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Votre responsable vous demande de mettre à jour votre tableau de bord tous les trimestres. Cela fait beaucoup de traitements à chaque fois ! 😱
Heureusement, vous pouvez utiliser les macros pour vous simplifier la vie… 😇
Vous avez peut-être déjà entendu parler de “macros”, de “VBA”, mais en réalité, c’est quoi ?
Une macro, c’est un programme informatique qui réalise des actions dans Excel.
Vous comprenez l’intérêt de savoir créer un tel programme ? C’est lui qui va pouvoir réaliser les actions dans Excel à votre place ! 😀
Ce programme est enregistré dans le classeur Excel que vous souhaitez. Il faut simplement que ce classeur soit enregistré sous un format particulier.
Un classeur avec l’extension “.xlsx” ne peut pas contenir de macros, il doit obligatoirement avoir l’extension “ .xlsm ”. En revanche, dans les anciennes versions d’Excel (1997-2003), un seul type de fichier existait, le format “.xls”. Ces fichiers peuvent donc contenir des macros.
Pour enregistrer votre fichier avec la bonne extension :
Dans l’onglet “Fichier”, cliquez sur la commande "Enregistrer sous”.
Sélectionnez le format “ Classeur Excel (prenant en charge les macros) (.xlsm) ”.
Choisissez un emplacement, nommez votre fichier, puis cliquez sur OK.
À ce stade, le fichier ne contient pas encore de macros, mais il peut maintenant en accueillir. 😊
Si vous ouvrez un classeur au format “.xlsm” pour la première fois, et que celui-ci contient des macros, Excel vous demande si vous souhaitez activer les macros.
Si vous n’activez pas les macros, le fichier restera exploitable, mais uniquement comme un fichier au format “.xlsx”. Vous ne pourrez ni utiliser, ni modifier les macros.
N’activez les macros que si les fichiers sont fiables. Une macro pouvant effectuer des actions potentiellement malveillantes, vérifiez toujours la provenance de ces fichiers.
Votre responsable vous envoie un nouveau fichier de données, celui de mai 2021, au même format que celui du début de la formation (partie 2, chapitre 3, liste de données complète). Je vous invite à le télécharger pour suivre la démonstration. 
Votre objectif est de créer une macro qui supprime les espaces inutiles à votre place. 😊
Pour créer votre première macro, vous devez afficher l’onglet “Développeur”, qui est masqué par défaut dans Excel.
Faites un clic droit n’importe où au-dessus des icônes du ruban.
Cliquez sur “Personnaliser le ruban…”.
La fenêtre des onglets/icônes apparaît ; sur la droite, cochez la case “Développeur”.
Cliquez sur OK, et voilà ! Le nouvel onglet apparaît !
Pour votre première macro, vous allez enregistrer une macro automatique , qui va enregistrer les manipulations que vous effectuez :
Ouvrez le fichier téléchargé ci-dessus.
Onglet “Développeur”, cliquez sur l’icône .
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, saisissez le nom de votre macro, ici “Première_Macro” (les espaces sont interdits).
À partir de là, toute action que vous faites dans Excel est enregistrée. Toute action, même les clics de souris ou les défilements avec la molette !
Effectuez les manipulations que vous connaissez déjà pour supprimer les espaces inutiles :
ajout d’une colonne à droite de la colonne B “Country_Cod” ;
remplissage de la colonne C avec la fonction SUPPRESPACE() ;
copie de la colonne C vers la colonne B ;
Terminez l’enregistrement en cliquant sur l’icône .
Et voilà, vous venez d'enregistrer votre première macro ! 😀
Une fois votre macro enregistrée, vous pouvez l’exécuter à nouveau.
Sachant que la macro supprime les espaces de la colonne “Country_Cod”, avant de relancer, pensez d’abord à remettre les données d’origine dans cette colonne ! 😉
Onglet “Développeur”, cliquez sur l’icône .
La boîte de dialogue affiche toutes les macros de tous les classeurs ouverts.
Toutes les manipulations que vous aviez réalisées manuellement s'exécutent à nouveau, à très grande vitesse !
Et concrètement, elle est où ma macro ? 😅
Pour visualiser votre macro, vous devez ouvrir une fenêtre dédiée aux macros, appelée éditeur “Visual Basic”.
Onglet “Développeur”, cliquez sur l’icône . Vous pouvez également utiliser le raccourci Alt + F11. 😉
Visual Basic se décompose en 2 parties :
Sur la gauche en haut, la fenêtre “Projet”, où se trouvent les fichiers ouverts. Les macros enregistrées se situent dans des “modules”.
