Экспертиза ценности документов - Бухгалтерский учет и аудит контрольная работа

Главная

Бухгалтерский учет и аудит
Экспертиза ценности документов

Управленческая деятельность. Документы как источники информации. Экспертиза ценности документов. Функции и права экспертной комиссии. Критерии экспертизы ценности и методики проведения. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
1. Введение…………………………………………………………….2
2. Система экспертных органов……………………………………….4
3. Критерии экспертизы ценности…………………………………….7
4. Порядок проведения экспертизы ценности документов…………10
5. Список литературы……………………………………………….13
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.
Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.
На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Документы как источники информации неравноценны.
Одни содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.
Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, Деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.
Документы «но личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.
По срокам хранения документы подразделяются на три группы:
документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
документы временного хранения (до 10 лет включительно).
В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:
отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);
выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.
Экспертиза ценности документов -- это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
В результате проведения экспертизы ценности:
· устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
· производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
· определяются уникальные и особо ценные дела;
· осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.
Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее 3-9 человек).
Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем -- сотрудник службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.
В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.
* экономист или работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент всеобщей массе документов);
* работник делопроизводственной службы;
* руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за архив;
* специалист по научной, производственной и другим видам документации;
* специалист по обеспечению защиты информации.
В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.
В положениях об ЭК и ЦЭК изложены правовые аспекты, функции комиссий и порядок работы.
ЭК и ЦЭК -- совещательные органы при руководителе организации, их заседания проводятся по мере необходимости.
Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.
ЦЭК осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций. Протоколы, содержащие решения о типовых и примерных номенклатурах дел, утверждаются руководителем организации после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.
Методическое руководство работой экспертных комиссий осуществляют экспертнопроверочные комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного управления при администрации края, области, города, а также в федеральных государственных архивах.
Если ЭК и ЦЭК -- первая, то ЭПК -- вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.
При Росархиве и архивных управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) -- это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.
В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:
* экспертиза ценности документов внутри госархива;
* рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;
* работа по комплектованию госархива.
Таким образом, система экспертной службы состоит из:
* архивных учреждений -- ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;
* прочих учреждений -- ЭК, ЦЭК. Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:
* рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации;
* организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;
* рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хра-нения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
* рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;
* рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности -- это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.
К критериям происхождения относятся:
* роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;
* значимость выполняемых ими функций;
* время и место образования документов.
Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.
К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.
Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.
Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.
* значимость отраженных в документах событий;
* значение информации, содержащейся в документе;
* повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
Вид документа. Наиболее полно основную деятельность организации отражают:
* организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;
* справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период -- от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.
Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.
Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом вышестоящей организации и т. д.
К критериям внешних особенностей относятся:
* форма фиксирования и передачи содержания;
* удостоверение и оформление документа;
Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и др.
Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.
Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:
* при разработке и составлении номенклатуры дел;
* при направлении исполненных документов в дела;
* при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.
Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.
Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.
4. Порядок проведения экспертизы ценности документов
Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел.
В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.
В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.
Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.
Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.
Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения -- с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.
Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).
Ответственный момент экспертизы -- выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.
В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.
Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.
Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.
Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
* составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);
* проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;
* проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хране-ния и по личному составу;
* подготовка комплекта сопроводительной документации.
В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.
Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.
В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.
Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.
Список использованной литературы и нормативных актов :
1. ПРИКАЗ от 19 января 1995 г. N 2 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОГО ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ.
2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ (Одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, Приказ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)
3. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
4. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263)
5. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» 3-е изд.- СПб. ПИТЕР, 2007.
6. Спивак В.А. «Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство)» СПб.: ПИТЕР, 2007.
Изучение документов на основании принципов и критериев ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Основные задачи и критерии проведения экспертизы ценности документов. Целевая комплексная экспертиза. реферат [18,5 K], добавлен 20.09.2010
История развития российской теории экспертизы ценности. Порядок и организация проведения экспертизы ценности документов. Особенности архивного хранения документов. Методика и критерии оценки ценности документов. Технология отбора документов на хранение. курсовая работа [569,9 K], добавлен 06.12.2010
Цель и условия создания архивов. Задачи нормативной основы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертно-проверочной комиссии. Порядок проведения и принципы экспертизы. Критерии подлинности, внешнего вида и физического состояния документов. контрольная работа [31,5 K], добавлен 29.03.2012
Принципы, методы, критерии определения ценности документов. Организационное, нормативно-методическое обеспечение. Сущность и история развития Управления Росреестра. Проведение экспертизы ценности документов в Управлении Федеральной регистрационной службы. курсовая работа [33,0 K], добавлен 01.12.2013
Характеристика состава документов Архивного фонда России. Экспертиза ценности документов. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды. Понятие о классификации документов Архивного фонда РФ. Депозитарное хранение документов в архиве. курсовая работа [25,4 K], добавлен 17.06.2011
Понятие и назначение экспертизы ценности документов. Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Назначение экспертных комиссий. Основные группы документов с различными сроками хранения. дипломная работа [71,2 K], добавлен 19.03.2011
История развития экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении. Нормативно-методическое регулирование экспертизы ценности документов. Развитие ведомственных перечней. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы документов. дипломная работа [148,7 K], добавлен 21.08.2011
Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Рекомендуем скачать работу .

© 2000 — 2021



Экспертиза ценности документов контрольная работа. Бухгалтерский учет и аудит.
Контрольная работа по теме Расчет осесимметричных оболочек и толстостенных цилиндров
Рефераты: Налоги
Валентина Москаленко Созависимость Характеристики И Практика Преодоления
Контрольная работа: Понятие и виды судебных экспертиз
Курсовая работа по теме Модернизация электропривода грузового лифта грузоподъемностью 2 тонны
Курсовая работа по теме Особливості перекладу підрядних речень українською мовою та частотність їх вживання у науково-публіцистичних текстах німецькою мовою
Курсовая работа по теме Разработка новых методов социально-психологического исследования
8 Сочинение Литература
Контрольная работа по теме Дворянство и его роль в государственной политике во второй половине XVI в.
Травма Позвоночника Реферат
Реферат по теме Налогообложение имущества физических лиц
Контрольная работа по теме Виды и органы финансового контроля
Курсовая работа: Исследование работы скважины
Анализ Платежеспособности Курсовая
Реферат На Тему Наука И Искусство
Курсовая работа по теме Совершенствование управления предприятием в области формирования современных организационных структур
Реферат: Депортация цыган из Франции 2010
Курсовая Работа Оценка Недвижимого Имущества
Курсовая Работа Игра У Дошкольников
Пособие по теме Долгосрочная финансовая политика
Учёт и анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками (на примере ООО "Каменское ХТП" Завьяловского района Удмуртской Республики) - Бухгалтерский учет и аудит дипломная работа
Животное Красной книги. Ирбис - Биология и естествознание презентация
Учет, аудит и анализ расчетов по оплате труда в организации ОАО "Коньковское" - Бухгалтерский учет и аудит дипломная работа