Эссе На Тему Бумажные Или Электронные Документы
Эссе На Тему Бумажные Или Электронные Документы
Читайте статьи и смотрите видео в быстром Я.Браузере 0+ Реклама
1,6 тыс. просмотров . Уникальные посетители страницы.
750 дочитываний , 46 %. Пользователи, дочитавшие до конца.
4 мин. Среднее время дочитывания публикации.
Как женщина заигрывала с гориллой и чем это закончилось. Случай в зоопарке Роттердама.
5 лет готовлю котлеты "по-особому": без жарки, без капли масла и без хлеба (получается очень сочно, делюсь)
В моей кулинарной книге этот рецепт на первом месте!
10 "жемчужин" от лучшего басиста всех времен. Начинаешь вдруг отчётливо понимать, что такое бас-гитара, и зачем она…
Выберите, какие темы вам нравятся, чтобы получать больше интересных материалов в ленту
Этот язык старше санскрита и праиндоевропейского
Кипы бумаг на столе, шорох от перекладывания документов, тихое недовольство сотрудников, исправляющих ошибки… Так может начинаться исторический фильм или роман, происходящий в каком-то офисе из нашего недалекого прошлого.
С появлением электронного документооборота все изменилось. Многие современные руководители слышали про ЭДО. Он становится трендом в бизнесе, позволяя сделать достижения ИТ-технологий конкурентным преимуществом. В большинстве случаев бизнес только выигрывает, в перспективе это особенно заметно.
Мы решили рассказать, когда и зачем вашему делу понадобится переходить на электронные документы, как это сделать, какие сложности могут возникнуть в реальности, а что только кажется страшным.
Итак, разберёмся, кто победит в этом противостоянии: проверенная десятилетиями бумага или новые электронные документы?
Возможности системы электронного документооборота впечатляют, если сравнивать её с привычными бумажными носителями.
Стало гораздо проще формировать, хранить, отправлять и получать документы.
К системе должны подключиться все участники документооборота, участвующие в конкретной цепочке: и те, кто поставляет товары (производители, поставщики, оптовые базы, посредники), и те, кто их закупает, чтобы потом продавать (розничные магазины, отделы, салоны, бутики, островки и любые торговые точки).
Сам процесс обмена информации происходит внутри системы. Каждый подписывает документы со своей стороны при помощи сертификата электронной подписи.
Некоторые предприниматели считают, что внедрение цифровых технологий будет только лишней тратой средств. При этом бизнесмены не всегда корректно оценивают риски, связанные с использованием способа передачи информации, завязанного на бумагах и пересылке через курьеров, экспедиторов, торговых представителей и почты.
В системе ЭДО фиксируется момент, когда был получен документ, а также факт его передачи контрагенту. Таким образом, исключены разногласия у партнеров.
При использовании обычных почтовых сервисов и привлечении сотрудников конфиденциальная информация может стать доступна третьим лицам. И в некоторых случаях это критичный момент.
Для решения текущих вопросов, согласования и подписания документов не требуется много времени, как при обработке того же объема бумажной документации.
Меньше затрат и больше свободного места
Одно из осязаемо ощутимых преимуществ внедрения системы электронного документооборота в том, что снижаются затраты на ведение бизнес-процессов, для хранения бумаг не приходится выделять площади, а сотрудники не будут тратить время на упорядочивание архива вручную.
Отметим и то, что взаимодействие с государственными учреждениями происходит в электронном виде, да и многие крупные корпорации внедряют ЭДО в свою работу.
Соответственно, вашему бизнесу будет проще работать с Налоговой и разными госорганами, а вы всегда сможете обеспечить прозрачное ведение дел при контакте с компаниями любого масштаба и уровня.
Если руководитель принял твердое решение не отставать от современных бизнес-тенденций, то предстоит пройти следующие шаги:
1. Разработать план по исключению бумажных носителей из документооборота
Процесс должен происходить поэтапно, но максимально оперативно.
Кроме того, рекомендуем ещё на этапе планирования заложить в бюджет некоторую статью расходов. Без затрат обойтись невозможно. Только после «обкатки» системы станут видны результаты ее внедрения и руководство сможет оценить его экономический эффект.
Самый быстрый и простой шаг. Нужно подать документы в Удостоверяющий центр, заплатить за услуги и оформить КЭП. Срок готовности — пара часов.