Sur la gauche en bas, la fenêtre “Propriétés” du module sélectionné.
Sur la droite, l’affichage principal, qui détaille le module sélectionné.
En double-cliquant sur le module, vous pouvez voir le code de la macro que vous venez d’enregistrer.
Ce code de la macro est écrit en anglais. Le nom du code est le langage VBA (Visual Basic pour applications). Vous comprenez maintenant la différence entre ces termes ! 😊
Le code de votre première macro est celui-ci :
Ici, vous n’avez pas besoin de comprendre tout ce code 😉, l’idée est de lire les mots en anglais, et d’en déduire les actions que la macro effectue.
Vous constatez que la macro commence par le terme “Sub”, et se termine par une ligne “End Sub” => il en est de même pour toute macro VBA.
Vous pouvez découper ce code en plusieurs parties :
Partie 1 : on sélectionne la colonne C, et on insère une colonne.
Partie 2 : on insère une formule en cellule C2, et on remplit (autofill) les cellules C2 à C116 avec cette formule.
Partie 3 : on sélectionne les cellules C2:C116, qu’on copie puis colle en valeur.
Partie 4 : on supprime la colonne C.
Vous retrouvez bien les manipulations effectuées manuellement ! 😊
Plus vous avez une tâche récurrente, plus l’intérêt de créer une macro pour effectuer cette tâche est grand !
Vous allez donc vouloir accéder rapidement à vos macros, sans passer par l’onglet “Développeur”.
L'idéal est de créer un bouton qui lancera votre macro de suppression des espaces inutiles :
Créez une nouvelle forme : onglet “Insertion”, icône , puis créez un rectangle.
Écrivez le texte “Supprimer les espaces inutiles colonne B” à l’intérieur.
Ouvrez le menu contextuel de cette forme.
Sélectionnez la ligne de votre macro, et cliquez sur “OK”.
Et voilà ! À chaque fois que vous cliquerez sur ce bouton, la colonne B sera retraitée. 😊
Votre responsable vous envoie un nouveau fichier, sur juin 2021, contenant 100 lignes de plus que celui de mai 2021.
Et là, malheur, la macro ne fonctionne que sur une partie du fichier ! 😱
Pas d’inquiétude 😇, cela est dû au fait que la macro contient des références absolues aux numéros de ligne, comme ici à la ligne 116 :
Vous avez simplement à remplacer le nombre 116 par un nombre bien plus grand, comme 10 000, et relancer la macro !
Voilà, votre macro est maintenant adaptée à tout nouveau fichier ! 😊
Vous avez créé la macro supprimant les espaces inutiles (“Première_Macro”), vous pouvez maintenant créer d’autres macros , en passant aux étapes suivantes :
“Suppr_Doublons”, qui supprime les doublons de la nouvelle base ;
“Format_Categ”, qui transforme la colonne Categ ;
Une fois ces macros créées, vous pouvez créer manuellement une macro "maîtresse" qui les regroupe toutes.
Ainsi, tous les retraitements se feront d’un coup ! 😀
Utilisez le terme “Call” pour créer cette macro :
Et voilà ! Tous ces retraitements ont été effectués en quelques secondes ! 😀
Téléchargez ce fichier et réalisez les opérations suivantes :
Créez une macro automatique, nommée “Format_Texte_En_Format_Nombre”, qui transforme la colonne “Sales” (format texte) en format nombre. Indice : utilisez la fonction CNUM() pour transformer cette colonne. 😉
Créez un bouton, auquel vous affectez cette macro.
Modifiez cette macro pour qu’elle fonctionne si la base atteint 1 000 lignes.
Vous pouvez consulter le corrigé et regarder la vidéo ci-dessous pour vérifier votre travail.
Pour automatiser certaines tâches, Excel vous propose d’utiliser des macros.
Pour utiliser des macros, vous devez enregistrer vos fichiers au format .xlsm.
Vous pouvez modifier et adapter vos macros grâce à l’éditeur Visual Basic.
Automatisez vos tâches, en affectant vos macros à une macro principale, et en affectant celle-ci à un bouton.
Bravo ! Vous avez maintenant atteint un niveau avancé sur Excel ! 🥳 Prêt pour la certification TOSA ? 

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Après 20 ans de grandes entreprises, je suis maintenant entrepreneur, et Excel est mon ami ! Je créé des outils sur mesure pour les PME/PMI.


