалению, обычное дело. Один из самых запоминающихся случаев связан с выбором ведущего. Даже если подрядчика рекомендует клиент, важно проверить его профессионализм. Например, однажды клиент настоял на конкретном ведущем, но он оказался некомпетентным. Команде пришлось «выкручиваться», чтобы мероприятие не провалилось.

Наташа: Какой урок ты извлекла из этой ситуации?

Лера: Главный урок: нужно либо настаивать на своём выборе подрядчиков, либо просить клиента взять полную ответственность за их работу. Это помогает избежать подобных ситуаций в будущем.

Наташа: Катя, а у тебя были похожие ситуации?

Катя: У меня был другой опыт, но не менее поучительный. Клиент может отменить услуги в последний момент, даже если подготовка велась полным ходом. В такой ситуации важно заранее четко объяснить клиенту сроки оплаты подрядчикам, дедлайны для внесения изменений и возможные санкции за отмену. Рекомендуется получать письменное согласование и согласие.

Наташа: А что насчет непредвиденных обстоятельств, не связанных с клиентами или подрядчиками?

Катя: О, такое тоже случается! Бывают совершенно неожиданные ситуации – например, затопление площадки или отключение электричества. В таких случаях полезно иметь в запасе пул дружественных площадок, чтобы экстренно договориться о переносе мероприятия, конечно за дополнительную плату.

Наташа: Отличный совет! Расскажите, какие мелких проблем могут возникнуть?

Катя: Знаешь, часто именно мелочи создают больше всего хлопот. Часто забываются такие вещи как канцелярия, печать документов, недостаток воды или алкоголя. Лучше всегда заказывать с запасом, но если возникнет необходимость – можно быстро организовать доставку через сервисы вроде «Самокат», либо отправить хелпера в магазин или типографию.

Наташа: Какие еще инструменты используете для упрощения процесса организации?

Катя: (смеется) Самый главный инструмент – умная голова! 😁 Но если серьезно, то очень помогает четкий план с дедлайнами, где цветами выделяется статус: зеленый – все хорошо, красный – все горит. Кроме того, не обойтись без четкого монтажного плана, где расписаны задачи по минутам, указаны ответственные лица, контакты, схемы и иллюстрации.

Наташа: Спасибо за эту беседу, за ваши ответы. Уверена, нашим читателям будет интересно узнать больше о вашем опыте во второй части интервью. 💚