Предстоит выбрать подходящего оператора документооборота, заполнить информацию о компании и разобраться с функционалом сервиса
Важно научить, как работать по новой системе всех, кто в вашей компании связан с документами. Это обычно дирекция, бухгалтеры, администраторы, операторы и т.д.
5. Наладить обмен документами с партнерами
Обменяться приглашениями в системе, если компании уже подключилась к одному из операторов.
Чаще всего момент обязательного обмена информацией в системе ЭДО прописывают в договорах и доп.соглашениях.
Сложность может быть в том, что не все компании ещё освоили ЭДО. А значит, с некоторыми предстоят переговоры, в ходе которых предстоит склонить важных для вас партнёров тоже автоматизировать документооборот и продолжить сотрудничество.
Если документооборот с контрагентами и внутри компании достигает значительных масштабов, то следует задуматься о внедрении ЭДО.
В таком случае вы снизите издержки по этой статье расходов и минимизируете риски, связанные с сохранением в тайне конфиденциальной информации. Плюсом исключите неприятности и штрафные санкции, связанные с ошибками в документации.
Сейчас специалисты сходятся во мнении, что для компаний в сегменте малого и среднего бизнеса электронный документооборот не менее полезен, чем для гигантов, так как для такого сегмента особенно важно максимально ускорить исполнение договоров.
ЭДО позволяет получать оплату за товар или услуги в тот же день, когда пришли документы.
Не совсем верно говорить о бесполезности ЭДО даже тогда, когда документооборот с контрагентами в настоящее время ограничивается парой актов. Важно думать о потенциальном развитии: в будущем могут появиться крупные партнеры, с которыми вести дела по старинке станет невозможно.
Да и вообще удобство электронных документов и их доступность однозначный плюс для любого современного проекта в сфере торговли, общепита и услуг.
При работе через оператора ЭДО клиенту приходится платить за каждый исходящий документ. Входящие бесплатны.
Как показывает практика, переход на ЭДО выгоден, если требуется ежемесячно отправлять не менее 100 документов в месяц или порядка 1000 в год.
В этом случае отказ от бумажных носителей и связанных с их использованием расходов даст положительный экономический эффект.
Для начала работ, в принципе, не нужны великие суммы.
— Компании потребуется выпустить квалифицированную электронную подпись, если таковой ещё нет. Это обычно стоит 2-5 тысяч рублей.
— Непосредственно подключение к Оператору, естественно, бесплатное. Заплатить нужно только за сам тариф, цены зависят от условий конкретной платформы и количества документов.
— Возможно, понадобятся услуги программистов по настройке оборудования или обновление программных продуктов. Этот момент уточнят менеджеры компаний, куда вы обратитесь за консультацией.
— При работе с маркировкой, где ЭДО теперь стал обязательным, обычно приходится закупать сканеры, принтеры этикеток, решать вопрос с онлайн-кассами и товароучетной системой. Бюджет рассчитывают под нужды конкретного предприятия, он может обойтись парой тысяч рублей, а может потребовать и десятки тысяч.
На нынешнем этапе развития рынка внедрение системы принесет максимальную выгоду компаниям, у которых значительный документооборот с внешними контрагентами.
При этом работа с электронными документами однозначно снижает непроизводственные расходы и повышает эффективность бизнес-процессов.
Хотя все это тоже, конечно, требует определенных затрат на оплату тарифа и сил, чтобы перестроиться на новый порядок работы.
Ритейл-эксперты считают, что для компаний, стремящихся повысить уровень обслуживания потребителей и взаимодействия с поставщиками, внедрение ЭДО становится жизненно важным. Отставание в этом направлении может ухудшить показатели работы, ведь от быстроты обмена документами сильно зависит скорость развития бизнеса и в целом успешность предприятия.
Статья подготовлена специалистами компании ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош.
Вс статьи по ЭДО и маркировке смотрите в нашем блоге
Зачем нужен ЭДО и с чего начать, или электронные документы ...
Актуальность электронного и бумажного документооборота
Какая книга лучше бумажная или электронная . сочинение ...
ЭДО vs. Бумажная документация – что лучше? | Новости
Об условности понятий " бумажный " и " электронный " документ
Базаров Глазами Героев И Автора Сочинение
Стойки Клеефанерные Реферат
Компания Эсса
Курсовая Разница Кредит
Контрольная Работа П