Macros Word : comment créer des macros dans Word
Vous pouvez à tout moment supprimer les outils de développement du ruban de Word en décochant la case.
Pour ouvrir le menu permettant d’enregistrer de nouvelles macros Word, vous pouvez aussi appuyer successivement sur les touches [Alt], [V] et [G].
Dans la boîte « Description : », si vous le souhaitez, vous pouvez fournir des informations particulières sur la macro Word que vous êtes en train de créer.
Lors de l’attribution du bouton de votre macro, vous pouvez aussi décider si celle-ci doit être ajoutée pour tous les documents Word (par défaut) ou pour un seul document.
Vous pouvez aussi suspendre l’enregistrement à titre temporaire : pour cela, appuyez aussi sur le bouton « Arrêter l’enregistrement » ou « Stop Recording » pour la version anglaise.
La barre d’accès rapide comprend également les boutons vous permettant d’enregistrer le document actuellement ouvert dans Word, d’annuler la dernière action ou d’actualiser le document
Si le nom que vous avez choisi a déjà été attribué à une macro, Word vous demandera si vous souhaitez remplacer la macro qui porte ce nom.
Word: Menu « Personnaliser le clavier » ou « Customize Keyboard »
Si vous avez activé les outils de développement, vous pouvez ouvrir votre macro Word dans l’éditeur Visual Basic en cliquant sur le bouton « Modifier »
Word n’affiche l’icône sélectionnée que si la largeur de la fenêtre du programme est réduite et si le groupe se retrouve ainsi replié.
Pour supprimer une macro d’un groupe personnalisé, allez dans « Personnaliser le ruban », sélectionnez votre macro dans la fenêtre de droite puis cliquez sur le bouton « Supprimer »
Les groupes qui sont ajoutés à un onglet existant sont placés par défaut à droite des groupes existants. Vous pouvez modifier cet ordre et placer le bouton à un autre endroit.
Si vous n’avez plus besoin de l’explorateur de projets, vous pouvez le fermer à tout moment en cliquant sur la croix en haut à droite.
Si vous avez créé une macro Word, vous pouvez également l’exporter sous forme de fichier à l’aide du bouton du même nom.
Si vous sélectionnez le projet « Normal », Word enregistrera votre macro sous le format normal.dotm.
Si vous enregistrez une macro importée dans votre document Word actif, vous devez modifier le format de ce dernier. Cette manipulation n’est pas nécessaire pour l’enregistrement sous le format « Normal » valable pour tous les documents.
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La suite Microsoft Office fait partie des solutions de bureautique les plus couramment utilisées. Pour écrire, faire des calculs et créer des présentations professionnelles, Word, Excel et PowerPoint restent, année après année, les logiciels les plus pratiques. Malgré tout, la plupart des utilisateurs n’ont pas idée de toutes les fonctions mises à leur disposition par ces applications. Par exemple, Microsoft Office offre la possibilité de créer, sauvegarder et exécuter ce qu’on appelle des « macros », autrement dit des séries d’instructions qui ont pour but d’ automatiser des tâches et procédures . C’est un excellent moyen d’économiser du temps et de l’énergie, particulièrement pour les opérations récurrentes.
Quel est le rôle des macros dans Word et comment ces suites d’instructions fonctionnent-elles ? Apprenez comment créer une macro Word et l’utiliser pour vos documents.
Les macros font partie de la boîte à outils classique des programmateurs, mais elles sont aussi très pratiques dans le cadre de l’utilisation des programmes les plus courants. Il s’agit de sous-programmes créés par les développeurs ou les utilisateurs de programmes dans le but d’enregistrer des séquences de commandes ou d’instructions , puis de les exécuter à l’aide d’un simple appel de commande. Le traitement de texte Microsoft Word offre cette possibilité, ce qui se révèle particulièrement utile quand on effectue des tâches répétitives.
C’est pourquoi l’éditeur de Word dispose, comme sur Access, Excel ou PowerPoint, d’un outil intégré pour l’enregistrement et l’exécution de ses macros. Le langage de script développé par Microsoft est le Visual Basic for Applications (VBA).
Le langage de programmation basé sur les événements VBA a remplacé, au milieu des années 1990, les macrolangages des différents programmes de Microsoft Office, qui étaient incompatibles. Cette solution unifiée permet de créer et d’exécuter des chaînes de commandes sur l’ensemble des programmes de Microsoft Office, en accédant d’un clic sur un document Word à des données stockées dans un tableau Excel.
