Есть несколько методов

Существует множество подходов в тайм-менеджменте, которые позволяет четко распоряжаться рабочим временем и вовремя выполнять поставленные задачи. Можно заниматься планированием как в ежедневном режиме, так и ежемесячно. Главное — уметь расставлять приоритеты и отделять важные задачи от второстепенных.

При планировании рабочего дня возникает несколько проблем.

Проблемы, связанные с удаленной работой. Работа из дома отличается гибкостью и удобством, при этом возникают отвлекающие факторы, которые могут легко нарушить тщательно спланированный график.

Прокрастинация. Искусственное затягивание рабочего процесса часто маскируется под занятость. Важные задачи отодвигаются в сторону, нависая тяжким грузом, оставляя нас в состоянии паники. Отсутствие четкой структуры рабочего дня создает идеальную среду для прокрастинации и является сдерживающим фактором для управления временем.

Важность дисциплины. Соблюдение плана требует жесткой дисциплины. Неожиданные встречи, срочные письма или отсутствие силы воли могут сорвать график. Имеет значение, насколько вы способы сосредотачиваться на задачах и сопротивляться отвлекающим факторам.

Методы планирования рабочего дня

Существует множество методов планирования. Вариант, который подходит именно вам, зависит от личных предпочтений и стиля работы. Одни предпочитают ежедневное планирование, другие — метод блокировки временных интервалов для каждой задачи или «метод помидора».

Ежедневное планирование

Использование планировщика — классический метод распределения задач в течение дня. Ежедневные планировщики позволяют планировать каждое событие, встречу, поручение и ежедневную задачу. Их также можно использовать для создания повторяющихся задач, установки сроков и отслеживания прогресса. Цель этого метода — убедить человека в том, что он выполнил все поставленные на день задачи.

Этот метод подразумевает выделение определенного времени каждый день, в идеале в качестве утренней рутины, для планирования предстоящего дня. Просмотрите свой список дел, расставьте приоритеты на основе срочности и важности и оцените реалистичные сроки выполнения. 

Это позволит вам в первую очередь заняться наиболее важными задачами и избежать ощущения перегруженности из-за огромного объема работы.

Составление списка дел с учетом целей

Выработка привычки к ежедневному планированию — это только часть проблемы. Важно быть уверенным, что план приближает вас к большим целям. Чтобы убедиться, что ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям, используйте ежедневный принцип планирования.

Согласовать задачи с целями можно с помощью нескольких шагов.

Разбейте большие цели на части

Разбейте цели на ежедневные задачи. Например, вместо цели «Привести себя в форму» вы можете добавить в ежедневный список дел такие задачи, как «Провести 30 минут на свежем воздухе» или «Вечерние прогулки». Просматривайте личные и профессиональные цели, когда садитесь планировать день, и добавляйте задачи, которые приближают вас к тем и другим целям.

Если вам сложно составить реалистичный ежедневный список дел, который отражал бы все цели, возможно, у вас их слишком много. Проанализируйте обязательства, чтобы сосредоточиться на меньшем количестве целей, которые наиболее важны для вас. Избегайте формулирования более пяти крупных целей одновременно и старайтесь сочетать краткосрочные и долгосрочные цели.

Рассматривайте неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения недели в целом. На это можно выделить вечер воскресенья или утро понедельника.

Скорее всего, у вас наметится несколько целей и задач для их достижения, но по времени вы будете ограничены. Это нормально. Возможно, вы занимаетесь спортом по понедельникам, средам и пятницам. В некоторые дни вы можете захотеть разбить задачи на группы и сосредоточиться только на задачах, связанных с одной конкретной профессиональной целью. В качестве альтернативы вы можете перевести свои личные задачи на выходные.

Добавляйте необходимые задачи в последнюю очередь

Большинство людей начинают планирование дня с важных задач. Они отталкиваются от назначенных встреч, обязательных совещаний, дедлайнов, а затем пытаются подогнать под них остальные задачи. Постарайтесь сделать наоборот. Таким образом вы будете вынуждены подгонять свои важные дела под целевые задачи, а не наоборот.

Было бы очень удобно, если бы мы сосредотачивались только на ежедневных задачах, которые приближают нас к долгосрочным целям. Но в реальности есть обязательства, которые мы должны выполнять, даже если они не оказывают большого влияния на наш личный или профессиональный рост. Пересматривайте повторяющиеся встречи, старайтесь делегировать обязанности и привыкайте говорить «нет».

