Эффективность персонала: формулы и принципы оптимизации

С помощью оценки эффективности персонала можно получить количественные оценки, характеризующие кадровый потенциал компании, а также выяснить, как он изменяется в результате принятия тех или иных управленческих решений, различных факторов и ситуации на рынке.

И в этом вопросе большое значение имеет разработка системы количественных и качественных показателей, в полной мере отражающих ситуацию с тем, насколько эффективно на предприятии используются и управляются кадровые ресурсы. Достоверная оценка всей совокупности разнородных характеристик кадрового потенциала предприятия позволяет обоснованно принимать решения, определяющие кадровую политику компании, что будет способствовать повышению ее конкурентоспособности.

Основные количественные показатели оценки эффективности персонала

Одним из таких показателей является оборот на человека (ОЧ), он рассчитывается по формуле:

где ОП – оборот за период,

СЧ – средняя численность работающих за тот же период.

Оборот на человека, по сути, является показателем, характеризующим производительность труда.

Не менее интересен вопрос стоимости человеческих ресурсов, которые с одной стороны являются существенной статьей расходов, а с другой — главным капиталом и активом компании. Поэтому, спикер мастер-класса предложила рассмотреть персонал, как многофакторный ресурс и оценить стоимость человеческих ресурсов, как статью расходов и как актив компании.

Предлагаем 2 варианта расчета стоимости человеческих ресурсов:

Стоимость человеческих ресурсов как статья расходов

S — оценочная стоимость работника;

ФОТ — предполагаемая или выплачиваемая заработная плата работнику;

И — инвестиции;

ОАЗ — общие административные затраты;

Ч — среднесписочная численность работников в компании;

t — период.

Стоимость человеческих ресурсов как актива компании

S — оценочная стоимость работника;

ФОТ — предполагаемая или выплачиваемая заработная плата работнику;

Гчк — гудвилл человеческого капитала работника, который рассчитывается:

FTE — оценочная стоимость текущего акционерного капитала компании за вычетом налогов и пр. выплат;

И — инвестиции;

t — период.

Однако определение стоимости человеческих ресурсов — это еще не все. Необходимо определить, адекватна ли стоимость работника той прибыли, которую он приносит компании. При выявлении нормы стоимости ЧР следует учитывать стоимость работника и оценку результатов его деятельности за прошлые периоды.

На основе этих данных можно вычислить показатель эффективности конкретного работника за прошлые периоды и за текущий период. Затем сравнить показатели эффективности и стоимости работника за прошлые и текущий периоды и выявить целевой показатель стоимости, после чего при необходимости принять процедуры, ограничивающие превышение этого показателя.

Пример: после повышения стоимости сотрудника (к примеру, путем увеличения оклада) соответственно повысилась эффективность его работы, однако после повторного повышения стоимости эффективность осталась на прежнем уровне. Следовательно, дальнейшее повышение стоимости данного сотрудника нецелесообразно без повышения его производительности.

Затраты на персонал: оптимизация вместо сокращения

Самым распространенным методом снижения затрат (особенно это касается компаний, в которых основными расходами являются расходы на оплату труда), начинаются сокращения зарплат. Но такой вариант, по мнению Елены Учиткиной, неоптимальный. Намного лучшим был бы выбор в пользу оптимизации вместо сокращения. По ее словам, вся структура издержек на персонал состоит из прямых и косвенных расходов, которые соотносятся 60% / 40%.

К прямым расходам на персонал относят:

Фонд оплаты труда;
Социальные программы, компенсации и льготы;
Затраты на отбор, оценку и наем персонала;
Затраты на адаптацию персонала;
Затраты на обучение персонала и повышение квалификации;
Затраты на перемещение-увольнение сотрудников.

Наиболее распространенный вариант, когда сокращаться начинают именно прямые расходы, что в корне неверно. При необходимой оптимизации затрат на персонал всегда лучше начинать с косвенных расходов, которые включают:

Стоимость организации и подготовки рабочего места;
Расходы на обеспечение условий труда.

Ведь любому сотруднику будет проще понять необходимость экономии в компании, когда она будет касаться канцтоваров или новой офисной мебели, чем его зарплаты.