Au premier abord, la création d’une macro Word ne semble accessible qu’aux programmeurs. En effet, l’utilisateur moyen de Word ne possède pas la compétence de base d’écrire un nouveau code de programme et de savoir utiliser un langage de programmation spécifique . Cependant, la création et l’utilisation des macros Word fonctionnent entièrement sans connaissance en programmation et cela est dû à un outil macro intégré. Il s’agit en effet d’un enregistreur de macros qui rend totalement inutile l’écriture de la moindre ligne de code. Pour créer une macro, il suffit d’ouvrir l’outil pour débuter l’enregistrement, exécuter les différentes commandes et étapes d’utilisation nécessaires, puis d’arrêter l’enregistrement. Le code en VBA pour la macro Word est généré automatiquement, sans qu’il soit nécessaire d’entreprendre toute autre action.
L’éditeur Visual Basic offre aux outils de Microsoft Office un environnement de développement en VBA propre qui permet de visualiser et de modifier le code des macros enregistrées.
Vous pouvez également sélectionner pour chaque macro un raccourci clavier ou un bouton permettant à tout moment de l’exécuter. Dans le cas du bouton, il est possible de l’ajouter à la barre d’outils afin de pouvoir lancer votre macro en un seul clic . Si vous souhaitez rendre une macro Word disponible pour tous les documents, enregistrez-la au format normal.dotm afin de permettre à Word de l’utiliser comme modèle général pour tout nouveau document.
Le saviez-vous? Vous pouvez égalemet créer des macros PowerPoint ainsi que des macros Excel . Dévouvrez comment dans nos articles pratiques ! 
Si vous souhaitez automatiser les tâches que vous effectuez habituellement sur vos documents Word, mais que vous ne connaissez pas le langage de programmation VBA, vous pouvez créer des macros dans Word à l’aide de l’enregistreur . Vous trouverez à cet effet les outils standard de création de macro dans la section « Macros » de l’onglet « Affichage ». Cependant, pour faciliter la création et la gestion de macros Word, il est recommandé d’ activer les outils de développement qui vous permettent aussi, entre autres, d’accéder à l’éditeur Visual Basic. Vous pouvez ouvrir cette boîte à outils optionnelle comme suit :
Une fois les outils de développement activés dans les options Word, l’ onglet Développeur est ajouté dans le ruban. Si vous cliquez dessus, vous verrez dans le menu qui apparaît les options d’enregistrement et de gestion de macros. Pour créer vos propres macros Word à partir de ce menu et pour les exécuter par la suite, suivez les instructions suivantes étape par étape .
Dans Word, on choisit généralement d’exécuter une nouvelle macro en appuyant sur un bouton . Pour ce faire, à l’aide des outils de développement, appuyez dans l’onglet « Développeur » sur le bouton « Enregistrer une macro » :
Donnez un nom à la macro puis sélectionnez le document auquel la macro est destinée dans le champ « Enregistrer la macro dans : ». Si vous voulez créer une macro générale valable pour tous les documents, choisissez dans le menu déroulant la ligne « Tous les documents (normal.dotm) ». Pour que la macro de Word puisse être exécutée plus tard à l’aide d’un bouton, cliquez sur « Bouton » sous la mention « Affecter la macro au » :
Dans la fenêtre de gauche, sélectionnez votre macro puis cliquez sur « Ajouter >> », ce qui la fera passer dans la fenêtre de droite. Sélectionnez votre macro dans la fenêtre de droite, puis appuyez sur le bouton « Modifier... ». Vous pouvez désormais attribuer l’icône de votre choix à votre nouvelle macro Word :
Confirmez le bouton que vous avez choisi en cliquant deux fois sur « OK ». Il ne vous reste plus qu’à exécuter les actions à enregistrer dans la macro. Word enregistre aussi bien les clics de souris que les touches sur lesquelles vous appuyez . En revanche, l’enregistrement ne tient pas compte des déplacements de la souris ni de la sélection de texte avec la souris. Ainsi, si vous souhaitez sélectionner du texte, vous devez utiliser le clavier (en maintenant enfoncée la touche Maj et en utilisant les flèches directionnelles).
Une fois la séquence de commandes achevée, arrêtez l’enregistrement de la macro en appuyant sur « Arrêter l’enregistrement » :
Le bouton de votre macro est alors ajouté automatiquement dans la barre d’outils d’accès rapide :
Pour créer dans Word une macro qui se lance à l’aide d’une combinaison de touches personnalisée, la procédure de base est la même que pour une macro exécutable à partir d’un b
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