Временные интервалы

Есть такой формат планирования рабочего дня как выделение определенных интервалов под каждую задачу в списке дел. Списки дел помогают усовершенствовать этот метод и обеспечить целенаправленную фокусировку на каждом виде деятельности. В этом случае вы не отвлекаетесь, когда переключаетесь с одной задачи на другую.

Вы можете запланировать временные блоки под переписку и чтение писем, посещение встреч, рабочие сессии и даже перерывы. Метод позволяет создает визуальную карту рабочего дня.

Ежемесячное блокирование времени полезно для людей, которые выполняют различные ежедневные обязанности. Можно использовать простой инструмент — таблицу в Excel.

Области повышенного внимания

Еженедельное определение областей повышенного внимания — это важные задачи, которые вы хотите выполнить в течение недели. Эти области представляют главные приоритеты в расписании и цели, которые помогают планировать свою неделю и направляют ваше ежедневное планирование.

Вот как можно интегрировать еженедельные направления деятельности в рабочую неделю:

Еженедельный обзор. Уделите немного времени в конце каждой недели или в начале новой, чтобы сформулировать свои достижения и предстоящие приоритеты.

Определение двух-трех областей для фокусировки внимания. Выберите ключевые цели, которые хотите достичь в течение предстоящей недели. Это могут быть определенные этапы в реализации проекта, подготовка отчетов, стратегические инициативы.

Дробление крупных задач. Для каждой еженедельной области фокусировки определите конкретные задачи или результаты, которые способствуют достижению более крупных.

Ежедневная интеграция. Планируя свой рабочий день, убедитесь, что каждая задача вносит вклад в определенную область.

Гибкость. Неожиданности неизбежны. Если ваша неделя непредвиденна, пересмотрите основные направления и ежедневные планы по мере необходимости.

Расстановка приоритетов по степени важности

Не все ежедневные задачи одинаковы. Некоторые задачи важнее других. При планировании рабочего дня крайне важно расставить приоритеты по степени важности. 

Есть разные методы расстановки приоритетов, в их числе матрица Эйзенхауэра и метод ABC.

Матрица Эйзенхауэра. Этот инструмент помогает классифицировать задачи по срочности и важности. Метод Эйзенхауэра разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, как следует обращаться с теми, которые попадают в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно.
• Задачи «Несрочные и важные» следует запланировать в списке дел или календаре.
• «Срочные и неважные» задачи следует делегировать кому-то другому.
• «Несрочные и неважные задачи» нужно удалить.

Метод ABC. Каждой задаче присваивается буквенная оценка A, B или C в зависимости от ее важности. Задачи «A» являются самыми важными и должны быть выполнены в первую очередь, в то время как задачи «C» являются не столь срочными.

«Техника помидора»

Этот популярный метод управления временем помогает успеть сделать больше за меньшее время. Он был разработан в конце 1980-х годов благодаря кухонному таймеру в виде помидора, который используется для деления рабочего процесса на интервалы.

Вот как работает эта техника:

• Установите таймер на 25 минут.
• Работайте только над одной задачей, пока не зазвонит таймер. В это время избегайте отвлекающих факторов — проверки телефона и электронной почты.
• Как только сработает таймер — делайте небольшой перерыв на 5 минут. Встаньте, подвигайтесь.
• Повторите эти интервалы четыре раза. После этого сделайте более длительный перерыв на 20–30 минут.

«Техника помидора» эффективна по нескольким причинам:

• Она разбивает большие задачи на управляемые части.
• Этот метод планирования рабочего дня стимулирует делать регулярные перерывы, что позволяет предотвратить выгорание и в целом повысить производительность.
• Техника помогает сохранять сосредоточенность на задаче. Зная, что вам нужно работать только 25 минут до небольшого перерыва, вы с меньшей вероятностью будете отвлекаться.

Метод «Съешь лягушку»

Этот метод предлагает определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Иногда это задача, которую мы стараемся избежать, она кажется слишком большой или сложной. За нее нужно браться немедленно, прежде чем появится возможность прокрастинировать.

Во время ежедневного планирования поместите задачу «лягушка» в начало списка дел и обозначьте период решения. Затем разместите остальные задачи ниже.

Больше статей у нас на канале: https://t.me/truebusiness