Если говорить о сокращении расходов на персонал, стоит помнить, что в первую очередь они должны быть понятными, прозрачными и должны быть правильно донесены сотрудникам.

Сокращение прямых расходов можно регулировать следующими способами:

Через существующие расходы:

Ограничение максимального числа работающих;
Прекращение приема на работу;
Активное сокращение персонала.

Через рабочие выплаты:

Замораживание выплат сверх тарифов;
Корректировка внутренних фондов социального обеспечения.

Через анализ общих расходов:

Изменение структуры расходов;
Изменение «весовых» коэффициентов отдельных затрат;

Посредством повышения эффективности:

Одинаковые результаты с меньшим персоналом;
Лучшие результаты, полученные тем же персоналом.

Принципы оптимизации штата

Оптимизация штата компании — еще одна важная тема, которая имеет большое влияние на эффективность компании и бизнеса в целом. Автор мастер-класса предложила следующие меры по оптимизации штата компании, которые позволят сократить расходы на персонал без потери ценных человеческих ресурсов.

Пример сокращения иерархической структуры как одной из мер оптимизации штата:

Среди основных ошибок, которые встречаются в организациях, наиболее часто встречаемые:

Сокращение самых «дорогих» сотрудников;
Сокращение без соблюдения ТК;
Чрезмерное перераспределение и дробление функционала;
Сокращение всех ступеней иерархии;
Слишком резкое сокращение штата основных сотрудников;
Создание дефицита специалистов в компании.

Поэтому, перед тем, как сократить того или иного сотрудника проверьте, не снизит ли это эффективность компании и не придется ли после сокращения ценного сотрудника искать нового, но за большую цену.

Помимо оптимизации штата, для сокращения расходов можно и нужно провести оптимизацию офиса. Сделать это можно следующими способами:

Упразднение видов деятельности, которые не создают добавленную стоимость, или ценность которых несоизмеримо мала по сравнению с затратами на них.

Сокращение медицинской страховки переживается значительно легче, чем холодные туалеты, отсутствие кондиционера или сломанный чайник

Сокращение излишков времени:

Оптимизация рабочего времени за счет упрощения и ускорения принятия решений на всех уровнях.
Сокращение длины и количества собраний, более четкое выставление задач и жесткий контроль результатов.

Сокращение издержек на офис:

Использование технологии альтернативных рабочих мест.
Работа в две смены.
Перевод части сотрудников на дистанционную работу.

Еще один метод оптимизации расходов на персонал — повышение эффективности работы сотрудников. Факторами, повышающими эффективность сотрудников, являются:

Материальное стимулирование (перевод оплаты с окладной на премиальную);
Нематериальное стимулирование (основные мотиваторы — гарантии стабильной работы и конкретные перспективы по окончании кризиса);

На производительность работы сотрудников очень большое влияние имеют условия труда, т. е. возможность удовлетворения базовых потребностей: еда, вода, тепло, безопасность. При сокращении издержек на офис нужно понимать, что закрытие медицинской страховки переживается значительно легче, нежели холодные туалеты, отсутствие кондиционирования воздуха в торговом зале или сломанный чайник.

Мотивация сотрудников должна соответствовать следующим основным принципам:

Любые поставленные цели должны быть амбициозными, но достижимыми.
Не стоит откладывать любые поощрительные и порицательные меры, они должны следовать вслед за поступком своевременно.
Любая мотивация должна быть соразмерна поступку.
Система поощрений и порицаний должна быть сбалансирована!

Факторы, понижающие эффективность сотрудников:

Ухудшение условий работы: чрезмерное уплотнение сотрудников.
Чрезмерное регламентирование труда. Лучше — лимитирование использования Интернет-ресурсов и пользования телефоном.
Введение штрафных санкций, не соизмеримых с основным доходом сотрудников.
Сокращение издержек на офис за счет предметов первой необходимости: картриджей, воды, чая и кофе, туалетной бумаги и т. п. Лучше лимитировать количество используемой бумаги отделом, чем использование картриджа.

Говоря об эффективности персонала, стоит помнить об инвестициях в развитие сотрудников, без которых вряд ли можно ожидать положительных результатов на постоянной основе.

По материалам Тренинги в Украине и Директор по персоналу